Decyzja ZUS nr 2053/2026 z dnia 28 lipca 2026 r., sygn. DI/200000/43/2053/2026
Zasady ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne za osoby wykonujące umowę o pracę w Polsce i poza granicami kraju.
Na podstawie art. 34 ust. 11 ust. 5 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2025 r. poz. 1480 z późn. zm.) w związku z art. 83d ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 199 z póżn. zm.) Zakład Ubezpieczeń Społecznych (dalej: Zakład stanowisko przedstawione we wniosku złożonym 16 lipca 2026 r. przez ……….. Sp. z o.o. (dalej: Przedsiębiorca) uznaje za prawidłowe w sprawie zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne za osoby wykonujące umowę o pracę w Polsce i poza granicami kraju.
Uzasadnienie
Wnioskiem złożonym 16 lipca 2026 r. Przedsiębiorca, prezentowany przez ……….. wystąpił do Zakładu o wydanie interpretacji Indywidualnej w trybie art. 34 ustawy Prawo przedsiębiorców.
Opis stanu faktycznego Przedsiębiorcy:
Przedsiębiorca zatrudnia 10 pracowników na podstawie umów o pracę. Pracownicy przez cały okres zatrudnienia pozostają pracownikami polskiego pracodawcy, który jest jedynym podmiotem wypłacającym im wynagrodzenie. Wszyscy pracownicy są polskimi rezydentami podatkowymi.
Pracownicy od maja 2026 r. wykonują pracę zarówno na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, jak i są oddelegowywani przez pracodawcę do wykonywania pracy na terytorium Holandii w związku z realizacją umów zawartych z zagranicznymi kontrahentami. W praktyce pracownicy wykonują pracę przez część miesiąca na terytorium Polski, a przez pozostałą część miesiąca na terytorium Holandii.
Wynagrodzenie pracowników jest uzależnione od miejsca wykonywania pracy. W przypadku wykonywania pracy wyłącznie na terytorium Polski większość pracowników otrzymuje wynagrodzenie w wysokości 6 500,00 zł brutto miesięcznie. Natomiast za pracę wykonywaną na terytorium Holandii pracownikom przysługuje wynagrodzenie w wysokości 20,06 euro za każdą godzinę pracy wykonywanej na terytorium tego państwa.
W przypadku wykonywania pracy zarówno na terytorium Polski, jak i Holandii w tym samym miesiącu kalendarzowym wynagrodzenie należne za pracę wykonywaną na terytorium Polski ustalane jest proporcjonalnie do okresu wykonywania pracy w Polsce, natomiast wynagrodzenie za pracę wykonywaną na terytorium Holandii ustalane jest według stawki godzinowej obowiązującej dla pracy wykonywanej w tym państwie. Łączny przychód pracownika za dany miesiąc stanowi sumę wynagrodzenia należnego za pracę wykonywaną na terytorium Polski oraz wynagrodzenia należnego za pracę wykonywaną na terytorium Holandii. Wynagrodzenie za pracę wykonywaną na terytorium Holandii stanowi wynagrodzenie za pracę wynikające z warunków zatrudnienia i nie ma charakteru dodatku z tytułu oddelegowania ani innego świadczenia o charakterze rekompensacyjnym.
Wszyscy pracownicy posiadają ważne zaświadczenia A1 potwierdzające podleganie polskiemu ustawodawstwu w zakresie zabezpieczenia społecznego. Przewidywany okres oddelegowania każdego z pracowników nie przekracza 24 miesięcy, a żaden z nich nie został oddelegowany w celu zastąpienia innej osoby wcześniej oddelegowanej.
Warunki zatrudnienia, w tym warunki pracy i wynagradzania pracowników wykonujących pracę na terytorium Holandii, są dostosowane do przepisów obowiązujących w państwie oddelegowania.
Pracodawca prowadzi szczegółową ewidencję czasu pracy, z której wynika miejsce wykonywania pracy przez pracownika, liczba godzin przepracowanych na terytorium Polski i Holandii oraz okresy niewykonywania pracy wraz ze wskazaniem ich przyczyny, w szczególności urlopu wypoczynkowego, urlopu bezpłatnego, niezdolności do pracy oraz dnia wolnego wynikającego z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Ewidencja ta pozwala na precyzyjne ustalenie liczby dni pobytu pracownika na terytorium Holandii.
