Przewodnik po zmianach w prawie pracy i ZUS 2026

W 2026 r. wejdzie w życie wiele zmian istotnych dla pracodawców. Najbardziej kluczowe z nich obejmują wliczanie okresów prowadzenia działalności gospodarczej i umów cywilnoprawnych do stażu pracy, co wpłynie na wymiar urlopu wypoczynkowego oraz inne uprawnienia pracownicze. Ponadto zostaną uelastycznione formy składania wniosków kadrowych. Wzrośnie także płaca minimalna. Ważnym elementem jest również reforma systemów kontroli płatników składek przez ZUS oraz wprowadzenie korzystniejszych zasad rozliczania preferencyjnych składek w ramach Małego ZUS Plus. Zmianie uległy też zasady funkcjonowania układów zbiorowych pracy oraz procedury wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Poniżej przedstawiamy szczegółowe omówienie najważniejszych zmian kadrowo-płacowych, które weszły w życie w grudniu 2025 r. i wchodzą w życie w 2026 r.

Tabela. Przegląd zmian w zakresie prawa pracy – zestawienie

I. PRAWO PRACY

Zmiany od 13 grudnia 2025 r. – omówienie

(+) 1. Modyfikacja zasad zawierania i ewidencjonowania układów zbiorowych pracy

PRZED ZMIANĄ

Dotychczas zagadnienia dotyczące rokowań oraz zawierania układów zbiorowych pracy były uregulowane w dziale jedenastym ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (dalej: k.p.). Dodatkowym uzupełnieniem tych przepisów było rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 4 kwietnia 2001 r. w sprawie trybu postępowania w sprawie rejestracji układów zbiorowych pracy, prowadzenia rejestru układów i akt rejestrowych oraz wzorów klauzul rejestracyjnych i kart rejestrowych.

Układ zbiorowy pracy stawał się źródłem prawa dopiero po dokonaniu wpisu do odpowiedniego rejestru, przy czym procedura ta była oceniana jako skomplikowana i zniechęcająca partnerów społecznych do jego zawierania. Rejestracji układów ponadzakładowych dokonywał minister właściwy do spraw pracy, natomiast układy zakładowe podlegały ewidencji prowadzonej przez właściwego okręgowego inspektora pracy.

W poprzednim stanie prawnym pojęcie pracodawcy na potrzeby tworzenia układów było ściśle powiązane z definicją kodeksową, co utrudniało obejmowanie układami osób świadczących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy. Ponadto przepisy układowe w k.p. nie były w pełni adekwatne do ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (dalej: ustawa o związkach zawodowych).

Administratorami treści układów były wyłącznie ich strony, a osoby postronne mogły zapoznać się z dokumentami jedynie w siedzibie organu rejestrowego, bez możliwości ich kopiowania. Taki stan rzeczy ograniczał transparentność warunków zatrudnienia w poszczególnych branżach i utrudniał promowanie rokowań zbiorowych.

Dopuszczalność zawierania układów na czas nieokreślony bez mechanizmów wymuszających ich okresową aktualizację doprowadziła do sytuacji, w której wiele dokumentów pozostawało niezmienionych przez wiele lat. Powodowało to systematyczny spadek zasięgu rokowań zbiorowych, gdyż stare regulacje nie były adekwatne do intensywnie zmieniającej się rzeczywistości rynkowej.

PO ZMIANIE

Ustawa z 5 listopada 2025 r. o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych (dalej: ustawa o u.z.p.) dokonuje istotnego zwrotu w systemie rokowań zbiorowych, zastępując dotychczasowy dział jedenasty k.p. autonomiczną i kompleksową regulacją. Omawiana reforma ma na celu nie tylko uproszczenie procedur, ale przede wszystkim wzmocnienie roli układów zbiorowych jako narzędzia kształtowania warunków pracy, co stanowi pełną implementację dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2022/2041 w sprawie adekwatnych wynagrodzeń minimalnych w Unii Europejskiej.

Kluczową zmianą jest nadanie regulacjom dotyczącym układów zbiorowych charakteru odrębnego aktu prawnego, co pozwala na odejście od sztywnej, kodeksowej definicji pracodawcy i pracownika na rzecz szerszych pojęć, znanych z ustawy o związkach zawodowych. W przeciwieństwie do poprzednich przepisów, które koncentrowały się na pracownikach etatowych, nowa ustawa o u.z.p. umożliwia obejmowanie układami zbiorowymi szerokich grup osób wykonujących pracę zarobkową na innych podstawach niż stosunek pracy, w tym zleceniobiorców i osoby samozatrudnione.

W nowej ustawie o u.z.p. partnerzy społeczni mogą sami decydować w ramach prowadzonych rokowań o zakresie spraw uregulowanych układem. W regulacji tej bowiem utworzono katalog spraw, które mogą być regulowane w układzie zbiorowym pracy.

Ponadto zrezygnowano z dotychczasowej, sformalizowanej procedury rejestracji układów przez okręgowych inspektorów pracy lub ministra na rzecz elektronicznego zgłaszania danych do centralnej bazy teleinformatycznej (Krajowej Ewidencji Układów Zbiorowych Pracy, dalej: KEUZP). Do czasu uruchomienia KEUZP (co ma nastąpić w ciągu 2 lat od wejścia w życie omawianej nowelizacji) zgłoszenia są przekazywane drogą elektroniczną do ministra właściwego do spraw pracy, wraz z cyfrowym odwzorowaniem dokumentów oraz podpisem kwalifikowanym lub zaufanym. Zgłaszanie informacji dotyczy jedynie nowych zdarzeń, które nastąpiły po wejściu w życie ustawy – np. zawarcie nowego układu zbiorowego pracy lub protokołu dodatkowego do obowiązującego wcześniej układu.

Nowe przepisy wprowadzają rygorystyczną zasadę, że układ zbiorowy nie wywołuje skutków prawnych przed jego zgłoszeniem do KEUZP, co eliminuje ryzyko stosowania „tajnych” lub wstecznych porozumień, chyba że są one korzystniejsze dla osób objętych układem.

Najbardziej istotną zmianą jest rezygnacja z badania zgodności układu z prawem przez organ rejestrowy przed jego wpisaniem do ewidencji. Obowiązek ten zostaje przeniesiony na sądy pracy w trybie postępowania nieprocesowego.

Ponadto pracodawca jest obecnie ustawowo zobowiązany do przekazania związkom zawodowym prowadzącym rokowania nad układem zbiorowym istotnych danych o sytuacji ekonomicznej i planach restrukturyzacyjnych firmy w terminie 14 dni od otrzymania wniosku, co ma zapobiegać obstrukcji rokowań.

Wprowadzono też surowe sankcje, w tym karę grzywny lub ograniczenia wolności, za odmowę podjęcia rokowań bez uzasadnionej przyczyny, zatajanie informacji istotnych dla negocjacji oraz naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa.

Nowa ustawa o u.z.p. dopuszcza także możliwość zawierania układów zarówno na czas określony, jak i na czas nieokreślony.

KOMENTARZ

Zmiany w układach i porozumieniach zbiorowych pracy należy uznać za korzystne dla pracodawców i pracowników. Przeniesienie regulacji dotyczącej układów zbiorowych pracy z przepisów k.p. do autonomicznego aktu prawnego jest oceniane jako ważna zmiana, która ma na celu ożywienie dialogu społecznego w Polsce oraz dostosowanie krajowych przepisów do standardów unijnych. Dotychczasowy system był zbyt sformalizowany, a procedura rejestracyjna pełniła rolę bariery zniechęcającej partnerów społecznych do podejmowania rokowań. Nowa ustawa wprowadza mechanizmy, które mają zwiększyć zasięg rokowań zbiorowych.

Zmiany od 1 stycznia 2026 r. – omówienie

(+/– ) 2. Nowe okresy zaliczane do stażu pracy

PRZED ZMIANĄ

W dotychczasowym stanie prawnym zasady zaliczania stażu pracy do uprawnień pracowniczych nie były jednolite i charakteryzowały się znacznym rozproszeniem regulacyjnym. Ponadto faworyzowały one stosunek pracy jako podstawową formę nabywania stażu, co w realiach współczesnego rynku pracy prowadziło do nieuzasadnionego różnicowania sytuacji osób wykonujących pracę na innych podstawach prawnych.

