Rozliczenie zakupu elektronicznej prenumeraty serwisu internetowego INFORLEX

Rozliczanie prenumerat i subskrypcji, zwłaszcza tych wykupionych z wyprzedzeniem i obejmujących kilka lat, sprawia księgowym wiele kłopotów. Dobrym przykładem jest dwuletni dostęp do kompleksowej bazy wiedzy i systemu informacji prawnej INFORLEX na okres od 1 stycznia 2027 r. do 31 grudnia 2028 r., zafakturowany np. 18 października 2026 r. i do tego płatny w dwóch ratach. Pojawia się wtedy kilka pytań. Dlaczego jako datę sprzedaży podano 18 października 2026 r., a nie koniec okresu prenumeraty? Kiedy można odliczyć VAT? W którym roku zaliczyć wydatek do kosztów podatkowych? Jak ująć go w księgach, skoro dotyczy dwóch kolejnych lat obrotowych? Na przykładzie zakupu dwuletniej prenumeraty INFORLEX wyjaśniamy, jak w praktyce rozliczyć taki wydatek w VAT, CIT, PIT, pkpir i księgach rachunkowych.

Elektroniczna prenumerata INFORLEX – rozliczenie VAT

Dostęp do serwisu internetowego INFORLEX nie jest usługą o charakterze ciągłym, o której mowa w art. 19a ust. 3 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT), ponieważ strony nie ustalają dla niej okresów rozliczeniowych. Takim okresem nie jest też płatność w ratach. Organy podatkowe potwierdzają, że w takich przypadkach usługę uznaje się za wykonaną w momencie rozpoczęcia jej świadczenia, a nie zakończenia umowy. Przykładem jest interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 5 października 2016 r. (sygn. IPPP1/4512–587/16-2/KR), w której stwierdza się, że:

Podobnie wypowiedział się Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 27 sierpnia 2020 r. (sygn. 0114-KDIP1-1.4012.350.2020.2.JO):

Tak samo jest w przypadku INFORLEX. Faktura za dostęp do serwisu dokumentuje usługę wykonaną w chwili przyznania dostępu. Wtedy też Wydawnictwo INFOR rozpoznaje obowiązek podatkowy i rozlicza VAT od całej kwoty faktury. Nabywca może więc odliczyć VAT z tej faktury w całości, najwcześniej w rozliczeniu za miesiąc, w którym uzyskał dostęp albo otrzymał fakturę, w zależności od tego, które z tych zdarzeń nastąpiło później.

Elektroniczna prenumerata INFORLEX – rozliczenie CIT

Wydatek na dostęp do INFORLEX jest pośrednim kosztem uzyskania przychodów. Takich kosztów nie da się przypisać do konkretnych przychodów, choć są związane z prowadzoną działalnością. Koszty pośrednie potrąca się w dacie ich poniesienia. Jeśli jednak dotyczą okresu dłuższego niż rok podatkowy, a nie da się ustalić, jaka ich część przypada na dany rok, rozlicza się je proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą (art. 15 ust. 4d ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych; dalej: updop). Za dzień poniesienia kosztu pośredniego uważa się dzień, na który ujęto go w księgach rachunkowych na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), a gdy faktury brak, na podstawie innego dowodu. Wyjątkiem są koszty ujęte jako rezerwy albo bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów (art. 15 ust. 4e updop).

Moment rozliczenia kosztów pośrednich budzi w praktyce sporo wątpliwości. Wciąż można się spotkać z poglądem, że decydują o nim przepisy o rachunkowości i sposób ujęcia wydatku w księgach. Inaczej uznał Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 2 lutego 2024 r. (sygn. 0111-KDIB1-2.4010.665.2023.1.AW). Zaakceptował w niej stanowisko podatnika, który wskazał:

O rozliczeniu kosztów podatkowych przesądzają więc przepisy podatkowe. Koszty pośrednie potrąca się co do zasady w roku ich poniesienia, a jeśli dotyczą okresu dłuższego niż rok rozlicza się je proporcjonalnie (art. 15 ust. 4d zdanie drugie updop). Rozpatrywana subskrypcja INFORLEX obejmuje dwa lata, od 1 stycznia 2027 r. do 31 grudnia 2028 r. Jej koszt trzeba zatem rozdzielić proporcjonalnie na te dwa lata i zaliczyć do kosztów podatkowych w pierwszym dniu każdego z nich. Gdy rok podatkowy spółki pokrywa się z kalendarzowym, oznacza to podział kosztu po połowie. Takie podejście potwierdził m.in. Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 15 lipca 2026 r. (sygn. 0111-KDIB1-2.4010.202.2026.1.AW):

Elektroniczna prenumerata INFORLEX – ujęcie w księgach rachunkowych

Wydatek na dostęp do systemu INFORLEX przez okres dłuższy niż rok obrotowy trzeba rozliczyć w księgach zgodnie z zasadą współmierności przychodów i kosztów (art. 6 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości; dalej: uor). Koszt z faktury otrzymanej w 2026 r., który dotyczy okresu od 1 stycznia 2027 r. do 31 grudnia 2028 r., nie może więc obciążać wyniku 2026 r. W 2026 r. ujmuje się go w czynnych rozliczeniach międzyokresowych kosztów (art. 39 ust. 1 uor), w kwocie netto, czyli bez VAT naliczonego podlegającego odliczeniu. Następnie odpisuje się go w koszty równomiernie w okresie, którego dotyczy, czyli w latach 2027–2028. Takie rozliczenie nie zależy od momentu powstania obowiązku podatkowego w VAT ani od zasad rozliczenia kosztu dla celów CIT, bo przepisy podatkowe i przepisy o rachunkowości regulują te kwestie odrębnie.

