Jak obliczać wynagrodzenia przy umowach zlecenia i agencyjnej

Wynagrodzenie przysługuje zleceniobiorcy niezależnie od efektu wykonywanej umowy zlecenia. Wystarczy, że wykonując zlecenie dochowa on należytej staranności.

Przy wykonywaniu odpłatnego zlecenia strony umowy swobodnie (ale w sposób zgodny z zasadami współżycia społecznego) kształtują w umowie termin zapłaty wynagrodzenia. Jeżeli innych postanowień nie zawarto w umowie bądź w przepisach szczególnych, to wynagrodzenie należy się zleceniobiorcy dopiero po wykonaniu zlecenia.

Zleceniodawca powinien udzielić zleceniobiorcy zaliczki wystarczającej na zakup materiałów i opłacenie innych wydatków niezbędnych do realizacji zlecenia. Zaliczki tej zleceniobiorca nie może używać we własnym interesie ani przeznaczać na inne cele niż związane z realizacją zawartej umowy. Z niewydatkowanej kwoty zaliczki przyjmujący zlecenie powinien każdorazowo się rozliczyć (chyba że co innego wynika z ustaleń zawartych między nim a zleceniodawcą). Od sum pieniężnych zatrzymanych ponad potrzebę wynikającą z wykonywania zlecenia zleceniobiorca powinien płacić dającemu zlecenie odsetki ustawowe.

Sąd Najwyższy w wyroku z 30 stycznia 1998 r. (III CKN 274/97) uznał, że roszczenie o zapłatę odsetek od sumy zatrzymanej ponad potrzebę wynikającą z wykonania zlecenia przysługuje zleceniodawcy, gdy przyjmujący zlecenie nie wywiązuje się z obowiązku świadczenia - wydania określonej sumy pieniężnej uzyskanej dla zleceniodawcy lub otrzymanej od zleceniodawcy, a przewyższającej koszt wykonania zlecenia.

Gdy zleceniobiorca realizując zlecenie nabędzie za własne środki przedmioty lub usługi niezbędne do prawidłowego wykonania zlecenia, to należy mu się ze strony zleceniodawcy zwrot poniesionych nakładów wraz z odsetkami ustawowymi. Dający zlecenie powinien również zwolnić przyjmującego zlecenie od zobowiązań, które ten w powyższym celu zaciągnął we własnym imieniu.

Zleceniodawca wypowiadając umowę zlecenia ma obowiązek:

• zwrócić zleceniobiorcy wydatki, które ten poczynił w celu należytego wykonania umowy,

• przy odpłatnym zleceniu uiścić przyjmującemu zlecenie część wynagrodzenia odpowiadającą jego dotychczasowym czynnościom,

• naprawić szkodę wyrządzoną zleceniobiorcy wskutek wypowiedzenia umowy, jeżeli wypowiedzenie nastąpiło bez ważnego powodu.

Agent zawierając umowę agencyjną zobowiązuje się za wynagrodzeniem do stałego pośredniczenia przy zawieraniu umów na rzecz dającego zlecenie lub do zawierania umów w jego imieniu.

W umowie agencyjnej zawartej w formie pisemnej można zastrzec, że agent za odrębnym wynagrodzeniem, w uzgodnionym zakresie, odpowiada za wykonanie zobowiązania przez klienta. Jeżeli umowa nie stanowi inaczej, agent odpowiada za to, że klient spełni świadczenie. W razie niezachowania formy pisemnej uważa się umowę agencyjną za zawartą bez tego zastrzeżenia.

Sposób wynagradzania strony mogą zawrzeć w umowie. W razie braku zapisu umownego agentowi należy się prowizja zależna od liczby lub wartości zawartych umów.

Wysokość prowizji, jeśli nie została określona w umowie, ustala się w wysokości zwyczajowo przyjętej w stosunkach danego rodzaju, w miejscowości, na terenie której działa agent. Jeśli prowizja nie może być ustalona w ten sposób, agentowi należy się prowizja adekwatna do wykonanych przez niego czynności w trakcie trwania umowy agencyjnej, biorąc pod uwagę wszystkie okoliczności, w jakich umowa była wykonywana.