Przed nowelizacją przepisów w polskim systemie prawnym nie funkcjonowała powszechnie obowiązująca definicja stażu pracy, która obejmowałaby wszystkie formy aktywności zarobkowej. Przepisy uzależniały nabycie konkretnych praw od tzw. zakładowego stażu pracy (okresu pracy u danego pracodawcy) lub ogólnego stażu pracy (sumy okresów zatrudnienia u wszystkich pracodawców), przy czym oba te pojęcia odnosiły się niemal wyłącznie do pracy świadczonej w ramach stosunku pracy.

Co do zasady do stażu pracy, od którego zależały uprawnienia takie jak wymiar urlopu wypoczynkowego, wliczane były jedynie okresy pracy na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę, a także określone ustawowo okresy nauki. Pozostałe formy aktywności, takie jak umowy zlecenia czy praca agencyjna, były pomijane, chyba że przepisy szczególne dla danej grupy zawodowej stanowiły inaczej. Do ogólnego stażu pracy zaliczane były też inne okresy aktywności, wyraźnie wskazane przez ustawodawcę jako równorzędne z zatrudnieniem. Katalog ten obejmował m.in.:

• służbę w Policji, Straży Granicznej czy Państwowej Straży Pożarnej,
• odbywanie czynnej służby wojskowej oraz służby zastępczej,
• pobieranie zasiłku dla bezrobotnych,
• okresy pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym.

PO ZMIANIE

Od 1 stycznia 2026 r. weszły w życie ważne zmiany w k.p., które rewolucjonizują sposób ustalania stażu pracy poprzez wliczanie do niego okresów aktywności zawodowej innej niż stosunek pracy. Nowelizacja ta ma na celu wyrównanie szans osób, które przed nawiązaniem stosunku pracy prowadziły działalność gospodarczą lub pracowały na podstawie umów cywilnoprawnych, co dotychczas było pomijane przy ustalaniu uprawnień pracowniczych.

Zgodnie z nowymi przepisami do ogólnego okresu zatrudnienia wliczane będą okresy prowadzenia pozarolniczej działalności oraz okresy pozostawania osobą współpracującą, o ile opłacone zostały za nie składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe.

Do stażu pracy zaliczone zostaną też okresy wykonywania pracy na podstawie umowy zlecenia, umowy o świadczenie usług, umowy agencyjnej oraz okresy członkostwa w rolniczych spółdzielniach, w których osoba podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.

Nowelizacja przewiduje wliczanie do stażu pracy także tych okresów, w których osoba fizyczna nie podlegała ubezpieczeniom na podstawie odrębnych przepisów, co obejmuje m.in. czas korzystania z ulgi na start oraz okresy zawieszenia działalności gospodarczej w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem.

Jeżeli praca na podstawie umów cywilnoprawnych lub działalność gospodarcza była wykonywana na rzecz obecnego pracodawcy, okresy te zostaną zaliczone również do tzw. stażu zakładowego, od którego zależą np. długości okresów wypowiedzenia czy wysokość odprawy.

Ponadto katalog okresów zaliczanych do stażu pracy uzupełniono o służbę w Służbie Celno-Skarbowej oraz Straży Marszałkowskiej, a także o okresy odpłatnego zatrudnienia skazanych, z wyłączeniem umów o dzieło.

Potwierdzenie okresów podlegających wliczeniu do stażu pracy odbywa się głównie poprzez zaświadczenia wydawane przez ZUS, o które można wnioskować w postaci elektronicznej przez profil informacyjny na e-ZUS (na formularzu USP – Wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy).

Nowe przepisy wyłączają też możliwość dochodzenia przez pracowników uprawnień za okresy poprzedzające wejście w życie zmian. Ustawodawca jednoznacznie postanowił, że po stronie pracowników nie powstają roszczenia o uzupełnienie świadczeń, które byłyby im należne w przeszłości, gdyby wówczas obowiązywały nowe przepisy (art. 6 ustawy z 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw). To rozwiązanie pozwala pracownikom na dostarczanie dokumentów potwierdzających staż pracy w dowolnym momencie, jednak skutki prawne tego działania są ściśle powiązane z momentem udokumentowania prawa. Pracownik, który nie przedstawi stosownych dokumentów (np. zaświadczeń z ZUS o podleganiu ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym) w ciągu 24 miesięcy od wejścia w życie nowelizacji, traci możliwość wliczenia tych okresów do stażu pracy u pracodawcy, u którego był zatrudniony w dniu wejścia w życie zmian.

Nowe regulacje weszły w życie 1 stycznia 2026 r., przy czym pracodawcy spoza sektora finansów publicznych mają dodatkowy czas na dostosowanie się do zmian, gdyż w ich przypadku zaczną one obowiązywać od 1 maja 2026 r.

KOMENTARZ

Zmiana jest korzystna dla pracowników. Nowe okresy wliczane do stażu wpłyną m.in. na wymiar urlopu wypoczynkowego (szybsze nabycie prawa do 26 dni), prawo do urlopu wychowawczego, a w sferze budżetowej także na dodatki stażowe oraz nagrody jubileuszowe. Dla pracodawców natomiast zmiana może oznaczać wzrost kosztów zatrudnienia, a także konieczność dodatkowej obsługi kadrowej procesu, co nie może być uznane za pozytywne.

Zmiany od 27 stycznia 2026 r. – omówienie

(+) 3. Rozszerzenie katalogu wniosków w stosunkach pracy składanych w postaci elektronicznej

PRZED ZMIANĄ

Przed wejściem w życie ustawy z 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: nowelizacja k.p.) system dokumentowania zdarzeń prawnych w stosunkach pracy charakteryzował się wysokim stopniem sformalizowania, opartym przede wszystkim na rygorze formy pisemnej. Dokumentacja ta była ściśle powiązana z obowiązkiem zapewnienia jasności i jednoznaczności wzajemnych uprawnień oraz obowiązków stron, co w praktyce oznaczało konieczność stosowania tradycyjnych dokumentów papierowych opatrzonych własnoręcznym podpisem bądź dokumentów elektronicznych z podpisem kwalifikowanym.

Pracodawcy byli zobowiązani do prowadzenia i przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, określanych zbiorczo jako dokumentacja pracownicza. Przed zmianą dopuszczalne było prowadzenie jej zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej, przy czym ta druga wymagała spełnienia rygorystycznych wymogów dotyczących digitalizacji i opatrywania dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Większość kluczowych uprawnień pracowniczych mogła zostać zainicjowana wyłącznie poprzez złożenie wniosku w formie pisemnej, co zgodnie z przepisami ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (dalej: k.c.) wymagało złożenia własnoręcznego podpisu na dokumencie. System ten obejmował wnioski o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy, zastosowanie systemu skróconego tygodnia pracy, systemu pracy weekendowej, a także wnioski o udzielenie urlopu bezpłatnego.

Pracodawca był zobligowany do przekazywania szeregu informacji oraz oświadczeń na piśmie, co w orzecznictwie Sądu Najwyższego było interpretowane jako wymóg zachowania zwykłej formy pisemnej. Dotyczyło to w szczególności informacji o celach, zakresie i sposobie zastosowania monitoringu, zawiadomień o przewidywanym terminie przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę oraz instrukcji i wskazówek w zakresie bhp.

Procedury współdziałania z zakładowymi organizacjami związkowymi wymagały zachowania formy pisemnej, zwłaszcza w sprawach szczególnie istotnych, takich jak zamiar wypowiedzenia umowy o pracę. Zarówno zawiadomienie pracodawcy o przyczynach planowanego zwolnienia, jak i umotywowane zastrzeżenia organizacji związkowej musiały być sporządzone na piśmie pod rygorem wadliwości proceduralnej.

Jednym z podstawowych obowiązków pracownika było potwierdzenie na piśmie faktu zapoznania się z przepisami oraz zasadami bhp. Brak tak sporządzonego dokumentu uniemożliwiał pracodawcy wykazanie dopełnienia obowiązku szkoleniowego w razie wypadku przy pracy.

