Czy w trakcie roku można dokonać korekty wysokości odpisu na zfśs?
W trakcie roku znacznie zmieni się stan zatrudnienia w stosunku do planów, które poczyniłem w styczniu w celu naliczenia odpisów na zfśs (ulegnie dużemu zmniejszeniu). Czy odprowadzając z końcem maja i września odpisy na rachunek zfśs mogę od razu dokonać korekty ich wysokości?
PROBLEM
RADA
Jeżeli w trakcie roku okaże się, że stan zatrudnienia zakładany na początku roku ulegnie na pewno zmianie, nic nie stoi na przeszkodzie, aby wstępnie skorygować wysokość odpisów na zfśs i wpłacić na rachunek funduszu zmienioną kwotę.
UZASADNIENIE
Podstawę naliczenia odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych stanowi przeciętna planowana liczba zatrudnionych w danym roku kalendarzowym. Stan zatrudnienia powinien zostać określony na początku danego roku kalendarzowego, zatem oczywiste jest, że może ulec zmianie. Zakładana liczba pracowników powinna więc zostać skorygowana na koniec roku do rzeczywistej przeciętnej liczby zatrudnionych w zakładzie pracy.
Jednak w wielu przypadkach pracodawca już w trakcie roku może posiadać wiedzę o zmianie wysokości odpisu podstawowego na zfśs w konsekwencji znacznych zmian stanu zatrudnienia. Nie ma żadnych przeciwwskazań, aby w takiej sytuacji wstępnej korekty wysokości odpisu (gdyż faktyczne zatrudnienie z danego roku będzie bezspornie znane dopiero po jego zakończeniu) dokonać jeszcze przed planowanymi wpłatami na wyodrębniony rachunek funduszu.
Przykład
Pracodawca zakładał w styczniu, że średnio w ciągu roku będzie zatrudniać 48 osób, w tym 6 młodocianych (dwóch w pierwszym roku nauki i czterech w trzecim) oraz 3 pracowników na 3/4 etatu. Wyliczył w związku z tym odpisy na zfśs (biorąc za podstawę 1955,32 zł) w wysokości:
• 30 246,56 zł (41,25 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty x 37,5% z 1955,32 zł),
• 195,54 zł (2 pracowników młodocianych w pierwszym roku nauki x 5% z 1955,32 zł),
• 547,48 zł (4 pracowników młodocianych w trzecim roku nauki x 7% z 1955,32 zł).
Łącznie była to kwota 30 989,58 zł. Rozłożył ją na dwie części:
• do końca maja miał wpłacić na rachunek zfśs 23 242,19 zł (75% z ogólnej kwoty odpisu),
• do końca września 7747,39 zł (25% z ogólnej kwoty odpisu).
W marcu okazało się, że w zakładzie pracy pracuje już tylko 35 osób (6 pracowników młodocianych, 2 osoby niepełnoetatowe i 27 pracowników pełnoetatowych), a pracodawca z powodu niemożliwej do przewidzenia trudnej sytuacji materialnej musi jeszcze w najbliższym czasie ograniczyć zatrudnienie do 25 osób. Mimo to pracodawca przed końcem maja wpłacił całe 75% planowanej na dany rok kwoty odpisu.
We wrześniu okaże się, że średnie miesięczne zatrudnienie za ostatnie 8 miesięcy wynosiło 28 osób w przeliczeniu na pełne etaty plus 6 dotychczasowych pracowników młodocianych. W tej sytuacji odpis roczny powinien wynosić 21 274,02 zł (28 x 37,5% z 1955,32 zł + 195,54 zł + 547,48 zł). Pracodawca wpłacił już w maju część kwoty odpisu (75% z pierwotnie wyliczonej wysokości odpisu podstawowego, czyli na rachunek zfśs wpłynęły 23 242,19 zł - kwota przekraczająca wyliczenia z września). W związku z tym we wrześniu nie musi dokonywać kolejnej wpłaty, a na koniec roku powinien dokonać korekty rocznej, gdyż dopiero wtedy można określić rzeczywiste przeciętne zatrudnienie w trakcie roku.
Obliczając średnie planowane zatrudnienie, po przeliczeniu wymiarów czasu pracy poszczególnych osób na pełne etaty, należy:
• ustalić przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach,
• dodać wyniki,
• podzielić przez 12.
• art. 5-6 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.),
• § 1-5 rozporządzenia z 14 marca 1994 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (DzU nr 43, poz. 168 ze zm.),
• obwieszczenie Prezesa GUS z 18 lutego 2005 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2004 r. i w drugim półroczu 2004 r. (MP nr 11, poz. 229).
Marek Rotkiewicz
specjalista ds. zatrudnienia
Wojewódzki Urząd Pracy
Orzecznictwo uzupełniające:
• Pracodawca nie ma obowiązku uiszczenia odsetek od kwot nie przekazanych w terminie na rachunek bankowy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. (Wyrok Sądu Najwyższego z 13 kwietnia 1999 r., I PKN 663/98, OSNP 2000/14/534)
Już dziś zamów dostęp
do IFK Platforma Księgowych i Kadrowych
- Codzienne aktualności prawne
- Porady i artykuły z najpopularniejszych czasopism INFOR wraz z bieżącymi wydaniami
- Bogatą bibliotekę materiałów wideo
- Merytoryczne dodatki, ściągi, plakaty
Masz już konto? Zaloguj się
