Interpretacja indywidualna z dnia 9 września 2021 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.532.2021.2.GG

Opodatkowanie przychodu w związku dokonanym na rzecz pracowników zwrotem poniesionych kosztów tytułem używania prywatnego samochodu osobowego do celów służbowych,

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r., poz. 1540), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 15 czerwca 2021 r. (data wpływu 15 czerwca 2021 r.), uzupełnionym pismem z 3 września 2021 r. (data wpływu 3 września 2021 r.), na wezwanie Organu z 27 sierpnia 2021 r. (doręczone 27 sierpnia 2021 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika dotyczących opodatkowania zwrotu pracownikom kosztów używania pojazdów prywatnych w jazdach lokalnych – jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 15 czerwca 2021 r. wpłynął do tutejszego Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika dotyczących opodatkowania zwrotu pracownikom kosztów używania pojazdów prywatnych w jazdach lokalnych.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny:

Wnioskodawca (Urząd Gminy…. ) jest jednostką, w której zakres obowiązków poszczególnych pracowników jest różnorodny. Poprawne wykonywanie zleconych niektórym pracownikom obowiązków służbowych w tym Wójta Gminy …, wymaga przemieszczania się ich w terenie wskazanym jako ich stałe miejsce pracy (obszar Gminy… ). Czynności, dla których konieczne jest przemieszczanie się pracownika w terenie są zawsze wykonywane w interesie pracodawcy, tj. Wnioskodawcy i służy zaspokajaniu zbiorowych potrzeb wspólnoty (należących do zadań własnych gminy z mocy ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym Dz. U. z 2020 r., poz. 713, z późn. zm.). Wnioskodawca zawiera z ww. pracownikami umowy w sprawie korzystania z prywatnego samochodu pracownika dla celów służbowych. Zgodnie z zawartymi umowami, pracownicy wyrażają zgodę na używanie własnych, prywatnych samochodów do odbywania przejazdów w obszarze wskazanym jako ich miejsce pracy (obszar Gminy…. ), celem wykonywania zadań zleconych przez Wnioskodawcę. W umowie określa się: zlecenie używania samochodu prywatnego do celów służbowych, miesięczny limit przebiegu kilometrów na jazdy lokalne w granicach administracyjnych Gminy…. . Pracownicy nie wyjeżdżają poza obszar wskazany jako ich stałe miejsce pracy, zatem tego rodzaju wyjazdy nie spełniają definicji podróży służbowych. Za podróż służbową – zgodnie z przepisami prawa pracy – uznaje się bowiem wyjazd pracownika poza miejscowość, która jest jego stałym miejscem pracy – art. 77(5) § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy. Wniosek dotyczy wyłącznie sytuacji, w której pracownicy Wnioskodawcy przemieszczają się w obszarze wskazanym jako ich miejsce pracy (nie odbywają zatem podróży służbowych), a przemieszczenie się w tym obszarze dokonywane jest celem wykonania zadań służbowych zleconych przez Wnioskodawcę. Gmina …. nie posiada do dyspozycji pracowników Urzędu Gminy żadnego samochodu osobowego. Dlatego też, jeśli dany pracownik posiada własny samochód i wyraża zgodę na przejazd swoim samochodem, Wnioskodawca zwraca koszty używania takiego samochodu prywatnego, do jazd mających na celu wykonanie zadania służbowego, a w przypadku Wójta Gminy …. realizacji jego zadań wynikających z przepisów obowiązującego prawa w szczególności statutu Gminy …. oraz ustawy o samorządzie gminnym. Warto w tym miejscu podkreślić, że używanie przez pracownika samochodu prywatnego do jazd służbowych, jest z korzyścią dla Wnioskodawcy, który nie musi dokonywać zakupu samochodu dla swoich potrzeb. Zwrot kosztów jazdy lokalnej następuje w formie miesięcznego ryczałtu, po złożeniu pisemnego oświadczenia o używaniu pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu, zgodnie z § 4 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Należy podkreślić, że stawki stosowane przez Wnioskodawcę wynikają z obowiązującego ww. rozporządzenia, które to stawki są już nieaktualne (nie zmieniły się od wielu lat) oraz zaniżone, gdyż nie uwzględniają rzeczywistych kosztów eksploatacji pojazdu pracownika do jazd służbowych. A po stronie pracownika nie powodują żadnego przysporzenia majątkowego (zysku), w wręcz przeciwnie w ocenie Wnioskodawcy to pracownik, musi dopłacać do tego ryczałtu. Wnioskodawca, zgodnie z postanowieniami zawartych umów, zwraca pracownikom koszty po zakończeniu danego miesiąca. Od wypłacanych ryczałtów Wnioskodawca pobiera zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.