Jak prawidłowo rozliczać się z pracownikiem podróżującym służbowo po Polsce

Zakład pracy określając miejsce pracy pracownika nie musi wskazać konkretnej miejscowości. W przypadku niektórych pracowników (np. handlowców, inspektorów, monterów, robotników budowlanych) korzystniejsze jako miejsce wykonywania pracy jest wskazanie określonego obszaru, np. terenu powiatu, województwa. Wówczas pracownikowi za pracę świadczoną na tym terenie nie będą przysługiwały należności z tytułu podróży służbowych. Wskazanie miejsca pracy jako pewnego obszaru musi być uzasadnione rodzajem pracy wykonywanej przez pracownika. Obszar ten nie może być zbyt duży. W praktyce Inspekcja Pracy dopuszcza ustalenie wielkości obszaru, na którym ma być świadczona praca, jako region obejmujący 3 województwa.

Diety

Wyżywienie pracownika, co do zasady, jest jego prywatną sprawą zaliczaną do potrzeb socjalnych, na zaspokojenie których powinno służyć wynagrodzenie za pracę. Wyjątkiem od tej zasady jest wysłanie pracownika w delegację, gdyż prawie zawsze powoduje to zwiększenie kosztów wyżywienia. W takiej sytuacji pracodawca musi zwrócić pracownikowi koszt poniesienia wyższych niż zwykle wydatków na posiłki. Wyjazd na polecenie służbowe obciąża kosztowo zakład pracy, a przerzucanie części wydatków na zatrudnionego jest zabronione.

Dieta w krajowej podróży służbowej wynosi 23 zł za dobę podróży i jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia. Oznacza to, że dieta nie ma na celu pokrycia kosztów całodziennego wyżywienia pracownika, lecz zrekompensowanie mu różnicy w wydatkach ponoszonych na co dzień na posiłki w miejscowości(ach), gdzie mieszka i pracuje, i w wydatkach poniesionych na ten cel w podróży służbowej.