PO ZMIANIE

Omawiana nowelizacja k.p. stanowi istotny krok w stronę cyfryzacji stosunków pracy i redukcji obciążeń administracyjnych. Zakłada ona odejście od rygorystycznego wymogu zachowania formy pisemnej na rzecz bardziej elastycznej postaci papierowej lub elektronicznej w odniesieniu do szerokiego katalogu wniosków oraz oświadczeń składanych w trakcie zatrudnienia.

Nowelizacja k.p. wprowadza do systemu prawnego pojęcie postaci elektronicznej, która nie wymaga opatrzenia dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym, co dotychczas było barierą dla wielu pracowników i pracodawców. Do zachowania postaci elektronicznej wystarczy przykładowo złożenie oświadczenia woli w wiadomości mailowej umożliwiającej ustalenie tożsamości nadawcy lub za pośrednictwem wewnętrznych systemów komunikacji zakładowej. Zmiana ta ma na celu ułatwienie codziennej i powszechnej komunikacji w miejscu pracy.

Wprowadzenie nowych postaci dokumentowania czynności prawnych obejmuje również procedury konsultacyjne z reprezentacją pracowników. Zgodnie z nowelizacją k.p. pracodawca może zawiadomić zakładową organizację związkową o zamiarze wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę w postaci papierowej lub elektronicznej. Analogicznie organizacja związkowa ma prawo do zgłaszania umotywowanych zastrzeżeń w tych samych formach, co znacząco skraca czas obiegu korespondencji w sytuacjach spornych.

Omawiana nowelizacja w znacznym stopniu liberalizuje zasady składania wniosków o elastyczne formy zatrudnienia oraz modyfikację harmonogramów. W postaci papierowej lub elektronicznej można składać wnioski o:

• ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy (art. 142 k.p.),
• zastosowanie systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 k.p.),
• zastosowanie systemu pracy weekendowej (art. 144 k.p.),
• zastosowanie rozkładu ruchomego czasu pracy (art. 150 § 5 k.p.).

Kolejny obszar zmian dotyczy bieżącego zarządzania czasem pracy i rekompensaty za pracę ponadnormatywną. Pracownik ma prawo złożyć w postaci papierowej lub elektronicznej wnioski o udzielenie czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych oraz o udzielenie zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych.

Nowe przepisy dopuszczają też postać papierową lub elektroniczną przy wnioskowaniu o urlop bezpłatny, w tym urlop udzielany na czas pracy u innego pracodawcy.

Istotne ułatwienie wprowadzono także w zakresie bhp, dopuszczono bowiem możliwość zapoznania się z przepisami oraz instrukcjami w formie cyfrowej.

Pracodawcy zyskali także możliwość realizacji obowiązków informacyjnych wobec załogi w sposób bardziej dostosowany do nowoczesnych organizacji. Informacje o celach, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu, a także informacje o przewidywanym terminie przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę mogą być przekazywane w postaci papierowej lub elektronicznej. Pozwala to na szybkie i skuteczne powiadomienie dużej liczby pracowników za pomocą wiadomości e-mail lub intranetu.

KOMENTARZ

Nowelizacja k.p. jest korzystna zarówno dla pracownika, jak i dla pracodawcy. Zakłada ona bowiem odejście od rygorystycznego wymogu zachowania formy pisemnej na rzecz bardziej elastycznej postaci papierowej lub elektronicznej w odniesieniu do szeregu wniosków i czynności prawnych. Zmiana ta ma na celu usprawnienie komunikacji wewnątrz zakładu pracy oraz dostosowuje przepisy do realiów gospodarki cyfrowej, w której poczta elektroniczna i systemy kadrowe są standardem.

II. WYNAGRODZENIA

Tabela. Przegląd zmian w zakresie wynagrodzeń – zestawienie

Zmiany od 24 grudnia 2025 r. – omówienie

(+/–) 4. Neutralność płciowa w procesie rekrutacji i zatrudnieniu oraz obowiązki informacyjne wobec kandydatów do pracy w zakresie wysokości oferowanego wynagrodzenia

PRZED ZMIANĄ

Przed wejściem w życie zmian w przepisach k.p. w regulaminach wewnętrznych i ofertach zatrudnienia powszechnie stosowano nazwy stanowisk sugerujące płeć pracownika, co było szczególnie widoczne w sektorze usługowym. Ponadto wysokość zarobków była objęta poufnością, a pracodawcy nie byli zobowiązani do podawania kwoty proponowanego wynagrodzenia w ogłoszeniach o naborze. Poprzednio obowiązujące regulacje pozwalały pracodawcy żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych obejmujących przebieg dotychczasowego zatrudnienia, w tym dotyczących wysokości wynagrodzenia osiąganego u poprzedniego pracodawcy. Treść poprzednio obowiązującego art. 22¹ § 1 pkt 6 k.p.:

• nie zawierała wyraźnego wyłączenia informacji o wynagrodzeniu, co organy kontrolne i pracodawcy interpretowali jako możliwość zadawania pytań o historyczne warunki płacowe,
• umożliwiała pracodawcom dokonywanie oceny kandydata do pracy poprzez pryzmat jego poprzednich zarobków, a nie obiektywnych kryteriów przypisanych do danego stanowiska,
• przyczyniała się do utrwalania tzw. luki płacowej, gdyż ewentualna dyskryminacja płacowa u poprzedniego pracodawcy była powielana w nowym miejscu pracy na podstawie ujawnionych informacji dotyczących poprzednio otrzymywanego wynagrodzenia.

PO ZMIANIE

Pojęcie neutralności płciowej w kontekście zmian, jakie weszły w życie od 24 grudnia 2025 r., odnosi się do obowiązku eliminowania wszelkich przejawów dyskryminacji ze względu na płeć w procesach rekrutacyjnych, zasadach wynagradzania oraz nazewnictwie stanowisk. Pracodawcy są zobowiązani w tym zakresie do unikania form językowych wskazujących na płeć. Przykładem realizacji tej zasady jest zmiana treści ogłoszenia o pracę, w którym zamiast sformułowania „zatrudnimy sprzedawcę”, pracodawca zastosuje neutralną formę, np. „osoba do obsługi procesu sprzedaży”. Dodatkowo, zgodnie z nowymi przepisami k.p., osoba ubiegająca się o zatrudnienie musi otrzymać od potencjalnego pracodawcy informację o początkowej wysokości wynagrodzenia lub jego przedziale, opartym na obiektywnych i neutralnych pod względem płci kryteriach. Informacja ta powinna zostać przekazana w ogłoszeniu o naborze lub przed rozmową kwalifikacyjną albo przez nawiązaniem stosunku pracy, aby zapewnić świadome i przejrzyste negocjacje. W celu zapobieżenia przenoszeniu nierówności płacowych od poprzednich pracodawców został ograniczony zakres informacji, jakich pracodawca może żądać od kandydata do pracy. Obecnie żądanie danych o przebiegu dotychczasowego zatrudnienia następuje z wyraźnym wyłączeniem informacji o wysokości wynagrodzenia otrzymywanego w obecnym oraz w poprzednich stosunkach pracy.

KOMENTARZ

Zmiany należy zasadniczo uznać za korzystne, choć wiążą się z pewnym ryzykiem dla pracodawców. Dla kandydatów i pracowników nowelizacja przepisów oznacza w szczególności skrócenie procesów rekrutacyjnych oraz większe poczucie sprawiedliwości społecznej. Z perspektywy pracodawców transparentność może przynieść wzrost wydajności poprzez lepsze dopasowanie kandydatów, którzy od początku akceptują oferowane warunki finansowe. Pozytywnym skutkiem nowelizacji przepisów jest również konieczność opisania stanowisk pracy w sposób umożliwiający ich realne porównywanie, co profesjonalizuje zarządzanie zasobami ludzkimi w organizacji. Natomiast jako negatywny efekt omawianych zmian dla pracodawców należy wskazać zjawisko spłaszczenia wynagrodzeń poprzez systemowe dążenie do równości i podnoszenie płacy minimalnej. Negatywną konsekwencją omawianych zmian jest też znaczące obciążenie administracyjne związane z koniecznością gruntownej aktualizacji, w szczególności regulaminów pracy i wynagradzania, jeżeli odnoszą się one do procesu rekrutacji. Nie można wykluczyć, że aktualizacja wskazanych regulacji wewnątrzzakładowych nie będzie się ograniczać tylko do obowiązków pracodawcy w procesie rekrutacji. Trudno bowiem wyobrazić sobie, że nazwa oferowanego stanowiska nie odpowiada stanowiskom funkcjonującym u pracodawcy.

