Dla zasadności decyzji administracyjnej dotyczącej zwrotu nienależnie pobranych środków konieczne jest posiadanie kompletnego materiału dowodowego potwierdzającego ostateczność i doręczenie decyzji zmieniającej zgłoszenie celne. Brak takiego materiału może skutkować uchybieniem postępowania sądowego i koniecznością ponownego rozpoznania sprawy.

Płatności nienależnie dokonane w wyniku pomyłki organu, której nie można było wykryć w zwykłych okolicznościach przez beneficjenta, mogą być zwolnione z obowiązku zwrotu zgodnie z rozporządzeniem 809/2014.

Przedawnienie dochodzenia nienależnie pobranych środków z refundacji wywozowej nie może zostać skutecznie przerwane bez precyzyjnego wykazania aktami administracyjnymi, które konkretne czynności organu przerwały bieg przedawnienia. Kompletny i uporządkowany materiał dowodowy jest niezbędny do prawidłowej oceny legalności decyzji administracyjnej.