Czy pracownik wykonujący pracę w kilku krajach UE może podlegać ubezpieczeniom w Polsce

Osoba wykonująca pracę na terenie państwa członkowskiego UE może w okresie zatrudnienia podlegać zabezpieczeniu społecznemu wyłącznie w jednym państwie (zasada jednego ustawodawstwa). Osoba wykonująca pracę na terytorium państwa UE, co do zasady, podlega przepisom z zakresu zabezpieczenia społecznego obowiązującym w tym właśnie państwie (zasada miejsca wykonywania pracy). Bez znaczenia w celu ustalenia prawidłowego ustawodawstwa dla pracownika jest miejsce siedziby jego pracodawcy. Nie ma również znaczenia, gdzie dany pracownik na stałe zamieszkuje.

PRZYKŁAD

Pracownik, będący obywatelem Francji, posiada miejsce stałego zamieszkania w Polsce. Jest zatrudniony w firmie z siedzibą w Warszawie, a pracę wykonuje w jej czeskim oddziale w Pradze. Pracownik ten powinien zostać zgłoszony do ubezpieczeń społecznych w jednym kraju (zgodnie z zasadą jednego ustawodawstwa). Krajem tym będą Czechy (zgodnie z zasadą miejsca wykonywania pracy), ponieważ pracownik wykonuje pracę w Czechach.

Praca w dwóch lub więcej krajach UE

Pracownik najemny (najczęściej osoba zatrudniona w ramach stosunku pracy lub umowy o świadczenie usług o charakterze zlecenia) może pracować nie tylko w jednym państwie, ale również w dwóch (lub więcej) państwach UE. W świetle przepisów unijnych jest wówczas traktowany jak osoba normalnie wykonująca pracę najemną w dwóch lub kilku państwach członkowskich.

SŁOWNICZEK

Osoba normalnie wykonująca pracę najemną w dwóch lub kilku państwach członkowskich - osoba, która jednocześnie lub na zmianę wykonuje jedną lub więcej oddzielnych prac w jednym lub kilku państwach członkowskich dla tego samego przedsiębiorstwa lub pracodawcy lub dla różnych przedsiębiorstw lub pracodawców (art. 14 ust. 5 rozporządzenia WE nr 987/2009).

Ustalenia, który system zabezpieczenia społecznego będzie miał w takim przypadku zastosowanie, dokonuje instytucja kraju miejsca zamieszkania. W Polsce instytucją tą jest ZUS, który potwierdza formularz A1 na wniosek złożony przez płatnika. Jeżeli płatnik występuje do ZUS o potwierdzenie formularzy A1 dla pracowników wykonujących pracę w dwóch lub kilku państwach członkowskich, powinien dostarczyć możliwie pełny zestaw dokumentów (wniosek o potwierdzenie formularza A1, umowę o pracę, umowę z kontrahentem zagranicznym itp.). W sytuacji gdy podane informacje nie są wystarczające do określenia właściwego ustawodawstwa, ZUS może zwrócić się o nadesłanie dodatkowych informacji, dokumentów i dowodów niezbędnych do określenia mającego zastosowanie ustawodawstwa. Płatnik będzie wówczas dłużej oczekiwał na poświadczenie A1.

PRZYKŁAD

Polska firma wykonującą prace budowlane i montażowe zatrudnia 28 osób. Właściciel firmy podpisał umowę z kontrahentem niemieckim na wykonywanie prac w Niemczech. Do realizacji tego kontraktu zostanie wysłanych 12 pracowników. Realizacja zawartego kontraktu będzie trwała 10 miesięcy. W tym okresie pracownicy będą wykonywali pracę zarówno w Polsce, jak i w Niemczech (przez pierwszą połowę każdego miesiąca pracując w Niemczech, a przez drugą w Polsce). W okresie wykonywania pracy za granicą osoby te będą mogły nadal podlegać polskim przepisom w zakresie zabezpieczenia społecznego. Płatnik powinien w tej sprawie wystąpić do ZUS z wnioskiem o poświadczenie formularza A1. Jeżeli na podstawie danych wskazanych w formularzu (oraz dołączonych do niego dokumentów) ZUS potwierdzi dla tych osób polskie ustawodawstwo, wówczas składki będą za nich opłacane w Polsce, również w okresach wykonywania pracy na terenie Niemiec. Formularz A1 będzie mógł zostać potwierdzony na okres 10 miesięcy, czyli na cały okres, gdy pracownicy będą wykonywać pracę równocześnie w Polsce i w Niemczech.

Ustalenie kraju wykonywania "znacznej części" pracy

Pierwszym etapem mającym na celu określenie, w którym kraju osoba powinna być ubezpieczona, jest ustalenie, czy taka osoba wykonuje znaczną część swojej pracy w państwie miejsca zamieszkania. Pojecie "znaczna część pracy najemnej" oznacza znaczną, pod względem ilościowym, część pracy danego pracownika, która jest wykonywana w danym państwie członkowskim. Nie musi to być koniecznie największa część tej pracy.

W celu określenia, czy znaczna część pracy danego pracownika jest wykonywana w państwie członkowskim, w pierwszej kolejności uwzględnia się:

● czas pracy w danym państwie i/lub

● wynagrodzenie uzyskiwane w poszczególnych krajach.

Jeśli dana osoba co najmniej 25% czasu swojej pracy wykonuje w państwie członkowskim, w którym ma swoje miejsce zamieszkania, lub zarabia co najmniej 25% swojego wynagrodzenia w państwie członkowskim, w którym ma swoje miejsce zamieszkania, będzie to wskazywało, że znaczna część pracy tej osoby jest wykonywana w tym państwie członkowskim.

UWAGA!

Uzyskiwanie co najmniej 25% wynagrodzenia i wykonywanie co najmniej 25% pracy w państwie będącym krajem zamieszkania ubezpieczonego wskazuje, że znaczna część pracy (w rozumieniu przepisów o koordynacji) jest wykonywana w tym właśnie państwie członkowskim UE.

Przy ustaleniu "znacznej części pracy" wykonywanej przez pracownika uwzględnienie czasu pracy i/lub wynagrodzenia jest konieczne, ale możliwe jest wzięcie pod uwagę także innych czynników. Przed podjęciem decyzji o mającym zastosowaniu polskim ustawodawstwie ZUS ma obowiązek uwzględnić wszystkie odpowiednie kryteria oraz przeprowadzić ogólną ocenę sytuacji danej osoby, a także:

● sytuację, jaka prawdopodobnie może mieć miejsce w ciągu kolejnych 12 miesięcy kalendarzowych,

● przeszłą działalność firmy.

Jeśli przedsiębiorstwo zostało założone niedawno, ocena może być przeprowadzona na podstawie odpowiednio krótszego okresu.

Przy dokonywaniu oceny przez ZUS istotny jest opis rodzaju pracy wykazany w umowie o pracę. W umowie o pracę powinny zatem znaleźć się informacje, z których jednoznacznie wynika wykonywanie pracy w kilku państwach. Prace określone w umowie powinny być zgodne z faktycznie wykonywanym rodzajem pracy przez pracownika. Przy dokonywaniu oceny ZUS może również uwzględnić:

● sposób, w który umowy o pracę między pracodawcą i pracownikiem były wcześniej realizowane w praktyce (jeśli dla pracownika wcześniej były potwierdzane formularze A1 z tytułu wykonywania pracy w kilku państwach członkowskich UE i czy faktycznie osoba ta wykonywała pracę w kilku państwach zgodnie z informacjami podanymi we wniosku o potwierdzenie wcześniejszych formularzy A1),

● w jaki sposób są zawierane umowy o pracę (np. czy jest to "umowa ramowa", która nie jest typowa dla państwa członkowskiego, w którym pracownik będzie wykonywał pracę),

● charakterystykę oraz warunki prac realizowanych przez pracodawcę (czy wcześniej firma prowadziła swoją działalność w kilku państwach członkowskich UE, a jeśli tak, to czy pracownicy rzeczywiście wykonywali pracę równocześnie w kilku krajach, a nie wyłącznie w jednym państwie).

Gdyby okazało się, że rzeczywista sytuacja dotycząca warunków pracy różni się od opisanej w umowie o pracę, ZUS może wycofać potwierdzony formularz.

Potwierdzenie formularza A1

Ubiegając się w ZUS o potwierdzenie formularza A1 płatnik powinien pamiętać o następujących aspektach:

● dla pracownika wykonującego pracę w kilku państwach członkowskich formularz A1 jest zasadniczo potwierdzany na okres nie dłuższy niż 12 miesięcy,

● w przypadku pierwszego wniosku A1 należy podać szacunkowe dane na okres przyszłych 12 miesięcy,

● jeżeli wniosek jest składany na kolejny okres, należy udokumentować działalność wykonywaną w poprzednich okresach oraz podać szacunkowe dane na przyszły okres, ponownie na okres nie dłuższy niż 12 miesięcy,

● jeżeli wniosek dotyczy formularza A1, który ma zostać wydany na okres wsteczny, należy podać dane na podstawie posiadanej dokumentacji.

UWAGA!

Formularz A1 dla pracowników wykonujących pracę w kilku krajach członkowskich jest zasadniczo potwierdzany na okres nie dłuższy niż 12 miesięcy.

Gdyby ze złożonych dokumentów, np. z umowy czy kontraktu, wynikał dłuższy niż 12-miesięczny okres wykonywania pracy w dwóch lub kilku państwach członkowskich, możliwe jest potwierdzenie przez ZUS formularza A1 na cały wnioskowany okres. Każda taka sprawa jest jednak rozpatrywana przez ZUS indywidualnie.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 11 ust. 1, art. 13 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) Nr 883/2004 z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego - Dz.Urz. UE L 166/1 z 30 kwietnia 2004 r.

● art. 3 ust. 2, art. 14 ust. 5, art. 14 ust. 8 i ust. 10 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady WE Nr 987/2009 z 16 września 2009 r. dotyczącego wykonywania rozporządzenia (WE) Nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego - Dz.Urz. UE L 284/1 z 30 października 2009 r.

● art. 1 pkt 6 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) Nr 465/2012 z 22 maja 2012 r. zmieniającego rozporządzenie (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego oraz rozporządzenie (WE) nr 987/2009 dotyczące wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 - Dz.Urz. UE L 149/4 z 8 czerwca 2012 r.

Andrzej Matusiak

specjalista w zakresie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego UE