Podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracowników – odpowiedzi na pytania z praktyki
Pracodawca, który dofinansował pracownikowi dokształcanie zawodowe, może zobowiązać go do jego odpracowania przez maksymalnie 3 lata od zakończenia nauki. W tym celu trzeba podpisać z pracownikiem pisemną umowę szkoleniową.
Dofinansowanie nauki pracownikom przez pracodawców stwarza liczne problemy w praktyce. Poniżej odpowiadamy na pytania Czytelników w tym zakresie.
(?) Co roku we wrześniu spółka opracowuje plany szkoleniowe wobec załogi, prosząc jej członków o przedstawienie ewentualnych wniosków czy preferencji. Jeden z naszych obiecujących pracowników, zatrudniony na stanowisku inspektora kontroli wewnętrznej, zgłosił wniosek o dofinansowanie kursu dla kandydatów na członków rad nadzorczych w kwocie 8000 zł. Dzięki temu będzie mógł później przystąpić do egzaminu państwowego na członka rady nadzorczej w spółkach Skarbu Państwa. Chcemy mu pomóc, nie tylko uwzględniając wniosek, ale również refundując koszty dojazdu i noclegu na zajęcia odbywające się w miejscowości oddalonej o około 90 km od miejsca jego zamieszkania. Czy musimy zawrzeć w tym celu z pracownikiem osobną umowę, czy też wystarczy postanowienie w umowie o pracę? Jeśli konieczna jest odrębna umowa, to w jakiej formie ją sporządzić i co powinna zawierać?
Jeśli nie zamierzają Państwo zobowiązywać pracownika do odpracowania poniesionych kosztów kursu, w ogóle nie trzeba zawierać z nim umowy w tej sprawie albo wystarczy zawarcie umowy o podnoszenie kwalifikacji zawodowych z inicjatywy bądź za zgodą pracodawcy w postaci elektronicznej (np. e-mailem z wykorzystaniem podpisu zaufanego) lub dokumentowej. Natomiast gdy pracodawca zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania u niego w zatrudnieniu w zamian za dofinansowanie kursu, konieczne jest już zawarcie z nim odrębnej umowy na piśmie.
Bez wątpienia mamy w tym przypadku do czynienia z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych za zgodą pracodawcy. W zakresie nieuregulowanym w przepisach szczególnych kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na konkretnym stanowisku zakład pracy określa w przepisach wewnątrzzakładowych (układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania). Przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych rozumiemy zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą (art. 103 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, dalej: k.p.). Należy też wziąć pod uwagę, że zgodnie z wyrokiem Sądu Rejonowego w Toruniu z 12 marca 2025 r. (sygn. akt IV P 610/24):