Agent może żądać prowizji od umów zawartych w czasie trwania umowy agencyjnej, jeżeli do ich zawarcia doszło w wyniku jego działalności lub jeżeli zostały one zawarte z klientami pozyskanymi przez agenta już wcześniej dla danego przedsiębiorcy (dla umów tego samego rodzaju).

Jeżeli agentowi zostało przyznane prawo wyłączności do zawierania umów z oznaczoną grupą klientów lub na określonym terenie, a w czasie trwania umowy agencyjnej została bez udziału agenta zawarta umowa z takim klientem, to agent może żądać prowizji od tej umowy. Dający zlecenie obowiązany jest w rozsądnym czasie zawiadomić agenta o zawarciu takiej umowy.

Agent może żądać prowizji także wtedy, gdy umowa agencyjna uległa już rozwiązaniu, jeśli propozycję zawarcia umowy dający zlecenie lub agent otrzymał od klienta przed rozwiązaniem umowy agencyjnej. Agent może żądać prowizji od umowy zawartej po rozwiązaniu umowy agencyjnej także wtedy, gdy do jej zawarcia doszło w przeważającej mierze w wyniku jego działalności w okresie trwania umowy agencyjnej, a zarazem w rozsądnym czasie od jej rozwiązania.

Agentowi nie należy się prowizja nie tylko wtedy, gdy nie wykona zlecenia. Prowizja nie przysługuje także agentowi działającemu na danym obszarze lub dla danej grupy klientów, jeśli prowizja ta należy się agentowi poprzednio działającemu na tym terenie. Jeżeli przemawiają za tym względy słuszności, możliwy jest podział prowizji między agentów (poprzedniego i obecnego).

Agent nie może żądać prowizji, gdy oczywiste jest, że umowa z klientem nie zostanie wykonana na skutek okoliczności, za które dający zlecenie nie ponosi odpowiedzialności. Jeżeli w tej sytuacji prowizja została już agentowi wypłacona, podlega ona zwrotowi.

Agent nabywa prawo do prowizji z chwilą, w której dający zlecenie powinien, zgodnie z zawartą z klientem umową, spełnić świadczenie albo faktycznie je spełnił, albo też swoje świadczenie spełnił klient. Dana umowa agencyjna może przewidywać inne postanowienia dotyczące momentu nabycia prawa do wynagrodzenia (prowizji).

Jeżeli umowa zawarta między dającym zlecenie a klientem ma być wykonywana częściami, to agent nabywa prawo do prowizji w miarę wykonywania tej umowy.

Roszczenie o zapłatę prowizji staje się wymagalne z upływem ostatniego dnia miesiąca następującego po kwartale, w którym agent nabył prawo do prowizji.

Przedsiębiorca dający zlecenie ma obowiązek złożyć agentowi oświadczenie zawierające dane o należnej mu prowizji nie później niż w ostatnim dniu miesiąca następującego po kwartale, w którym agent nabył prawo do prowizji. Oświadczenie to powinno wskazywać wszystkie dane stanowiące podstawę do obliczenia wysokości należnej prowizji.

Agent może domagać się udostępnienia informacji potrzebnych do ustalenia, czy wysokość należnej mu prowizji została prawidłowo obliczona. W szczególności może domagać się wyciągów z ksiąg handlowych dającego zlecenie albo żądać, aby wgląd i wyciąg z tych ksiąg został udostępniony biegłemu rewidentowi. W razie nieosiągnięcia przez strony porozumienia co do wyboru biegłego rewidenta agent może domagać się, w drodze powództwa wytoczonego w okresie sześciu miesięcy od dnia zgłoszenia żądania dającemu zlecenie, dokonania wglądu i wyciągu z ksiąg przez biegłego wskazanego przez sąd. W razie nieudostępnienia agentowi informacji potrzebnych do prawidłowego ustalenia należnej mu prowizji, agent może domagać się ich udostępnienia w drodze powództwa wytoczonego w okresie sześciu miesięcy od dnia zgłoszenia żądania dającemu zlecenie.

