Jak rozliczyć paczki przekazane dzieciom pracowników z okazji Dnia Dziecka

Wartość przyznanych dzieciom pracowników paczek i wejściówek do kina będzie w całości zwolniona ze składek oraz podatku do limitu 380 zł (jest to limit obejmujący wszystkie świadczenia uzyskane przez pracownika w ciągu roku i sfinansowane z ZFŚS). Jeżeli w przypadku niektórych pracowników limit ten zostanie przekroczony, to będą Państwo musieli pobrać od kwoty ponad limit podatek dochodowy. Szczegóły - w uzasadnieniu.

Zasady i warunki korzystania ze świadczeń finansowanych z ZFŚS z uwzględnieniem kryteriów przyznawania oraz podział środków ZFŚS na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej pracodawca powinien sprecyzować w regulaminie ZFŚS (art. 8 ust. 2 ustawy o ZFŚS).

Przyznając ulgowe lub bezpłatne świadczenia ze środków ZFŚS, pracodawca ma obowiązek stosować kryteria socjalne, czyli kierować się sytuacją materialną, rodzinną i życiową uprawnionych osób (art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS). Tymi kryteriami kierowali się Państwo, przyznając dzieciom pracowników paczki ze słodyczami. W związku z tym spełniony został warunek do skorzystania ze zwolnienia podatkowego (interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 21 czerwca 2011 r., nr ITPB2/415-504/11/BM).

Pracodawca może przeznaczyć część środków na inne cele mieszczące się w ramach działalności socjalnej, ustalając inne niż socjalne kryterium przyznawania tych świadczeń. Jak bowiem wskazał Sąd Najwyższy w wyroku z 28 października 2008 r. (sygn. akt II PK 74/08), konieczność uwzględniania sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej dotyczy wyłącznie przyznawania ulgowych świadczeń i usług. Gdy zaś chodzi o inną działalność o charakterze socjalnym, np. usługi świadczone na rzecz różnych form krajowego wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej czy sportowo-rekreacyjnej, to pracodawca ma prawo w przepisach wewnętrznych ustalić inne kryteria przyznawania do nich prawa, w tym przyznać je wszystkim uprawnionym w jednakowej wysokości. Ponieważ zawarli Państwo odpowiednie regulacje w obowiązującym w Państwa firmie regulaminie i przyznane świadczenia są związane z działalnością socjalną, możliwe było przyznanie biletów do kina o takiej samej wartości bez uwzględniania sytuacji materialnej pracowników.

Paczki oraz bilety przyznane dzieciom pracowników są przychodem ze stosunku pracy ich rodziców (interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 13 września 2010 r., nr IBPBII/1/415-590/10/HK, i z 3 grudnia 2008 r., nr IBPB2/415-1525/08/MK). Zatem ani fakt, że są to paczki i bilety opłacone ze środków funduszu socjalnego, ani to, że ich adresatem są dzieci pracowników, nie ma znaczenia. Ważne jest tylko to, że paczki te zatrudnieni otrzymali w związku z łączącym ich z pracodawcą stosunkiem pracy. Przychód w postaci świadczeń sfinansowanych ze środków ZFŚS jest zwolniony z opodatkowania, gdy ich wysokość nie przekracza w roku podatkowym kwoty 380 zł.

Jeżeli chodzi o składki na ubezpieczenia społeczne, to świadczenia sfinansowane ze środków ZFŚS są zwolnione z tych składek w pełnej wysokości (§ 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia składkowego). W konsekwencji nie trzeba od ich wartości naliczać również składki na ubezpieczenie zdrowotne. Zatem wartość paczek i biletów przyznanych dzieciom Państwa pracowników jest zwolniona w pełnej wysokości ze składek, a z opodatkowania - do wykorzystania limitu rocznego w wysokości 380 zł. Limit ten obejmuje wartość rzeczowych i pieniężnych świadczeń, które pracownik otrzymał w całym roku kalendarzowym. W przypadku pracowników, którzy przekroczyli ten limit, ponieważ otrzymali już świadczenia z ZFŚS w 2012 r. albo mają więcej niż dwoje dzieci, którym przyznano po paczce, od nadwyżki muszą Państwo pobrać zaliczkę na podatek. Z pytania wynika, że wartość paczek waha się od 100 do 135 zł, a wartość biletów wynosi 28 zł. Przy trojgu dzieciach może już więc dojść do przekroczenia kwoty limitu rocznego, i to tylko biorąc pod uwagę świadczenia sfinansowane z ZFŚS wymienione w pytaniu.

Pracownica otrzymała w czerwcu br. dla dwójki swoich dzieci paczki z okazji Dnia Dziecka o wartości 135 zł każda oraz wejściówki do kina - 28 zł każda. Prezenty te zostały sfinansowane ze środków ZFŚS. Łączna wartość przyznanych świadczeń wyniosła 326 zł. W maju pracownica otrzymała już dofinansowanie do wypoczynku w wysokości 300 zł. W tej sytuacji wartość przyznanych na Dzień Dziecka świadczeń jest w całości zwolniona ze składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Natomiast opodatkowaniu podlega świadczenie w wysokości przekraczającej limit 380 zł: 300 zł + (135 zł x 2) + (28 zł x 2) = 626 zł; 626 zł - 380 zł = 246 zł do opodatkowania.

Zakładamy, że pracownicy przysługują zwykłe koszty uzyskania przychodu (111,25 zł) i złożyła PIT-2. Rozliczenie otrzymanych świadczeń powinno więc wyglądać następująco:

* Podstawa opodatkowania została obliczona w następujący sposób:

3500 zł + 246 zł (kwota świadczeń na Dzień Dziecka powyżej limitu) - 111,25 zł (KUP) - 479,85 zł (składki ZUS) = 3154,90; 3155 zł (po zaokrągleniu do pełnych złotych).

● art. 2 pkt 1, pkt 5, art. 8 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - Dz.U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 291, poz. 1707

● art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - Dz.U. z 2012 r. Nr 361; ost.zm. Dz.U. z 2012 r., poz. 362

● art. 18 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 9 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 291, poz. 1706

● § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - Dz.U. Nr 161, poz. 1106; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 31, poz. 167

Magdalena Wypijewska

specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych