Staż pracy po nowelizacji. Kiedy ZUS odmówi wydania zaświadczenia

Nowelizacja Kodeksu pracy, która weszła w życie 1 stycznia 2026 r., umożliwia zaliczenie do stażu pracy nowych okresów, w tym wykonywania umowy zlecenia czy prowadzenia firmy. Podstawą do uwzględnienia tych okresów są zaświadczenia ZUS potwierdzające podleganie ubezpieczeniom emerytalnym i rentowym lub opłacanie składek jako przedsiębiorca. Dotychczas ZUS wydał łącznie ponad 1,4 mln zaświadczeń. Nie każdy wniosek kończy się jednak wydaniem dokumentu.

Zgodnie ze znowelizowanymi przepisami Kodeksu pracy do stażu pracy wliczane są m.in.:

• okresy prowadzenia pozarolniczej działalności oraz współpracy z osobą prowadzącą taką działalność,
• okres zawieszenia działalności gospodarczej przez osobę prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem,
• okresy wykonywania umowy zlecenia, świadczenia usług, umowy agencyjnej oraz okres pozostawania osobą współpracującą,
• okres pozostawania członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej i spółdzielni kółek rolniczych,
• udokumentowany okres wykonywania za granicą innej niż zatrudnienie pracy zarobkowej.

Potwierdzeniem tych okresów są zaświadczenia z ZUS, wydawane na podstawie wniosku składanego przez eZUS.

Różne wnioski dla okresów sprzed i po 1 stycznia 1999 r.

Aby uzyskać zaświadczenie „stażowe” z ZUS, należy złożyć odpowiedni wniosek. Wniosek USP służy do uzyskania zaświadczenia potwierdzającego okresy ubezpieczenia od 1 stycznia 1999 r. Można go złożyć wyłącznie elektronicznie za pośrednictwem platformy eZUS. Jeżeli zaświadczenie ma dotyczyć wyłącznie okresów sprzed 1 stycznia 1999 r., należy złożyć wniosek US-7. Można go przekazać elektronicznie przez eZUS lub w formie papierowej w placówce ZUS.

Natomiast, jeżeli okres ubezpieczenia rozpoczął się przed 1 stycznia 1999 r. i trwał również po tej dacie, należy złożyć dwa odrębne wnioski:

• US-7 – za okres ubezpieczenia sprzed 1 stycznia 1999 r.,

• USP – za okres ubezpieczenia od 1 stycznia 1999 r.

Jednym z najczęstszych błędów jest składanie wniosku USP zamiast US-7 w celu potwierdzenia okresów ubezpieczenia sprzed 1 stycznia 1999 r. Okresy te nie są zapisane na indywidualnym koncie ubezpieczonego w ZUS, dlatego nie mogą zostać potwierdzone na podstawie wniosku USP. W takiej sytuacji ZUS wyda decyzję o odmowie wydania zaświadczenia. Aby potwierdzić okresy ubezpieczenia sprzed 1 stycznia 1999 r., należy złożyć wniosek US-7.

Gdy odpowiedź na wniosek USP pojawi się na koncie w eZUS, ubezpieczony lub pełnomocnik otrzymuje informację.

Pracodawca sprawdzi zaświadczenie online

Usługa potwierdzania autentyczności zaświadczeń o podleganiu ubezpieczeniom lub opłacaniu składek jest dostępna na stronie zus.pl w zakładce „Wyszukiwarki i usługi". Narzędzie weryfikuje wyłącznie zaświadczenia wydane na podstawie wniosku USP. Nie obsługuje dokumentów wystawionych w oparciu o inne wnioski, np. US-7.

Kiedy ZUS odmówi wydania zaświadczenia stażowego

ZUS odmawia wydania zaświadczenia, najczęściej w sytuacji, gdy:

• klient wskaże na wniosku okres wykonywania umowy zlecenia w czasie, gdy miał status ucznia lub studenta i nie ukończył 26 lat, a więc nie podlegał z tego tytułu ubezpieczeniom,

• klient wskaże okres ubezpieczenia z tytułu umowy zlecenia lub działalności gospodarczej, a na mocy odrębnych przepisów nie podlegał w tym czasie obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym, ponieważ był objęty obowiązkowymi ubezpieczeniami z innego tytułu. W decyzji odmownej ZUS podaje informację o okresie ubezpieczenia zdrowotnego z tytułu wskazanego we wniosku,

• w dokumentach zgłoszeniowych i rozliczeniowych występują błędy i wydanie zaświadczenia o opłaconych składkach na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej jest niemożliwe,

• w dokumentach zgłoszeniowych i rozliczeniowych są błędy albo ZUS ich nie otrzymał i dlatego nie może wydać zaświadczenia o przebiegu ubezpieczenia z tytułu umowy zlecenia.

Jeżeli na koncie klienta nie ma informacji o zgłoszeniu do ubezpieczeń w zakresie, w jakim Zakład wydaje zaświadczenie, klient otrzyma decyzję o odmowie jego wydania. W przypadku gdy posiada dokumenty potwierdzające wykonywanie wnioskowanej przez niego aktywności zawodowej, może złożyć wniosek o wszczęcie postępowania wyjaśniającego i dołączyć do niego odpowiednie dokumenty.

ŹRÓDŁO: ZUS/INFORLEX

Oprac. Katarzyna Bogucka, Redakcja INFORLEX