Jak udokumentować rekompensatę z tytułu wzrostu cen materiałów

Zawarliśmy z naszym długoletnim odbiorcą umowę, że będziemy dostarczać mu nadal nasze wyroby. Ustaliliśmy ceny tych wyrobów, które miały obowiązywać przez cały rok. Okazało się jednak, że materiały, które kupujemy do wytworzenia wyrobów, dość mocno zdrożały, co zmieniło istotnie przygotowane przez nas wcześniej kalkulacje. Zaczęliśmy negocjować z naszym odbiorcą, by w jakiś sposób zrekompensował nam straty. W wyniku negocjacji nasz odbiorca udzielił nam ,,rekompensaty mającej na celu złagodzenie wzrostu cen materiałów za kilka miesięcy, tzw. malus letter w wysokości określonej kwoty (i tu tę kwotę podał)”. Na tę okoliczność mamy wystawić dokument. Czy w tej sytuacji należało wystawić fakturę korygującą z VAT (może zbiorczą)? Kwotę rekompensaty potraktować jako brutto czy netto? A może w tej sytuacji wystarczy nota księgowa? Jaka powinna być data tej operacji gospodarczej? Czy powinna to być data otrzymania pisma o przyznaniu rekompensaty?