Dla zasadności decyzji administracyjnej dotyczącej zwrotu nienależnie pobranych środków konieczne jest posiadanie kompletnego materiału dowodowego potwierdzającego ostateczność i doręczenie decyzji zmieniającej zgłoszenie celne. Brak takiego materiału może skutkować uchybieniem postępowania sądowego i koniecznością ponownego rozpoznania sprawy.

Płatności nienależnie dokonane w wyniku pomyłki organu, której nie można było wykryć w zwykłych okolicznościach przez beneficjenta, mogą być zwolnione z obowiązku zwrotu zgodnie z rozporządzeniem 809/2014.

W postępowaniu administracyjnym dotyczącym wsparcia bezpośredniego nałożony na beneficjenta obowiązek wykrycia błędu przez stronę jest kluczowy dla ustalenia odpowiedzialności administracyjnej, a brak możliwości rozpoznania takiego błędu w zwykłych okolicznościach wyklucza nałożenie kar administracyjnych, jeżeli błąd wynika z działania organu.

Przedawnienie dochodzenia należności z tytułu nienależnie pobranych refundacji wywozowych może nie nastąpić, jeśli skutecznie przerwano bieg terminu przedawnienia poprzez akty organu władzy, które spełniały wymogi proceduralne, a kompletność materiału dowodowego jest kluczowa dla zweryfikowania prawidłowości wydanych decyzji administracyjnych.

Jeżeli płatność została dokonana na skutek pomyłki organu administracyjnego, a błąd nie mógł zostać wykryty przez beneficjenta przy dołożeniu należytej staranności, to beneficjent nie jest zobowiązany do zwrotu nienależnie pobranych płatności, zgodnie z art. 7 ust. 3 rozporządzenia Komisji (UE) nr 809/2014.