Zmiany od 1 stycznia 2026 r. – omówienie

(+/– ) 5. Minimalne wynagrodzenie za pracę i minimalna stawka godzinowa

PRZED ZMIANĄ

W 2025 r. pracownikowi zatrudnionemu w pełnym wymiarze czasu pracy przysługiwało wynagrodzenie minimalne w wysokości 4666 zł. Minimalna stawka godzinowa dla zleceniobiorcy i osoby świadczącej usługi – podmiotów, do których należy stosować przepisy ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, wynosiła 30,50 zł.

PO ZMIANIE

W 2026 r. minimalne wynagrodzenie za pracę i minimalna stawka godzinowa wzrosną do kwoty odpowiednio 4806 zł i 31,40 zł.

Pracownicy zatrudnieni w niepełnym wymiarze czasu pracy mają prawo przynajmniej do proporcjonalnie ustalonej kwoty minimalnej płacy. Pracodawca, ustalając, czy wynagrodzenie osiągnęło poziom minimalny, nie uwzględnia w tej kwocie (art. 6 ust. 5 ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę):

• nagrody jubileuszowej,
• odprawy pieniężnej przysługującej pracownikowi w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy,
• wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych,
• dodatku do wynagrodzenia za pracę w porze nocnej,
• dodatku za staż pracy,
• dodatku za szczególne warunki pracy, przez który należy rozumieć dodatek do wynagrodzenia z tytułu wykonywania pracy w warunkach szczególnie uciążliwych lub szczególnie szkodliwych dla zdrowia, pracy związanej z dużym wysiłkiem fizycznym lub umysłowym lub pracy szczególnie niebezpiecznej, przysługujący pracownikowi na zasadach określonych w odrębnych przepisach, układzie zbiorowym pracy, innym opartym na ustawie porozumieniu zbiorowym, regulaminie wynagradzania, statucie określającym prawa i obowiązki stron stosunku pracy, umowie o pracę lub spółdzielczej umowie o pracę.

Minimalne wynagrodzenie i minimalna stawka godzinowa w nowej wysokości przysługują za pracę wykonaną za styczeń i kolejne miesiące 2026 r. Zatem pracownik czy zleceniobiorca nie ma roszczenia o przyznanie wyższego wynagrodzenia tylko dlatego, że podmiot zatrudniający dokonał jego wypłaty w 2026 r. za miesiąc czy miesiące przypadające w 2025 r. lub wcześniejsze lata.

Konsekwencją podwyższenia wynagrodzenia minimalnego jest wzrost minimalnych należności uzależnionych od tego wynagrodzenia.

Tabela. Wybrane należności uzależnione od minimalnego wynagrodzenia

KOMENTARZ

Coroczny wzrost minimalnego wynagrodzenia jest korzystny dla pracowników i zleceniobiorców. Natomiast dla pracodawców oznacza wyższe koszty związane z wypłatą tego wynagrodzenia i innych uzależnionych od niego świadczeń. Powstaje przy tym także konieczność aktualizacji przez pracodawców i inne podmioty zatrudniające wskaźników w programach kadrowo-płacowych. Podwyższenie minimalnej płacy zwiększy też koszty składek ZUS opłacanych przez przedsiębiorców na własne ubezpieczenia.

Zmiany od 27 stycznia 2026 r. – omówienie

(+/– ) 6. Nowy termin wypłaty ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy

PRZED ZMIANĄ

W dotychczasowym stanie prawnym zasady wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy były ściśle powiązane z momentem ustania stosunku pracy. Regulacje te opierały się na zasadzie natychmiastowej wymagalności roszczenia, co w praktyce generowało szereg obowiązków po stronie działów kadrowo-płacowych. Zgodnie z ugruntowaną wykładnią oraz brzmieniem przepisów obowiązujących przed nowelizacją przepisów k.p. roszczenie o wypłatę ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop stawało się wymagalne w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy (wyrok SN z 29 marca 2001 r., sygn. akt I PKN 336/00, OSNP 2003/1/14). Oznaczało to, że pracodawca był zobligowany do rozliczenia się z pracownikiem najpóźniej w ostatnim dniu jego zatrudnienia, niezależnie od przyjętego w zakładzie pracy stałego terminu wypłaty wynagrodzeń. Brak wypłaty w tym konkretnym dniu był traktowany jako opóźnienie uprawniające pracownika do żądania odsetek ustawowych od następnego dnia.

Dotychczasowy mechanizm wymagalności ekwiwalentu w dniu ustania stosunku pracy powodował konieczność generowania przez pracodawców dodatkowych list płac i przelewów, poza comiesięcznymi cyklami wypłaty wynagrodzeń. Powodowało to zwiększenie kosztów obsługi płacowej oraz niosło ryzyko błędnego wyliczenia wysokości świadczenia, gdyż często w dniu odejścia pracownika dział kadr nie dysponował jeszcze pełnymi danymi o wszystkich zmiennych składnikach wynagrodzenia, które należało uwzględnić w podstawie wymiaru ekwiwalentu.

Naruszenie obowiązku wypłaty ekwiwalentu w dniu rozwiązania umowy było traktowane jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika. W dawnym (i obecnym) stanie prawnym grozi za to grzywna od 1000 zł do 30 000 zł, nakładana przez inspektora PIP. Ta surowa odpowiedzialność oraz sztywny termin wypłaty ekwiwalentu za urlop były głównym powodem postulatów deregulacyjnych zmierzających do uelastycznienia tego procesu.

PO ZMIANIE

Nowelizacja przepisów k.p. wprowadza istotne modyfikacje w procedurze i terminach rozliczania ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Zmiany te mają na celu usprawnienie komunikacji na linii pracownik–pracodawca oraz odciążenie działów kadrowo-płacowych poprzez urealnienie terminów płatności świadczeń związanych z ustaniem stosunku pracy.

Kluczowa zmiana polega na odejściu od zasady, zgodnie z którą ekwiwalent za urlop stawał się wymagalny w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę. Obecnie przyjęto rozwiązanie, zgodnie z którym pracodawca dokonuje wypłaty ekwiwalentu pieniężnego w terminie wypłaty wynagrodzenia za pracę ustalonym u danego pracodawcy zgodnie z obowiązującymi przepisami o terminowym wypłacaniu wynagrodzeń.

Ustawodawca przewidział specjalny mechanizm zabezpieczający interesy pracowników w sytuacjach, gdy standardowy termin wypłaty wynagrodzenia nie pozwala na sprawne rozliczenie ekwiwalentu. W sytuacji gdy termin wypłaty wynagrodzenia u danego pracodawcy przypada na dzień przed zakończeniem stosunku pracy, wypłaty ekwiwalentu dokonuje się w terminie 10 dni od zakończenia stosunku pracy. Jeżeli tak ustalony termin przypada na dzień wolny od pracy, ekwiwalent należy wypłacić w dniu poprzedzającym.

KOMENTARZ

Zmiana jest korzystna dla pracodawców, ale może być też uciążliwa. Wprowadzenie nowych przepisów jest odpowiedzią na postulaty zgłaszane przez przedsiębiorców, wskazujące na uciążliwość generowania dodatkowych list płac poza miesięcznym cyklem rozliczeniowym. Skutkiem nowelizacji przepisów k.p. są w szczególności:

• uproszczenie procesu rozliczeń przy rozwiązaniu umowy o pracę,
• ograniczenie liczby błędów rachunkowych wynikających z konieczności wyliczania ekwiwalentu przed faktycznym ustaniem stosunku pracy,
• zmniejszenie ryzyka sankcji nakładanych przez PIP dzięki wprowadzeniu jasnych i możliwych do dotrzymania terminów,
• optymalizacja kosztów obsługi płacowej w przedsiębiorstwach charakteryzujących się dużą rotacją kadr.

