Jak długo pracodawcy powinni przetwarzać dane osobowe zgromadzone na potrzeby zfśs

W naszej jednostce prowadzimy zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (zfśs). Jak długo należy przetwarzać dane osobowe zgromadzone w dokumentacji w związku z funkcjonowaniem zfśs? Po jakim czasie usunąć dane osobowe zawarte w dokumentach stanowiących narodowy zasób archiwalny, aby działanie to było zgodne z przepisami o ochronie danych osobowych?

Pracodawca powinien sprawdzić przynajmniej raz w roku kalendarzowym, czy w dalszym ciągu ma prawo przetwarzać dane osobowe, które zgromadził w dokumentacji dotyczącej zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Jeśli podczas takiego przeglądu stwierdzi, że pozyskane dane są już niepotrzebne, powinien je niezwłocznie usunąć. Dotyczy to pracodawców sektora publicznego i prywatnego. Jeżeli dokumentacji z działania funduszu została przypisana kategoria archiwizacyjna z jednolitego rzeczowego wykazu akt, to dokumenty niezbędne do realizacji celów, dla których jest prowadzony fundusz, będą musiały być przechowywane przez określony w tej kategorii czas.