Interpretacja indywidualna z dnia 4 listopada 2022 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP1-3.4012.478.2022.2.KF

Przechowywanie faktur w formie elektronicznej i prawo do odliczenia w związku z tym sposobem przechowywania.

Interpretacja indywidualna  

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

3 października 2022 r. wpłynął Państwa wniosek z 29 września 2022 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy przechowywania faktur i dokumentów z nimi zrównanych w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku VAT z nich wynikającego.

Uzupełnili go Państwo - w odpowiedzi na wezwanie - pismem z 26 października 2022 r. (wpływ 26 października 2022 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Są Państwo spółką z ograniczoną odpowiedzialnością spółką komandytową z siedzibą w Polsce, podlegającą opodatkowaniu w Polsce od całości swoich dochodów, niezależnie od miejsca ich osiągania. Są Państwo czynnym podatnikiem podatku VAT.

Podstawowym przedmiotem Państwa działalności jest produkcja i sprzedaż eleganckiej odzieży męskiej. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej nabywają Państwo znaczne ilości towarów i usług, których zakup jest udokumentowany fakturami (zakupione towary i usługi służą wyłącznie czynnościom opodatkowanym i nie dotyczą wydatków wymienionych w art. 88 ustawy o VAT). Otrzymują Państwo faktury zarówno w formie papierowej jak i w formie elektronicznej. Faktury papierowe są przez Państwa przechowywane w takiej formie w jakiej zostały otrzymane, tj. w formie papierowej oraz są dodatkowo skanowane i zapisywane w formacie PDF. W konsekwencji przechowują Państwo dokumenty księgowe w dwóch formach, tj. elektronicznej oraz papierowej. Tym samym prowadzą Państwo podwójną archiwizację tych samych dokumentów.

Mając na uwadze dużą skalę prowadzonej przez Państwo działalności gospodarczej oraz dużą ilość dostarczanych przez pracowników dokumentów księgowych, manualny sposób weryfikowania poprawności dokumentów papierowych i ich archiwizowanie wiąże się z wysokimi kosztami administracyjnymi dla Państwa. Poza tym, posługiwanie się dokumentami w formie papierowej do rozliczania wydatków rodzi wiele problemów natury praktycznej, m.in. przekazywanie dokumentów z opóźnieniem. W związku z tym, zamierzają Państwo wprowadzić zmiany w systemie przechowywania faktur, co pozwoli Państwu na ograniczenie kosztów w tym zakresie.