Za negatywną konsekwencję zmian należy uznać wprowadzenie dwóch terminów wypłaty ekwiwalentu. Jest on bowiem uzależniony od terminu, w którym pracodawcy dokonują wypłaty wynagrodzenia za pracę.

(+) 7. Większa reprezentacja pracowników przy podejmowaniu decyzji o ZFŚS

PRZED ZMIANĄ

W dotychczasowym stanie prawnym mechanizm partycypacji pracowników w zarządzaniu środkami socjalnymi opierał się na minimalnym standardzie reprezentacji. Dostrzeżona przez ustawodawcę potrzeba zmian wynikała z konieczności wzmocnienia wewnątrzzakładowych procesów decyzyjnych oraz ujednolicenia zasad reprezentacji interesów załogi w różnych obszarach prawa pracy.

Przed wprowadzeniem zmian przepisy ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ustawa o ZFŚS) przewidywały, że u pracodawców, u których nie funkcjonują zakładowe organizacje związkowe, w procesie uzgodnień bierze udział tylko jeden przedstawiciel załogi. Osoba ta, wybrana przez pracowników do reprezentowania ich interesów, posiadała wyłączną kompetencję do zatwierdzania treści regulaminu ZFŚS oraz podejmowania decyzji w sprawie wysokości odpisu lub nietworzenia funduszu.

Dotychczasowy model reprezentacji w sprawach socjalnych był oceniany jako nieadekwatny w porównaniu z nowszymi regulacjami k.p., co tworzyło nieuzasadnioną rozbieżność w konsultacjach. Inne instytucje prawa pracy, wprowadzane lub nowelizowane w ostatnich latach, konsekwentnie wymagają bowiem szerszej, co najmniej dwuosobowej reprezentacji załogi, co ma zapobiegać ewentualnym naciskom pracodawcy na jednego przedstawiciela.

Zarówno w poprzednim, jak i obecnym stanie prawnym przedstawiciel załogi wybrany do spraw funduszu socjalnego posiadał szerokie kompetencje, które jednak nie były obwarowane szczególnymi gwarancjami trwałości stosunku pracy, jakie przysługują działaczom związkowym. Powodowało to często sytuacje pozornego dialogu społecznego, w którym jeden pracownik, obawiając się negatywnych konsekwencji ze strony zatrudniającego, nie był w stanie realnie sprzeciwić się niekorzystnym propozycjom modyfikacji regulaminu ZFŚS.

PO ZMIANIE

Nowelizacja przepisów ustawy o ZFŚS wprowadza istotną modyfikację w zakresie partycypacji pracowników w procesach decyzyjnych u pracodawców, u których nie funkcjonują zakładowe organizacje związkowe. Zmiany te mają na celu wzmocnienie reprezentacji interesów załogi oraz ujednolicenie procedur wewnątrzzakładowych.

Kluczowa zmiana polega na podwyższeniu minimalnej liczby osób uprawnionych do reprezentowania interesów załogi w procesie uzgadniania regulaminu ZFŚS oraz podejmowania decyzji o wysokości odpisu lub nietworzeniu funduszu. Zgodnie z nowymi regulacjami, jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, postanowienia te wymagają uzgodnienia z pracownikami wybranymi przez załogę do reprezentowania jej interesów, przy czym zamiast dotychczasowej praktyki angażującej często tylko jedną osobę wymagana będzie reprezentacja co najmniej dwuosobowa.

Nowelizacja ma na celu usunięcie systemowej niespójności w przepisach prawa pracy, które dla innych instytucji, takich jak praca zdalna czy porozumienia o zawieszeniu stosowania przepisów prawa pracy, już wcześniej wymagały udziału minimum dwóch przedstawicieli pracowników. Przyjęcie jednolitego standardu reprezentacji – co najmniej dwuosobowej – ma zapewnić większą przejrzystość, demokratyczność procesu oraz lepszą ochronę interesów pracowników poprzez eliminację sytuacji, w których o istotnych sprawach socjalnych decydowała tylko jedna osoba pozostająca w bezpośredniej relacji z pracodawcą.

Mimo zwiększenia liczby reprezentantów ustawodawca nie zdecydował się na zmianę samego trybu ich wyłaniania, utrzymując zasadę, że muszą to być osoby wybrane bezpośrednio przez załogę w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

KOMENTARZ

Zmianę należy uznać za korzystną. Jej nadrzędnym celem jest wyłącznie wzmocnienie liczebne reprezentacji pracowników w podejmowaniu decyzji związanych z funkcjonowaniem ZFŚS, a nie ingerencja w status prawny reprezentacji czy sposób jej powoływania. Ma to zapobiegać ewentualnym nieprawidłowościom polegającym na arbitralnym wskazywaniu osób do kontaktu z pracodawcą przez kadrę zarządzającą.

III. UBEZPIECZENIA SPOŁECZNE I UBEZPIECZENIE ZDROWOTNE

Tabela. Przegląd zmian w zakresie ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego – zestawienie

Zmiany od 1 stycznia 2026 r. – omówienie

(+) 8. Zmiany w korzystaniu z ulgi Mały ZUS Plus

PRZED ZMIANĄ

Zasady korzystania przez przedsiębiorców opłacających składki na własne ubezpieczenia w ramach preferencji składkowej Mały ZUS Plus (opłacanie składek ZUS od dochodu) dotychczas opierały się na restrykcyjnym mechanizmie liczenia okresu uprawniającego do tej ulgi. W praktyce wymuszało to długotrwałe przerwy w opłacaniu obniżonych składek. W związku z tym pojawiały się liczne wątpliwości interpretacyjne, szczególnie w zakresie wyznaczania momentu, w którym przedsiębiorca ponownie nabywa prawo do ww. ulgi w opłacaniu składek.

Przedsiębiorca na podstawie poprzednio obowiązujących przepisów mógł ustalać niższą podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe przez maksymalnie 36 miesięcy kalendarzowych w ciągu ostatnich 60 miesięcy kalendarzowych prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej (uchylony art. 18c ust. 11 pkt 6 ustawy systemowej). Po wykorzystaniu wskazanego okresu ulgi przedsiębiorca opłacał składki na zasadach ogólnych.

Okres oczekiwania na ponowne nabycie prawa do ulgi (tzw. okres karencji) był definiowany poprzez pojęcie „ostatnich 60 miesięcy”, co prowadziło do niekorzystnych dla przedsiębiorców skutków. Sztywne powiązanie okresu preferencyjnego z momentem ustalania prawa do ulgi (zazwyczaj w styczniu danego roku) mogło wydłużyć czas opłacania pełnych składek ZUS (na zasadach ogólnych) do 36 miesięcy, zamiast zakładanych 24 miesięcy.

Do limitu 36 miesięcy korzystania z ulgi oraz 60 miesięcy prowadzenia działalności wliczany był każdy miesiąc kalendarzowy, w którym płatnik składek choćby przez jeden dzień podlegał ubezpieczeniom społecznym. System ten był mało elastyczny dla osób, które czasowo zawieszały działalność gospodarczą lub chorowały, gdyż krótkotrwałe okresy aktywności w danym miesiącu były wliczane do puli limitu.

PO ZMIANIE

Od 1 stycznia 2026 r. obowiązują istotne zmiany w obliczaniu okresów uprawniających do korzystania z preferencji składkowej Mały ZUS Plus. Nowelizacja przepisów ustawy systemowej ma na celu wyeliminowanie rozbieżności interpretacyjnych dotyczących tzw. okresu karencji oraz uelastycznienie dostępu do tej ulgi przez przedsiębiorców.

