Interpretacja indywidualna z dnia 7 stycznia 2026 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP1-3.4012.902.2025.2.JG

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

27 listopada 2025 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy kwestii dopuszczalności przechowywania przez Państwa faktur wyłącznie w formie elektronicznej oraz kwestii zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego VAT. Uzupełnili go Państwo pismem z 8 grudnia 2025 r. – w odpowiedzi na wezwanie.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

(…) Spółka Akcyjna (zwany dalej „Spółką”) prowadzi działalność w zakresie świadczenia usług rachunkowo-księgowych i doradztwa podatkowego. Jest polskim rezydentem, zarejestrowanym jako podatnik VAT czynny.

Spółka otrzymuje faktury zakupowe/paragony/dokumenty zakupowe uznawane za fakturę zakupową wg odrębnych przepisów (zwane dalej dokumentami zakupowymi/kosztowymi bądź dokumentami) od swoich kontrahentów, zarówno w formie elektronicznej (najczęściej w formacie pliku PDF lub JPG przesyłanego na skrzynkę e-mail Wnioskodawcy), jak i w formie papierowej. Dokumenty zakupowe związane są z działalnością gospodarczą prowadzoną przez Spółkę dotyczą nabycia towarów i usług, zarówno od kontrahentów mających siedzibę na terytorium Polski, jak również od podmiotów mających siedzibę na terytorium UE oraz innych krajów. Spółka prowadzi księgi rachunkowe, a więc także ewidencjonuje dokumenty księgowe w formie elektronicznej - zgodnie z odrębnymi przepisami (tj. ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości).

W tym celu Spółka korzysta z systemu informatycznego z obszaru finansowo-księgowego (…) oraz będzie korzystać z systemu do elektronicznego obiegu dokumentacji (…), dostarczane przez zewnętrznego dostawcę. Elementami wykorzystywanego oprogramowania jest system obiegu dokumentów oraz księgi rachunkowe i ewidencje prowadzone dla celów podatkowych. Zgodnie ze stosowanym sposobem postępowania, każdy dokument zakupowy oraz inny dokument księgowy trafiający do Spółki jest weryfikowany, opisywany