Rozliczanie zaliczek na poczet zagranicznej podróży służbowej

I. Rozliczanie zaliczek według ustawy o rachunkowości

Ustawa o rachunkowości (art. 30 ust. 2) nakazuje, by wyrażone w walutach obcych operacje gospodarcze ujmować w księgach rachunkowych na dzień ich przeprowadzenia odpowiednio po kursie:

1) faktycznie zastosowanym w tym dniu, wynikającym z charakteru operacji - w przypadku sprzedaży lub kupna walut oraz zapłaty należności i zobowiązań,

2) średnim ogłoszonym dla danej waluty przez NBP z dnia poprzedzającego ten dzień - w przypadku zapłaty należności lub zobowiązań, jeżeli nie jest zasadne zastosowanie kursu, o którym mowa w pkt 1, a także w przypadku pozostałych operacji.

Powołując się na cytowany przepis, można stwierdzić, że w sytuacji gdy jednostka posiada rachunek walutowy lub kasę walutową, to wypłaconą pracownikowi zaliczkę wyceni po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wypłaty. Jeśli natomiast takiego rachunku lub kasy walutowej nie posiada i walutę nabywa w kantorze lub w banku, zastosowanie znajdzie kurs faktycznie zastosowany, czyli kurs sprzedaży kantoru lub banku. W przypadku wyceny kosztów podróży służbowej przeliczenie nastąpi po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Należy dodać, że dniem poniesienia kosztów będzie dzień złożenia rozliczenia delegacji przez pracownika (szerzej o tym zagadnieniu - w części dotyczącej wyceny dla celów podatkowych).