Zmiana polega na precyzyjnym określeniu ram czasowych, w jakich przedsiębiorca może opłacać niższe składki w ramach ulgi Mały ZUS Plus. Zgodnie z nowymi regulacjami:

• ubezpieczony może korzystać z uprawnienia przez maksymalnie 36 miesięcy kalendarzowych w każdym okresie 60 miesięcy kalendarzowych prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej,
• okres pierwszych 60 miesięcy rozpoczyna swój bieg od pierwszego miesiąca kalendarzowego, w którym podstawa wymiaru składek została ustalona na zasadach omawianej preferencji,
• do limitów 36 i 60 miesięcy wliczany jest jako pełny miesiąc każdy miesiąc kalendarzowy, w którym płatnik choćby przez jeden dzień ustalał niższą podstawę lub prowadził działalność.

Ustawodawca przyjął zasadę tzw. nowego otwarcia, która jest szczególnie korzystna dla osób aktualnie korzystających z omawianej preferencji. Zgodnie z wytycznymi ZUS dostępnymi na stronie www.zus.pl:

• od stycznia 2026 r. można skorzystać z 36 miesięcy ulgi na nowych zasadach niezależnie od tego, czy i w jakim wymiarze wykorzystano ją przed tym terminem,
• osoby, które nie wykorzystały pełnego limitu 36 miesięcy do końca 2025 r., a które kontynuują działalność, automatycznie zyskują prawo do pełnego, 36-miesięcznego limitu w nowym 60-miesięcznym okresie,
• pierwszy okres 60-miesięczny dla takich osób zacznie się od miesiąca, w którym po grudniu 2025 r. będą one prowadziły działalność i korzystały z ulgi.

Pomimo zmian w liczeniu okresów techniczne warunki zgłaszania się do ulgi pozostają zbliżone do dotychczasowych, a te wymagają rygorystycznego przestrzegania następujących zasad:

• podstawowym terminem na przekazanie dokumentów zgłoszeniowych (formularze ZUS ZUA/ZZA z kodami 05 90 lub 05 92) jest 31 stycznia danego roku lub 7 dni od momentu rozpoczęcia/wznowienia działalności gospodarczej;
• osoby korzystające z ulgi Mały ZUS Plus w 2025 r., które mają do niej prawo również od 2026 r., nie muszą dokonywać ponownego zgłoszenia (wyrejestrowania i zarejestrowania), lecz jedynie składają dokumenty rozliczeniowe z odpowiednim kodem oraz ZUS DRA cz. II lub ZUS RCA cz. II.

Przekroczenie ww. terminów na dokonanie zgłoszenia jest traktowane jako rezygnacja z ulgi na dany rok kalendarzowy.

KOMENTARZ

Zmiana jest korzystna dla przedsiębiorców-płatników składek na własne ubezpieczenia. Znosi dotychczasową niekorzystną konstrukcję terminu „ostatnich 60 miesięcy” na rzecz przejrzystych, powtarzalnych cykli, co stanowi istotne uproszczenie dla płatników składek.

(+) 9. Zmiana zasad rozliczania przychodów w działalności nierejestrowanej

PRZED ZMIANĄ

Działalność nierejestrowana nie jest działalnością gospodarczą (przy spełnieniu wymaganych warunków). Nie powoduje zatem obowiązku ubezpieczeń społecznych. Jednym z warunków jest osiąganie określonego limitu przychodów, po przekroczeniu którego stawała się ona działalnością gospodarczą (z czym wiązał się obowiązek zgłoszenia w CEIDG i ZUS). Do końca 2025 r. prowadzenie działalności nierejestrowanej opierało się na restrykcyjnym, miesięcznym limicie przychodu, który stanowił główną barierę dla osób podejmujących drobną aktywność zarobkową. Zasady te charakteryzowały się brakiem elastyczności w rozliczaniu okresów o zróżnicowanej intensywności sprzedaży lub świadczenia usług. Przychód należny z działalności nierejestrowanej musiał być obliczany i weryfikowany oddzielnie dla każdego miesiąca kalendarzowego. W konsekwencji należało monitorować swoje wpływy w sposób ciągły, a każde przekroczenie progu w danym miesiącu powodowało natychmiastowe skutki prawne. Przed zmianą przepisów limit przychodu nie mógł przekroczyć w żadnym miesiącu 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę, tj. 3499,50 zł w 2025 r. Poprzednie zasady nie przewidywały możliwości bilansowania przychodów w skali roku lub kwartału, co było uznawane za istotne obciążenie administracyjne dla podmiotów prowadzących działalność o charakterze okazjonalnym. Każdy miesiąc był traktowany jako zamknięta jednostka rozliczeniowa, a jednorazowy wzrost przychodów powyżej 75% minimalnego wynagrodzenia za pracę obligował do rejestracji firmy w CEIDG w terminie 7 dni.

PO ZMIANIE

Od 1 stycznia 2026 r. zmienił się sposób ustalania limitu przychodów dla działalności nierejestrowanej. Kluczowy jest bowiem przychód należny uzyskany w danym kwartale. Nie może on przekroczyć 225% kwoty minimalnego wynagrodzenia (w 2026 r. – 10 813,50 zł).

KOMENTARZ

Zmiana jest korzystna dla osób prowadzących działalność nierejestrowaną. Podwyższenie kwoty przychodów zwalniającej z obowiązku zgłoszenia do ubezpieczeń w ZUS, czyli wolnej od składek ubezpieczeniowych w ramach tego rodzaju działalności, może stać się atrakcyjną alternatywą dla drobnych przedsiębiorców, pozwalając im na ograniczenie obciążeń finansowych.

(+/–) 10. Nowe zasady planowania i przeprowadzania kontroli płatników składek

PRZED ZMIANĄ

Przed wejściem w życie zmian kontrola płatników składek ZUS będących przedsiębiorcami opierała się na ogólnych zasadach określonych w rozdziale 5 ustawy z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców. Charakteryzowały się one mniejszym stopniem transparentności oraz wyższymi limitami czasu trwania czynności kontrolnych w odniesieniu do najmniejszych podmiotów. Poprzedni model kontroli nie przewidywał szeregu gwarancji procesowych, takich jak wstępne listy dokumentów, które należy przedłożyć kontrolującemu, czy sztywne okresy karencji między kontrolami planowymi uzależnione od kategorii ryzyka (do której przedsiębiorca został zakwalifikowany i od której zależy częstotliwość kontroli).

PO ZMIANIE

Przed zmianą przepisów, choć organy miały obowiązek przeprowadzania okresowych analiz prawdopodobieństwa naruszenia prawa przez przedsiębiorców, nie istniały ustawowe reguły wiążące te analizy ze sztywnymi limitami częstotliwości kontroli planowych. Przedsiębiorcy nie byli przypisani do określonej kategorii ryzyka: niskiego, średniego czy wysokiego, które gwarantowałyby im np. brak kontroli planowych przez okres 5 lub 3 lat, a zasady typowania podmiotów do kontroli nie podlegały obowiązkowi publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP).

System kontroli przed zmianami nie przewidywał sformalizowanej ścieżki tzw. miękkiej interwencji, czyli wezwania płatnika składek do złożenia wyjaśnień bez wszczynania procedury kontrolnej. Organy administracji w przypadku powzięcia wątpliwości co do rzetelności rozliczeń płatnika składek najczęściej od razu uruchamiały formalną procedurę kontrolną, co wiązało się z koniecznością wydawania upoważnień, dokonywania wpisów do książki kontroli i absorbowania czasu przedsiębiorcy w rygorystyczny sposób.

Od 1 stycznia 2026 r. zasady kontroli płatników składek uległy istotnym modyfikacjom, wynikającym z pełnego wdrożenia systemowej reformy opartej na kategoryzacji ryzyka oraz zwiększeniu transparentności działań organów nadzorczych. Nowy model kontroli kładzie szczególny nacisk na automatyzację typowania podmiotów do czynności sprawdzających oraz precyzyjne określenie dopuszczalnej częstotliwości ich przeprowadzania. Istotną zmianą jest wprowadzenie obowiązku przeprowadzania kontroli planowych wyłącznie po dokonaniu okresowej analizy prawdopodobieństwa naruszenia prawa, która określa zasady przypisania przedsiębiorcy do jednej z trzech kategorii ryzyka: niskiego, średniego lub wysokiego. ZUS został zobowiązany do opublikowania w BIP ogólnych zasad przypisywania do tych kategorii w terminie 6 miesięcy od przyjęcia nowej analizy. Informacje te mają umożliwić płatnikowi składek samodzielną ocenę, do której grupy ryzyka przynależy jego działalność.