Przedsiębiorca zadał następujące pytanie:
Czy w przedstawionym stanie faktycznym, w przypadku pracowników wykonujących pracę przez część miesiąca na terytorium Polski, a przez pozostałą część miesiąca na terytorium Holandii, posiadających zaświadczenia A1 i podlegających polskiemu ustawodawstwu w zakresie ubezpieczeń społecznych, przy ustalaniu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne znajduje zastosowanie § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe również w sytuacji wykonywania pracy za granicą jedynie przez część miesiąca?
Stanowisko Przedsiębiorcy
Zdaniem Przedsiębiorcy, w przedstawionym stanie faktycznym zastosowanie znajduje § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 316).
Przepis ten znajduje zastosowanie również w przypadku, gdy pracownik wykonuje pracę na terytorium Holandii jedynie przez część miesiąca, a przez pozostałą część miesiąca świadczy pracę na terytorium Polski, pod warunkiem że nadal podlega polskiemu ustawodawstwu w za kresie ubezpieczeń społecznych,, co potwierdza zaświadczenie A1.
W ocenie Przedsiębiorcy możliwość zastosowania § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia uzależniona jest od tego, aby łączny przychód pracownika osiągnięty w danym miesiącu z tytułu zatrudnienia, obejmujący wynagrodzenie za pracę wykonywaną na terytorium Polski oraz Holandii albo wyłącznie na terytorium Holandii, przekraczał kwotę prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia, która w 2026 r. wynosi 9 420.00 zł brutto.
W takim przypadku podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne ustala się po pomniejszeniu przychodu o równowartość diety przysługującej z tytułu pobytu za granicą, określonej dla Holandii, tj. 50 euro za każdy dzień pobytu za granicą.
Przy ustalaniu liczby dni pobytu za granicą nie uwzględnia się dni urlopu wypoczynkowego, okresów niezdolności do pracy, urlopu bezpłatnego ani innych okresów niewykonywania pracy, za które pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia.
Jeżeli natomiast miesięczny przychód pracownika nie przekracza kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia, przepis § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia nie znajduje zastosowania, a podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie podlega pomniejszeniu o równowartość diet.
Przedsiębiorca wnosi o potwierdzenie prawidłowości przedstawionego stanowiska.
Analiza stanu faktycznego w świetnie stanu prawnego:
Zagadnienia dotyczące ustalania podstawy wymiana składek na ubezpieczenia społeczne regulowane są za pośrednictwem przepisów ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r, w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2025 r. poz. 316).
Stosownie do treści art. 18 ust, 1 i 2, art. 20 ust. 1 w związku z art. 4 pkt 9 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych oraz § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, wypadkowe, chorobowe) stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy 2 dnia 25 lipca 1991 r, o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2026 r, poz. 592 z późn. zm.) z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, z wyłączeniem:
1) przychodów wymienionych w § 2 ww. rozporządzenia:
2) wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku 2 chorobą zakaźną oraj zasiłków z ubezpieczeń społecznych.
Szczegółowe uregulowania dotyczące ustalania podstawy wymiaru składek zostały zawarte w treści rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Powyższe rozporządzenie w § 2 zawiera zamknięty katalog przychodów niestanowiących podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne rentowe.
W mysi § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia w brzmieniu obowiązującym od 1 października 2016 r. podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nie stanowi część wynagrodzenia pracowników, których przychód jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie, o którym mowa w art. 19 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców, z wyłączeniem osób wymienionych w art. 18 ust. 12 ustawy - w wysokości równowartości diety przysługującej z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju, za każdy dzień pobytu, określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, z tym zastrzeżeniem,, że tak ustalony miesięczny przychód tych osób stanowiący podstawę wymiaru składek nie może być niższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia, o którym mowa w art. 19 ust. 1 ustawy.
Przez przychód ubezpieczonego, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia należy rozumieć przychód ustalony zgodnie z treścią przywołanych przepisów art. 18 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Tym samym należy brać pod uwagę wszystkie składniki wynagrodzenia (będące przychodem pracownika) stanowiące podstawę wymiaru składek, wypłacane lub postawione do dyspozycji ubezpieczonego od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca bez względu na miejsce wykonywania pracy w Polsce, czy w Holandii w ramach delegowania.