Agent może domagać się zwrotu wydatków związanych z wykonaniem zlecenia tylko o tyle, o ile były uzasadnione i o ile ich wysokość przekracza zwykłą w danych stosunkach miarę (chyba że umowa stanowi inaczej). Agentowi przysługuje ustawowe prawo zastawu na rzeczach i papierach wartościowych dającego zlecenie, które otrzymał w związku z umową agencyjną, dopóki przedmioty te znajdują się u niego lub osoby, która dzierży je w jego imieniu, albo dopóki może nimi rozporządzać za pomocą dokumentów, jako zabezpieczenie roszczenia o wynagrodzenie oraz o zwrot wydatków i zaliczek udzielonych dającemu zlecenie.

Po rozwiązaniu umowy agencyjnej agent może żądać od dającego zlecenie świadczenia wyrównawczego, jeżeli w czasie trwania umowy agencyjnej pozyskał nowych klientów lub doprowadził do istotnego wzrostu obrotów z dotychczasowymi klientami, a dający zlecenie czerpie nadal znaczne korzyści z umów z tymi klientami. Roszczenie to przysługuje agentowi, jeżeli, biorąc pod uwagę wszystkie okoliczności, a zwłaszcza utratę przez agenta prowizji od umów zawartych przez dającego zlecenie z tymi klientami, przemawiają za tym względy słuszności.

Świadczenie wyrównawcze nie może być wyższe niż wysokość rocznego wynagrodzenia agenta. Roczne wynagrodzenie agenta oblicza się na podstawie średniego rocznego wynagrodzenia uzyskanego w okresie ostatnich pięciu lat. Jeżeli umowa agencyjna trwała krócej niż pięć lat, wynagrodzenie to oblicza się z uwzględnieniem średniej z całego okresu jej trwania.

W razie śmierci agenta świadczenia wyrównawczego mogą żądać jego spadkobiercy.

Nie można dochodzić świadczenia wyrównawczego, jeżeli od momentu rozwiązania umowy do momentu zgłoszenia żądania wypłaty tego świadczenia upłynął jeden rok.

Świadczenie wyrównawcze nie przysługuje także, jeżeli:

• dający zlecenie wypowiedział umowę na skutek okoliczności, za które odpowiedzialność ponosi agent, usprawiedliwiających wypowiedzenie umowy bez zachowania terminów wypowiedzenia,

• agent sam wypowiedział umowę (z wyjątkiem sytuacji, gdy wypowiedzenie jest uzasadnione okolicznościami, za które odpowiada dający zlecenie, albo jest usprawiedliwione wiekiem, ułomnością lub chorobą agenta, a względy słuszności nie pozwalają domagać się od niego dalszego wykonywania czynności agenta),

• agent za zgodą dającego zlecenie przeniósł na inną osobę swoje prawa i obowiązki wynikające z umowy.

Strony umowy mogą zawrzeć pisemne porozumienie dotyczące zakazu wykonywania działalności konkurencyjnej przez agenta przez maksymalnie dwa lata po rozwiązaniu umowy. W takiej sytuacji dający zlecenie ma obowiązek wypłacania agentowi umówionego odszkodowania za ograniczenie możliwości działalności konkurencyjnej, chyba że co innego wynika z umowy albo że umowa agencyjna została rozwiązana na skutek okoliczności, za które agent ponosi odpowiedzialność.

Jeżeli wysokość sumy odszkodowania nie została w umowie określona, agentowi należy się suma w wysokości odpowiedniej do korzyści osiągniętych przez dającego zlecenie na skutek ograniczenia działalności konkurencyjnej oraz utraconych z tego powodu możliwości zarobkowych agenta.

Opodatkowanie wypłacanego wynagrodzenia z omawianych umów obciąża zamawiającego tylko w przypadku umowy zlecenia. Umowa agencyjna jest wykonywana w ramach działalności gospodarczej prowadzonej przez agenta, więc osoba ta sama odprowadza podatek od osiągniętego przychodu.

Przychodami z umowy zlecenia są przekazane lub postawione do dyspozycji zleceniobiorcy w roku kalendarzowym przez zleceniodawcę pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Przedsiębiorcy dokonując wypłat wynagrodzeń z tytułu wykonywanego na ich rzecz zlecenia (przez osobę fizyczną) są obowiązani, jako płatnicy, dokonać od tych należności poboru składek na ubezpieczenia społeczne i na ubezpieczenie zdrowotne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. Wysokość zaliczki została ustalona na poziomie 19% należnego wynagrodzenia pomniejszonego o składki na ZUS i o koszty uzyskania przychodów.