Od 2026 r. maksymalna częstotliwość przeprowadzania kontroli planowych będzie powiązana z przypisaną kategorią ryzyka, co ma zapewnić większą przewidywalność działań organu kontroli dla rzetelnych płatników składek. Zgodnie z nowymi regulacjami organ kontroli może przeprowadzić czynności planowe w przypadku:

• niskiego ryzyka – nie częściej niż raz na 5 lat,
• średniego ryzyka – nie częściej niż raz na 3 lata,
• wysokiego ryzyka – tak często, jak jest to konieczne dla zapewnienia skutecznego stosowania przepisów.

Wskazane limity nie dotyczą kontroli doraźnych (interwencyjnych), wszczynanych np. w razie podejrzenia zagrożenia życia, zdrowia lub popełnienia przestępstwa.

Wraz z doręczeniem zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli organ będzie miał obowiązek przedstawienia przedsiębiorcy dodatkowych informacji ułatwiających przygotowanie do czynności urzędowych. Dokument ten musi zawierać:

• wstępną listę dokumentów i informacji, których udostępnienia organ oczekuje w toku kontroli, przy czym organ zachowuje prawo do żądania w trakcie kontroli dokumentów uzupełniających, jeżeli jest to uzasadnione jej zakresem przedmiotowym,
• informację o kategorii ryzyka, do której przedsiębiorca został przypisany.

Nowelizacja wzmacnia uprawnienia procesowe płatników składek, umożliwiając im skuteczne kwestionowanie czynności podjętych z naruszeniem przepisów, w tym przekroczenia limitów częstotliwości kontroli planowych. Sprzeciw wnosi się na piśmie w terminie 3 dni roboczych od wszczęcia kontroli. W wyniku zmiany przepisów:

• sprzeciw przysługuje także wtedy, gdy organ powołuje się na wyłączenia ograniczeń kontroli (np. podejrzenie przestępstwa), choć w takim przypadku wniesienie go nie wstrzymuje automatycznie biegu czynności,
• organ jest zobowiązany do wykazania zasadności zastosowania przesłanek wyłączających ograniczenia.

KOMENTARZ

Omawiane zmiany należy uznać za korzystne dla płatników składek. Zastosowanie kategoryzacji ryzyka pozwala na bardziej racjonalne wykorzystanie zasobów kadrowych organów kontrolnych, koncentrując je tam, gdzie faktycznie dochodzi do nadużyć. Omówione zmiany w szczególności:

• zwiększają przewidywalność działań organów kontroli, a tym samym dają pewną stabilizację prowadzenia działalności gospodarczej,
• stymulują przedsiębiorców do utrzymywania wysokich standardów rzetelności w celu uzyskania statusu kategorii niskiego ryzyka,
• dają płatnikom składek realne narzędzie prawne w postaci sprzeciwu w przypadku próby kontroli planowej naruszającej nowe limity czasowe.

Należy jednak zwrócić uwagę na pewne niebezpieczeństwo związane z kategorią „wysokiego ryzyka”, która pozostaje de facto bez limitu częstotliwości kontroli, co może być wykorzystywane do prowadzenia uciążliwych kontroli w wybranych branżach. System ten, oparty w dużej mierze na cyfrowym profilowaniu, będzie wymagał od firm stałego monitorowania spójności danych raportowanych np. do ZUS czy KAS.

Zmiany od 1 lutego 2026 r. – omówienie

(– ) 11. Wyższa składka zdrowotna dla przedsiębiorców

PRZED ZMIANĄ

Do końca stycznia 2026 r. najniższa podstawa wymiaru składki zdrowotnej dla przedsiębiorców opodatkowanych według skali podatkowej oraz podatkiem liniowym wynosi 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę (314,96 zł; 3499,50 zł x 9%). Rozwiązanie to stanowiło czasowy przywilej, chroniący przedsiębiorców osiągających relatywnie niskie dochody przed nadmiernym obciążeniem składkowym.

PO ZMIANIE

W 2026 r. przedsiębiorcy opodatkowani według skali podatkowej oraz podatkiem liniowym, uprawnieni do jej opłacenia w najniższej wysokości, zapłacą ją w wyższej kwocie niż obowiązująca w poprzednim roku składkowym (trwającym od 1 lutego 2025 r. do 31 stycznia 2026 r.). Od 1 lutego 2026 r. podstawa wymiaru składki zdrowotnej nie będzie mogła być niższa od 100% minimalnego wynagrodzenia za pracę (4806 zł). Zatem zasady jej ustalania będą takie same, jakie obowiązywały przed 2025 r., a składka zdrowotna wyniesie 432,54 zł (4806 zł x 9%). Będzie więc wyższa od dotychczasowej o 117,58 zł.

Przedsiębiorcy opłacający podatek liniowy zachowają prawo do odliczenia części składek na ubezpieczenie zdrowotne od dochodu. Limit tej ulgi wzrośnie w 2026 r. do 14 100 zł (z 12 900 zł). Osoby na skali podatkowej nie mają prawa do takich odliczeń.

W przypadku przedsiębiorców opłacających ryczałt od przychodów ewidencjonowanych wysokość składki zdrowotnej nadal będzie zależała od wysokości przychodów (mieszczących się w jednym z trzech progów przychodowych) i wyniesie:

• 60% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w IV kwartale roku poprzedniego, włącznie z wypłatami z zysku, ogłaszanego przez Prezesa GUS, jeżeli przychody z działalności gospodarczej osiągnięte od początku roku kalendarzowego nie przekroczyły kwoty 60 000 zł,
• 100% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w IV kwartale roku poprzedniego, włącznie z wypłatami z zysku, ogłaszanego przez Prezesa GUS, jeżeli przychody z działalności gospodarczej osiągnięte od początku roku kalendarzowego przekroczyły kwotę 60 000 zł i nie przekroczyły kwoty 300 000 zł,
• 180% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w IV kwartale roku poprzedniego, włącznie z wypłatami z zysku, ogłaszanego przez Prezesa GUS, jeżeli przychody z działalności gospodarczej osiągnięte od początku roku kalendarzowego przekroczyły kwotę 300 000 zł (art. 81 ust. 2f ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych).

Podstawa wymiaru tej składki będzie znana ok. 20 stycznia 2026 r. Wskazani przedsiębiorcy utrzymają w 2026 r. możliwość odliczenia od przychodu 50% zapłaconych składek zdrowotnych.

KOMENTARZ

Zmiana jest niekorzystna dla najmniejszych firm, osiągających niskie dochody lub wykazujących stratę. Wzrost minimalnej podstawy wymiaru składki zdrowotnej zwiększa bowiem ich comiesięczne obciążenia składkowe.

IV. ZASIŁKI

Tabela. Przegląd zmian w zakresie zasiłków – zestawienie

Zmiany od 13 kwietnia 2026 r. – omówienie

(+/–) 12. Kontrola ubezpieczonych podczas absencji chorobowej

PRZED ZMIANĄ

W dotychczasowym stanie prawnym zasady dotyczące obowiązków płatników składek oraz płatników zasiłków opierały się na sformalizowanych kryteriach liczbowych oraz restrykcyjnym podejściu do kontroli ubezpieczonych. Regulacje te, mimo postępującej cyfryzacji, w dużej mierze opierały się na procedurach wypracowanych jeszcze przy zastosowaniu dokumentacji papierowej, co w wielu aspektach nie przystawało do współczesnych realiów rynkowych.

