Czy sfinansowanie zleceniobiorcom zakwaterowania i wyżywienia stanowi dla nich przychód podlegający oskładkowaniu i opodatkowaniu

PROBLEM

Zatrudniamy 40 osób na podstawie umowy zlecenia. Zobowiązaliśmy się do pokrywania kosztów mieszkania i wyżywienia w miejscu wykonywania przez nich umówionych prac. Czy tego typu świadczenia powinny być opodatkowane i oskładkowane?

RADA

• postanowienia zawartych umów zlecenia przewidują zwrot tych należności na zasadach przewidzianych w przepisach dotyczących podróży służbowych pracowników sfery budżetowej,
• omawiane koszty będą pokrywane do wysokości limitów wskazanych w przepisach dotyczących podróży służbowych pracowników sfery budżetowej.

UZASADNIENIE

Obowiązujące przepisy nie definiują podróży służbowej osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych (np. umowy zlecenia). Nierzadko zdarza się jednak, że wykonywanie umowy o charakterze cywilnym wymaga wyjazdu zatrudnionego do innego miasta czy państwa. W takich okolicznościach strony umowy mogą przewidzieć postanowienia, na podstawie których zleceniodawca będzie finansował z własnych środków określone koszty związane z podróżą. Za „podróż służbową” zleceniobiorcy można zatem uznać świadczenie umówionych prac poza miejscowością, w której znajduje się siedziba zleceniodawcy bądź stałe miejsce wykonywania zleconych zleceniobiorcy zadań.

Świadczenia w postaci opłacania zakwaterowania i wyżywienia zleceniobiorcom zalicza się do przychodów z działalności wykonywanej osobiście. Istnieją jednak przepisy, które zezwalają na zwolnienie ich z opodatkowania i oskładkowania.

Wolne od podatku są diety i inne należności za czas:

• podróży służbowej pracownika,
• podróży osoby niebędącej pracownikiem

- do wysokości określonej w rozporządzeniu z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o pdof). W przywołanej regulacji w odniesieniu do osób nieposiadających statusu pracownika ustawodawca nie użył sformułowania „podróż służbowa”, lecz jedynie „podróż”. Dzięki temu płatnicy nie powinni mieć wątpliwości, że ww. przepis można stosować także m.in. do zleceniobiorców.

Jeśli chodzi o należności na rzecz ZUS, trzeba podkreślić, że przy ustalaniu podstawy wymiaru składek zleceniobiorców stosuje się odpowiednio zasady wyłączeń składkowych obowiązujące w odniesieniu do pracowników. A zatem nie należy naliczać składek od diet i innych należności z tytułu podróży zleceniobiorcy - do wysokości limitów ustanowionych dla delegacji odbywanych przez pracowników sfery budżetowej (§ 2 ust. 1 pkt 15 w związku z § 5 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia składkowego).

Wypłacanie zatrudnionym osobom należności za podróże w kwotach przewyższających wspomniane limity wiąże się z koniecznością opodatkowania i oskładkowania nadwyżek.

PRZYKŁAD

Sebastian D. zawarł umowę zlecenia (będącą jedynym źródłem jego utrzymania), w której treści wskazano, że przy realizacji umówionych prac będzie odbywał podróże do innej miejscowości niż ta, w której znajduje się siedziba zleceniodawcy. Z tego tytułu będzie miał pokrywane koszty wyżywienia i zakwaterowania, na zasadach przewidzianych w rozporządzeniu z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. W czerwcu 2017 r. przebywał w takiej podróży 5 pełnych dób i w związku z tym otrzymał 150 zł na wyżywienie oraz 2750 zł na noclegi (potwierdzone fakturą z hotelu). W przedstawionej sytuacji obie wymienione kwoty w całości są zwolnione z podatku i składek ZUS.

Gdyby w umowie Sebastiana D. nie było zapisów mówiących o wyjazdach przy realizacji wyznaczonych mu zadań i zobowiązania zleceniodawcy do finansowania związanych z nimi kosztów zgodnie z ww. rozporządzeniem, wówczas w analizowanym przypadku należność w wysokości 2900 zł (150 zł + 2750 zł) powinna zostać opodatkowana i oskładkowana.

Należy przypomnieć, że:

• dieta za dobę podróży krajowej wynosi 30 zł, lecz ulega pomniejszeniu w razie otrzymania bezpłatnego wyżywienia, np. zakwaterowania w hotelu ze śniadaniem (otrzymane wówczas śniadanie/kolacja stanowi 25% diety, a obiad 50% diety),
• za nocleg podczas podróży krajowej zatrudnionemu przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej fakturą (rachunkiem), jednak nie wyższej za jedną dobę niż 20-krotność stawki diety (czyli kwoty 600 zł). W uzasadnionych przypadkach pracodawca może pokrywać koszty noclegu w wysokości przekraczającej ww. limit.

Wysokość diety z tytułu podróży na terenie kraju

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 13 pkt 8, art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 2032; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 1089

• art. 18 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 963; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 777

• § 2 ust. 1 pkt 15, § 5 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - j.t. Dz.U. z 2015 r. poz. 2236; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 314

• § 7-8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej - Dz.U. z 2013 r. poz. 167

Mariusz Pigulski

ekspert ds. prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, autor licznych opracowań i publikacji z dziedziny kadrowo-płacowej

Treści dostępne dla abonentów IFK Platformy Księgowych i Kadrowych

Już dziś zamów dostęp
do IFK Platforma Księgowych i Kadrowych

• Codzienne aktualności prawne
• Porady i artykuły z najpopularniejszych czasopism INFOR wraz z bieżącymi wydaniami
• Bogatą bibliotekę materiałów wideo
• Merytoryczne dodatki, ściągi, plakaty

Zamów teraz Masz już konto? Zaloguj się