Koszty uzyskania przychodu od umowy zlecenia zostały ustalone ryczałtowo - na poziomie 20%.

Osoby zatrudnione na podstawie umowy zlecenia mogą być uprawnione do korzystania ze świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Aby jednak osoby te mogły korzystać ze środków socjalnych, konieczne jest zawarcie zapisu w regulaminie zfśs dopuszczającego taką możliwość.

Osobami uprawnionymi do korzystania z funduszu wprost są pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści - byli pracownicy, a także ich rodziny. Nie ma przeszkód, by pracodawca w regulaminie działalności socjalnej przyznał możliwość korzystania z funduszu także innym osobom, np. zleceniobiorcom.

• Zapomogi

Zapomogi wypłacane przez zakład pracy zleceniobiorcom są zwolnione z podatku dochodowego do limitu 2280 zł rocznie niezależnie od tego, czy źródłem ich finansowania jest zfśs czy inne środki zleceniodawcy. Aby można było zastosować zwolnienie podatkowe, zapomoga powinna być przyznana w związku z: indywidualnymi zdarzeniami losowymi, klęskami żywiołowymi, długotrwałą chorobą lub śmiercią.

Nie ma przy tym znaczenia, czy zapomogi zostały wypłacone ze środków zfśs czy z innych środków.

• Dopłaty do wypoczynku

Wypłacane zleceniobiorcom dofinansowania do wypoczynku są oskładkowane i opodatkowane. Wyjątkowo nie opłaca się podatku od dofinansowania do wypoczynku dzieci osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych. Wypoczynek ten musi być zorganizowany przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych. Zwolnieniu podatkowemu podlegają też przejazdy związane z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu - dzieci i młodzieży do lat 18:

• z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych niezależnie od ich wysokości,

• z innych źródeł do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 760 zł.

• Inne świadczenia z zfśs

Pozostałe świadczenia finansowane z zfśs, jak np. świadczenia rzeczowe czy bony towarowe są oskładkowane i opodatkowane podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Zleceniodawca może wysłać zleceniobiorcę w podróż, której celem jest załatwienie pewnych spraw związanych z prowadzoną przez wysyłającego działalnością. Świadczenia przyznane zleceniobiorcom za odbywanie takich podróży powinny być określone w przepisach wewnątrzzakładowych bądź w umowie zawartej między stronami. Świadczenia przyznane zleceniobiorcy w związku z taką podróżą są zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych do wysokości zgodnej z przepisami o podróży służbowej pracownika sfery budżetowej.

Zwolnienie z podatku świadczeń przysługujących tym osobom można zastosować jedynie wtedy, gdy otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

• w celu osiągnięcia przychodów lub

• w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub

• przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub

• przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, w związku z wykonywaniem tych funkcji.

Ryczałt samochodowy przyznany zleceniobiorcy podlega w całości opodatkowaniu i oskładkowaniu. Podobnie wypłata dokonana na pokrycie tzw. jazd miejscowych - rozliczanych „kilometrówką” stanowi ich przychód podlegający podatkowi i składkom na ZUS.

Wartość świadczeń przyznanych przez zleceniodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych lub wykształcenia ogólnego zleceniobiorcy stanowi jego przychód podlegający zarówno opodatkowaniu, jak i oskładkowaniu. Nie ma znaczenia, czy nauka będzie odbywała się w formach szkolnych czy w pozaszkolnych. Zleceniobiorcy nie przysługują również z mocy prawa obligatoryjne dla pracowników podejmujących naukę w szkole na podstawie skierowania płatne zwolnienie z części dnia pracy i urlop szkoleniowy, nawet gdy takie skierowanie od zleceniodawcy uzyskają. Zgodnie jednak z zasadą swobody umów, zawarte między stronami umowy cywilnoprawnej zlecenie lub inna dodatkowa umowa może przewidywać takie, a także inne świadczenia dla przyjmujących zlecenie.

Niezależnie od tego, czy zleceniodawca opłaca wykonującemu zlecenie wynajęcia mieszkania, stancji czy zapewnia mu nocleg w miejscach przeznaczonych do zakwaterowania zbiorowego (np. hotele pracownicze), wartość tych świadczeń stanowi podstawę do naliczenia podatku i składek.