Podstawowym warunkiem decydującym o tym, kto pełni funkcję płatnika zasiłku, jest odpowiednia liczba ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego przez dany podmiot. Płatnicy składek, którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych, są zobowiązani do samodzielnego ustalania prawa do zasiłków, ich wysokości oraz do ich wypłaty. W przypadku mniejszych podmiotów, zgłaszających do 20 ubezpieczonych, obowiązek ten spoczywa bezpośrednio na ZUS (art. 61 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa; dalej: ustawa zasiłkowa). Płatnicy składek, którzy są uprawnieni do wypłaty zasiłków, posiadają jednocześnie ustawowe uprawnienie do przeprowadzania kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień od pracy przez ubezpieczonych. Kontrola ta polega na weryfikacji, czy osoba przebywająca na zwolnieniu lekarskim nie wykonuje w tym czasie pracy zarobkowej lub nie podejmuje aktywności niezgodnych z celem zwolnienia. W dotychczasowym stanie prawnym procedura ta była regulowana przez nieprzystające do rzeczywistości przepisy wykonawcze, co budziło wątpliwości co do jej konstytucyjności.

W poprzednim stanie prawnym zidentyfikowano brak wyraźnej podstawy do przeprowadzania kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień w okresie, w którym pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia chorobowego finansowanego przez pracodawcę. Sytuacja ta dotyczy pierwszych 33 lub 14 dni niezdolności do pracy w roku kalendarzowym, za które ubezpieczony nie nabył jeszcze prawa do zasiłku chorobowego. Powodowało to trudności w kompleksowej weryfikacji absencji chorobowej pracowników u mniejszych płatników, którzy nie mieli statusu płatnika zasiłków.

Ponadto przed wejściem w życie zmian obowiązywała rygorystyczna zasada, zgodnie z którą ubezpieczony zatrudniony u kilku pracodawców musiał powstrzymać się od pracy u każdego z nich, aby zachować prawo do zasiłku. Wykonywanie jakiejkolwiek pracy zarobkowej u jednego z płatników składek w okresie pobierania zasiłku chorobowego z tytułu zatrudnienia u innego płatnika skutkowało utratą prawa do świadczenia za cały okres zwolnienia. System ten nie uwzględniał specyfiki różnych rodzajów prac i możliwości ich wykonywania pomimo choroby.

Płatnicy składek byli dotychczas uprawnieni do przeprowadzania formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich, co obejmowało weryfikację ewentualnego sfałszowania dokumentu. W dobie pełnej elektronizacji zwolnień lekarskich (e-ZLA) i ich automatycznego przesyłania do systemu e-ZUS oraz na profil PUE płatnika uprawnienie to stało się w dużej mierze bezprzedmiotowe.

Zasady obliczania stażu zasiłkowego przed nowelizacją opierały się na konstrukcji jednego wspólnego okresu zasiłkowego, niezależnie od liczby posiadanych przez ubezpieczonego tytułów do ubezpieczenia chorobowego. Okres ten biegł równolegle dla wszystkich pracodawców, co przy braku możliwości elastycznego wystawiania zwolnień tylko na niektóre rodzaje prac usztywniało system rozliczeń między płatnikami a ZUS.

PO ZMIANIE

Wprowadzane zmiany w ustawie zasiłkowej stanowią element szerokiej reformy deregulacyjnej oraz cyfryzacyjnej systemu ubezpieczeń społecznych. Z punktu widzenia płatników składek oraz płatników zasiłków kluczowe modyfikacje dotyczą doprecyzowania przesłanek utraty prawa do świadczeń, rozszerzenia kompetencji kontrolnych oraz urealnienia zasad świadczenia pracy przez ubezpieczonych u wielu płatników składek.

Ustawodawca zdecydował się na wprowadzenie do ustawy zasiłkowej legalnych definicji pojęć, które dotychczas były interpretowane wyłącznie przez orzecznictwo, co powodowało niepewność prawną u płatników składek i ubezpieczonych. Zgodnie z nowym brzmieniem przepisów pracą zarobkową jest każda czynność mająca charakter zarobkowy, niezależnie od stosunku prawnego będącego podstawą jej wykonania, z wyłączeniem jednak czynności incydentalnych, których podjęcia wymagają istotne okoliczności. Co kluczowe dla pracodawców, polecenie służbowe nie może zostać uznane za taką istotną okoliczność. Aktywnością niezgodną z celem zwolnienia są natomiast wszelkie działania utrudniające albo wydłużające proces leczenia lub rekonwalescencję, przy czym katalog ten nie obejmuje zwykłych czynności dnia codziennego.

Nowelizacja przepisów ustawy zasiłkowej wprowadza przełomową zasadę, zgodnie z którą w przypadku podlegania ubezpieczeniu z co najmniej dwóch tytułów niezdolność do pracy może zostać ograniczona tylko do jednego z nich, o ile pozwala na to rodzaj wykonywanej pracy. Jeżeli praca w ramach określonego tytułu do ubezpieczeń może być kontynuowana bez uszczerbku dla zdrowia, na żądanie ubezpieczonego lekarz może nie wystawić zwolnienia z tego konkretnego tytułu. W takim przypadku płatnik zasiłku musi zostać poinformowany przez ubezpieczonego o okresie zwolnienia wystawionego z innego tytułu w celu prawidłowego ustalenia okresu zasiłkowego.

Nowelizacja przepisów sankcjonuje również uprawnienie wszystkich płatników składek do kontrolowania pracowników w okresie pobierania przez nich wynagrodzenia chorobowego. Kontrola polega na ustaleniu, czy ubezpieczony nie wykonuje pracy zarobkowej lub nie podejmuje aktywności sprzecznej z celem rekonwalescencji, a w przypadku zasiłku opiekuńczego – czy nie ma innych członków rodziny mogących zapewnić opiekę.

Z uwagi na pełną elektronizację systemu (e-ZLA) płatnicy składek zostali uprawnieni do występowania do ZUS z wnioskiem o przeprowadzenie formalnej kontroli zaświadczenia lekarskiego. Kontrola ta polega na weryfikacji, czy dokument został wydany zgodnie z przepisami określającymi zasady i tryb wystawiania zaświadczeń. Jednocześnie, w przypadku wątpliwości płatnika składek ustalonych w toku jego własnej kontroli, właściwa jednostka ZUS jest zobowiązana do ich rozstrzygnięcia, posiłkując się w razie potrzeby opinią lekarza leczącego lub orzecznika.

Ponadto nowe przepisy zobowiązują podmioty udzielające świadczeń zdrowotnych do nieodpłatnego udostępniania ZUS dokumentacji medycznej stanowiącej podstawę wystawienia e-ZLA w terminie 14 dni od otrzymania takiego wniosku. Brak udostępnienia tej dokumentacji przez lekarza może skutkować cofnięciem mu przez ZUS upoważnienia do wystawiania zaświadczeń na okres do 3 miesięcy. Zmiana ta ma kluczowe znaczenie dla płatników, których wnioski o kontrolę były dotychczas blokowane przez odmowę wydania dokumentów medycznych przez placówki medyczne.

KOMENTARZ

Zmiany należy uznać za korzystne dla płatników składek, przy czym będą też powodować wątpliwości np. w ustalaniu okresu zasiłkowego. Nowe regulacje mają na celu nie tylko uszczelnienie systemu ubezpieczeń społecznych, ale przede wszystkim zapewnienie ubezpieczonym jasności co do ich praw i obowiązków w okresie rekonwalescencji. Precyzyjne określenie uprawnień kontrolerów ma zapobiegać nadużyciom, przy jednoczesnym zwiększeniu efektywności wstrzymywania nienależnych świadczeń. Z punktu widzenia pracodawców kluczowe jest uzyskanie realnych narzędzi do walki z nieuzasadnioną absencją chorobową, która generuje znaczne koszty.

Alicja Kozłowska

specjalista z zakresu kadr i wynagrodzeń

Treści dostępne dla abonentów IFK Platformy Księgowych i Kadrowych

Już dziś zamów dostęp
do IFK Platforma Księgowych i Kadrowych

• Codzienne aktualności prawne
• Porady i artykuły z najpopularniejszych czasopism INFOR wraz z bieżącymi wydaniami
• Bogatą bibliotekę materiałów wideo
• Merytoryczne dodatki, ściągi, plakaty

Zamów teraz Masz już konto? Zaloguj się