Jak pracodawca powinien prowadzić dokumentację zasiłkową

Pracodawca ma także obowiązek przechowywać dokumenty, na podstawie których wypłacił zasiłki, oraz ewidencjonować wypłacone świadczenia (np. karty zasiłkowe przez 50 lat, dokumenty zasiłkowe związane z wypłatą przez 5 lat). Dokumentację zasiłkową można prowadzić w formie papierowej. Nie ma również przeszkód, żeby prowadzić dokumentację elektronicznie. Pracodawca musi jednak pamiętać, żeby każdorazowo na żądanie ZUS przedstawić dokumenty w formie papierowej podpisane przez upoważnione do tego osoby.

Kto prowadzi dokumentację zasiłkową w firmie

Płatnik świadczeń jest zobowiązany do ustalania prawa, wypłaty i prowadzenia dokumentacji zasiłkowej. To on ponosi odpowiedzialność za popełnione błędy. W praktyce prowadzeniem dokumentacji zajmują się wyznaczone przez pracodawcę osoby w firmie - najczęściej kadrowa lub księgowa. Osoby te płatnik świadczeń powinien upoważnić do dokonywania tych czynności. Może to być upoważnienie ustne, które np. przy kontroli ZUS należy potwierdzić, albo najczęściej upoważnienie pisemne, np. wynikające z zakresu obowiązków pracownika.