W przypadku uzyskania przez pracownika przychodu, który nie przekracza przeciętnego wynagrodzenia, niezależnie od powodu tego stanu rzeczy (czy praca za granicą była wykonywana przez cały czy też przez część miesiąca), przepisu § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia nie stosuje się. Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne ustala się na zasadach ogólnych wynikających z art. 18 ust. 1, 2, 3 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych powołanego powyżej, z zastosowaniem pozostałych wyłączeń określonych w § 2 ust. 1 rozporządzenia z dnia 18 grudnia 1998 r w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Z treści wniosku o wydanie indywidualnej interpretacji wynika, że Przedsiębiorca, zatrudnia pracowników wykonujących pracę przez część miesiąca na terytorium Polski, a przez pozostałą część miesiąca na terytorium Holandii lub przez cały miesiąc poza granicami kraju. Zatrudnieni pracownicy posiadają zaświadczenia A1 i podlegają polskiemu ustawodawstwu w zakresie ubezpieczeń społecznych. Przedsiębiorca uważa, że może zastosować § 2 ust, 1 pkt 16 rozporządzenia jeśli łączny przychód pracownika osiągnięty w danym miesiącu z tytułu zatrudnienia, obejmujący wynagrodzenie za pracę wykonywaną na terytorium Polski oraz Holandii albo wyłącznie na terytorium Holandii, przekraczał kwotę prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia. W takim przypadku podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne ustala po pomniejszeniu przychodu o równowartość diety przysługującej z tytułu pobytu za granicą. Przy ustalaniu liczby dni pobytu za granicą nie uwzględnia dni urlopu wypoczynkowego, okresów niezdolności do pracy, urlopu bezpłatnego ani innych okresów niewykonywania pracy, za które pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. Jeżeli natomiast miesięczny przychód pracownika nie przekracza kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia, przepis § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia nie znajduje zastosowania, a podstawa wymiaru składek, na ubezpieczenia społeczne nie podlega pomniejszeniu o równowartość diet.
W opisanej sytuacji Przedsiębiorca będzie miał prawo do skorzystania z § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia w zakresie wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne część wynagrodzenia pracowników, których przychód jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie, zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców, w wysokości równowartości diety przysługującej z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju, za każdy dzień pobytu, określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, z tym zastrzeżeniem, że tak ustalony miesięczny przychów tych osób stanowiący podstawę wymiaru składek nie może być niższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia.
Cytowany przepis - § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia, ma zastosowanie wyłącznie w sytuacji, gdy przychód pracownika za dany miesiąc jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie za pracę możliwość obniżania podstawy wymiaru składek o równowartość diet dotyczy zatem tylko tych osób, które uzyskują przychód wyższy niż przeciętne wynagrodzenie. Należy w tym miejscu zaznaczyć, że w sytuacji gdy odliczenie od zarobków równowartości diet spowoduje obniżenie podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracownika poniżej tego poziomu, przychód do oskładkowania będzie można obniżyć jedynie do wysokości przeciętnej płacy tj. kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy.
Stanowiska Zakładu:
Mając na uwadze przedstawiony we wniosku złożonym 16 lipca 2026 r. przez Przedsiębiorcę opis stanu faktycznego oraz obowiązujące przepisy Zakład uznaje stanowisko Przedsiębiorcy za prawidłowe w sprawie zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne za osoby wykonujące umowę o pracę w Polsce i poza granicami kraju.
POUCZENIE
Decyzja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Przedsiębiorcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu jego zaistnienia.
Wydana decyzja wiąże Zakład wyłącznie w sprawie Przedsiębiorcy, na którego wniosek została wydana. Stosownie do art. 35 ust. 1 i ust. 2 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców niniejsza decyzja nie jest wiążąca dla przedsiębiorcy, natomiast jest wiążąca dla Zakładu, do czasu jej zmiany lub uchylenia.
Od niniejszej decyzji przysługuje, zgodnie z art. 83 ust. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych w związku z art. 34 ust. 5 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców, odwołanie do Sądu Okręgowego w ……….. .
Odwołanie wnosi się na piśmie za pośrednictwem jednostki organizacyjnej ZUS, która wydała decyzję lub do protokołu sporządzonego przez tę Jednostkę, w terminie miesiąca od dnia doręczenia decyzji.
Źródło:
Biuletyn Informacji Publicznej ZUS,
Już dziś zamów dostęp
do IFK Platforma Księgowych i Kadrowych
- Codzienne aktualności prawne
- Porady i artykuły z najpopularniejszych czasopism INFOR wraz z bieżącymi wydaniami
- Bogatą bibliotekę materiałów wideo
- Merytoryczne dodatki, ściągi, plakaty
