Zwolnienie z opodatkowania i oskładkowania rzeczywistych kosztów noclegu w podróży służbowej po uzyskaniu zgody pracodawcy - Interpretacja indywidualna z dnia 3 kwietnia 2025 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0115-KDIT2.4011.134.2025.1.ENB

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowna Pani,

stwierdzam, że Pani stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

28 lutego 2025 r. wpłynął Pani wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie zastosowania art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

W (...) 2024 r. została podjęta decyzja o wyjeździe służbowym na badania naukowe do (...) w USA. W związku z powyższym, zgodnie z procedurą obowiązującą na Uniwersytecie (...), złożony został wniosek wyjazdowy dnia (...) 2024 r., który następnie został zaakceptowany przez przełożonego, dysponenta środków oraz Panią (...) i wystawiono polecenie wyjazdu służbowego. Podczas rozeznania kosztów wyjazdu, a w szczególności kosztów noclegu, okazało się, że koszt noclegu w hotelu w (...) (USA) przekracza limit przewidziany w rozporządzeniu Ministra Rodziny i Polityki Społecznej (Dz. U. 2023 poz. 2190). Dnia (...) 2024 r. złożone zostało pismo do Prorektora ds. Finansów, zgodnie z § 16 pkt 3 rozporządzenia, z prośbą o wyrażenie zgody na rozliczenie rzeczywistych kosztów za nocleg, wyższych niż przewidziany rozporządzeniem limit. W przedstawionej w podaniu analizie możliwych lokalizacji hoteli, biorąc pod uwagę konieczność uczestniczenia w badaniach naukowych, w laboratorium, w nienormowanym trybie pracy, bez konieczności wynajęcia samochodu osobowego a korzystając jedynie z transportu publicznego, średni koszt noclegu przewyższał ustalony w rozporządzeniu limit o ok. 134 USD/dobę. Przychylono się pozytywnie do wniosku a tym samym wyrażono zgodę na rozliczenie rzeczywistych kosztów noclegu. Wyjazd odbył się w terminie (...) – (...) 2024 r., zgodnie z poleceniem wyjazdu służbowego nr (...).