W jakim terminie należy rozliczać ryczałt za przejazdy prywatnym autem w sprawach służbowych

Termin składania oświadczeń należy uregulować w treści umowy, na podstawie której następuje wypłata ryczałtu pieniężnego za używanie prywatnego auta do celów służbowych. Strony tej umowy mają w zasadzie pełną dowolność w ustalaniu tego terminu.

Pracownik może umówić się z pracodawcą, że przy realizacji przypisanych mu obowiązków służbowych będzie wykorzystywał prywatny samochód, otrzymując w zamian stosowną rekompensatę związanych z tym kosztów. Do porozumienia w tej kwestii powinno dochodzić w drodze zawarcia odrębnej umowy o charakterze cywilnoprawnym (§ 1 ust. 1 rozporządzenia w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy).

Wypłata należnych zatrudnionemu kwot z tytułu korzystania ze swojego pojazdu w celach firmowych może następować:

● w formie miesięcznego ryczałtu pieniężnego lub

● na podstawie faktycznego przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki).

Gdy pracownik uprawniony jest do ryczałtu, o którym mowa, musi przedkładać pracodawcy odpowiednie oświadczenia o używaniu w danym miesiącu własnego środka transportu na potrzeby zakładu pracy. Termin, w jakim dokument ten ma trafiać do pracodawcy, powinien być przedmiotem ustaleń między stronami stosunku pracy i wynikać z postanowień umowy, na podstawie której są dokonywane wypłaty ww. ryczałtu. W umowie tej warto ponadto podać m.in.:

● markę, nr rejestracyjny i pojemność skokową silnika pojazdu używanego przez pracownika,

● zasady refundacji wydatków poniesionych wskutek jazd prywatnym pojazdem (np. czy zwrot będzie następował w formie kilometrówki czy też miesięcznego ryczałtu pieniężnego),

● limit kilometrów, który objęty będzie refundacją kosztów (w przypadku ryczałtowego rozliczania wydatków eksploatacyjnych),

● wskazanie, jakie dokumenty/oświadczenia są niezbędne do comiesięcznego rozliczania należnej refundacji kosztów.

Z reguły pracodawcy zobowiązują pracowników do przygotowywania omawianego oświadczenia w pierwszych dniach miesiąca następującego po miesiącu, którego ryczałt dotyczy.

PRZYKŁAD

Spółka z o.o. przewidziała dla grupy swych pracowników pieniężny ryczałt za korzystanie przez nich ze swych aut przy wypełnianiu obowiązków służbowych. W tym celu zawarto odrębne umowy, w których jeden z zapisów brzmi:

"Wysokość ryczałtu przyznanego Pracownikowi będzie obliczana po złożeniu przez Pracownika oświadczenia o używaniu w danym miesiącu auta prywatnego do celów służbowych, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszej umowy. Oświadczenie Pracownik zobowiązany jest składać do każdego 5. dnia roboczego miesiąca następującego po miesiącu, za który naliczany jest ryczałt".

Taki zapis jest prawidłowy.

Oświadczenie, na podstawie którego wypłaca się pracownikowi kwotę ryczałtu za korzystanie z pojazdu niebędącego własnością pracodawcy do celów firmowych, powinno zawierać:

● oznaczenie pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny),

● wskazanie liczby dni absencji zatrudnionego w danym miesiącu spowodowanej chorobą, urlopem, podróżą służbową lub inną przyczyną,

● informację o liczbie dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Jeśli pracownik nie złoży ww. oświadczenia, to brak jest podstaw do wypłacenia mu ryczałtu za jazdy prywatnym autem odbywane przy realizowaniu zadań służbowych.

W praktyce pracodawcy niekiedy ustanawiają regułę, zgodnie z którą nieterminowe przygotowanie i dostarczenie oświadczenia o użytkowaniu przez pracownika własnego pojazdu w codziennej pracy skutkuje pozbawieniem go prawa do pieniężnej rekompensaty. Taka zasada może powodować sprzeciw pracowników i być przyczyną sporów. Złożenie wymaganego oświadczenia po terminie w wielu przypadkach może przecież nastąpić z przyczyn niezależnych od pracownika. Będzie tak np. w razie choroby zatrudnionego, wypadku czy innych zdarzeń losowych wymuszających absencję w pracy. Warto zatem zrobić zastrzeżenie w umowie, że termin może zostać przekroczony w wyniku zaistnienia zdarzeń losowych, które uniemożliwiają w terminie złożenie oświadczenia o używaniu w danym miesiącu własnego środka transportu na potrzeby zakładu pracy.

PODSTAWA PRAWNA:

● § 1 ust. 1, § 4 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy - Dz.U. Nr 27, poz. 271; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 61, poz. 308

● § 5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej - Dz.U. z 2013 r., poz. 167

Mariusz Pigulski

ekspert i praktyk, zajmujący się od wielu lat prawem pracy i ubezpieczeń społecznych, absolwent Podyplomowego Studium Prawa Pracy na Uniwersytecie Łódzkim, autor licznych opracowań i publikacji z dziedziny kadrowo-płacowej