Jeżeli jednostka uzna wartość wydatku za nieistotną, może skorzystać z uproszczenia przewidzianego w art. 4 ust. 4 uor i ująć cały wydatek w kosztach jednorazowo, w dacie jego poniesienia. W praktyce będzie to jednak rzadkie, bo prenumerata obejmuje kilka lat, a jednostki zwykle chcą zbliżyć rozliczenie bilansowe do podatkowego. Znacznie częściej koszt rozkłada się na okres trwania prenumeraty: co miesiąc przez cały okres albo po połowie na początku każdego roku obrotowego, czyli jednorazowo 1 stycznia 2027 r. i 1 stycznia 2028 r.

Elektroniczna prenumerata INFORLEX – rozliczenie w PIT i pkpir

Podatnicy PIT prowadzący pkpir mają możliwość stosowania jednej z dwóch metod rozliczania kosztów w czasie, tj. metody uproszczonej albo memoriałowej. Wybór tych metod dotyczy rozliczania tzw. pozostałych wydatków, które są ujmowane w kolumnie 15 księgi. Prenumerata INFORLEX jest kosztem pośrednim, rozliczanym w kolumnie 15 pkpir. Koszty pośrednie, niezależnie od stosowanej metody prowadzenia pkpir, są potrącane w momencie ich poniesienia, czyli w dacie wystawienia faktury lub innego dowodu dokumentującego koszt. Jednak w przypadku metody memoriałowej koszty pośrednie przekraczające rok podatkowy ujmuje się proporcjonalnie do okresu, którego dotyczą. Zasada ta nie dotyczy metody uproszczonej. W tej metodzie koszty pośrednie przekraczające rok podatkowy ujmuje się w pkpir w całości w momencie poniesienia kosztu. Przyjmuje się, że okres przekraczający rok podatkowy to okres przypadający na przełomie lat podatkowych – niezależnie od tego, jak długo trwa. Przy metodzie memoriałowej koszt pośredni dotyczący dwóch lat podatkowych należy podzielić proporcjonalnie do lat, których dotyczy.

• 1 stycznia 2027 r. – kwotę 3000 zł,
• 1 stycznia 2028 r.– kwotę 3000 zł.

Opisane zasady nie dotyczą metody kasowej PIT, którą wybrani podatnicy prowadzący pkpir mogą stosować od 1 stycznia 2025 r. Metoda kasowa PIT może być stosowana zarówno przez podatników prowadzących pkpir w sposób memoriałowy, jak i uproszczony. Przy metodzie kasowej PIT koszty dostępu do INFORLEX zostaną zaliczone w dacie zapłaty.

• 30 października 2026 r. – kwotę 3000 zł,
• 31 marca 2027 r. – kwotę 3000 zł.

Podsumowanie

1. Dostęp do INFORLEX nie jest usługą ciągłą. Jest to usługa wykonana w momencie przyznania dostępu, a nie z końcem prenumeraty (wtedy powstaje obowiązek podatkowy od całej kwoty faktury).

2. Nabywca odlicza cały VAT najwcześniej za miesiąc, w którym uzyskał dostęp albo dostał fakturę, w zależności od tego, co nastąpiło później.

3. Prenumerata jest kosztem pośrednim. Koszt pośredni dotyczący okresu dłuższego niż rok podatkowy rozlicza się proporcjonalnie.

4. W księgach rachunkowych koszt prenumeraty rozlicza się – co do zasady – przez rozliczenia międzyokresowe kosztów. Jeśli wydatek jest nieistotny, można go ująć według przepisów bilansowych jednorazowo (o momencie rozliczenia kosztu podatkowego decydują przepisy podatkowe, nie sposób księgowania).

5. Terminy zapłaty rat nie wpływają na moment ujęcia kosztu w księgach rachunkowych.

6. W pkpir prenumerata to koszt pośredni (kol. 15), który w metodzie memoriałowej dzieli się proporcjonalnie na lata, w uproszczonej ujmuje w całości w dacie faktury, a w kasowej w datach zapłaty rat.

Tomasz Krywan

doradca podatkowy, właściciel kancelarii doradztwa podatkowego, autor „Komentarza VAT 2026” wydanego nakładem INFOR PL S.A.

Paweł Muż

ekonomista, redaktor „MONITORA księgowego”

Grzegorz Ziółkowski

doradca podatkowy, autor licznych publikacji z dziedziny podatków oraz komentarza do PIT wydanego przez INFOR PL SA

Treści dostępne dla abonentów IFK Platformy Księgowych i Kadrowych

Już dziś zamów dostęp
do IFK Platforma Księgowych i Kadrowych

• Codzienne aktualności prawne
• Porady i artykuły z najpopularniejszych czasopism INFOR wraz z bieżącymi wydaniami
• Bogatą bibliotekę materiałów wideo
• Merytoryczne dodatki, ściągi, plakaty

Zamów teraz Masz już konto? Zaloguj się