Jak należy prawidłowo prowadzić i przechowywać dokumentację płacową

Dokumentację płacową stanowią przede wszystkim źródła prawa i akty decyzyjne, dokumenty pracownicze oraz okresowa dokumentacja pomocnicza i obliczeniowa.

Akty decyzyjne określają podstawowe zasady ustalania i obliczania należności obowiązujące w konkretnym zakładzie pracy. Do tej grupy można zaliczyć układ zbiorowy pracy oraz regulamin wynagradzania. Ponadto dokumentację płacową stanowią:

● przepisy normujące problematykę wynagradzania, a więc akty normatywne: Kodeks pracy, Kodeks cywilny, ustawy i rozporządzenia tworzące prawo pracy, prawo cywilne, prawo ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego, prawo emerytalno-rentowe oraz prawo podatkowe w zakresie spraw płacowych,

● interpretacje urzędowe ww. przepisów,

● orzecznictwo sądowe w sprawach płacowych,

● opinie prawne w konkretnych sprawach dotyczących wynagrodzeń,

● uchwały, zarządzenia, postanowienia organów przedsiębiorstwa w sprawach polityki płac, planów zatrudnienia i płac oraz w innych sprawach płacowych - grupowych i indywidualnych,

● wydane zaświadczenia w sprawach wynagrodzenia,

● sprawozdawczość dotycząca zatrudnienia i płac,

● analizy płac, raporty, ekspertyzy, wnioski,

● korespondencja płacowa (pisma, podania, odwołania, odpowiedzi).

We wszystkich zakładach pracy dokumentami potwierdzającymi nawiązanie stosunku pracy i ustalenie wynagrodzenia są umowy o pracę lub inne akty równorzędne. Następuje w nich zgodne oświadczenie woli pracodawcy i pracownika dotyczące zawarcia stosunku pracy. Strony umawiają się co do warunków i wysokości wynagrodzenia za pracę.

Dokumentami decyzyjnymi w sprawie płac pracowników są także:

● porozumienie o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia (art. 23 § 1 k.p.),