Etapy wdrażania KSeF w biurze rachunkowym. Jaki model współpracy wybrać?

Wdrożenie KSeF w biurze rachunkowym to proces, który wymaga nie tylko znajomości przepisów, ale także dostosowania organizacji pracy i komunikacji z klientami. Od szkoleń, przez analizę systemów i wybór modelu współpracy, aż po opracowanie procedur – każdy etap ma znaczenie dla sprawnego funkcjonowania biura w systemie e-fakturowania. W artykule pokazujemy, jak krok po kroku przygotować biuro do obowiązkowego KSeF i jak wybrać odpowiedni model współpracy z klientem.

Etap 1. Szkolenie merytoryczne w zakresie obowiązków dotyczących KSeF

Biuro rachunkowe w pierwszej kolejności powinno zapewnić odpowiedni poziom wiedzy na temat KSeF zarówno osobom odpowiedzialnym w biurze za jego wdrożenie, jak i pracownikom księgowym, którzy obsługują klientów.

Etap 2. Analiza obecnych rozwiązań stosowanych w biurze rachunkowym

W obecnych realiach biura rachunkowe w sposób zróżnicowany mają zorganizowaną pracę z klientami. W praktyce oznacza to, że biura rachunkowe coraz częściej opierają swoją działalność na różnorodnych systemach informatycznych, które służą nie tylko do księgowania, ale również do sprawnego obiegu dokumentów oraz komunikacji z klientami. Obecnie niemal każde biuro korzysta z jednego lub kilku systemów informatycznych umożliwiających prowadzenie pełnej księgowości, uproszczonych form ewidencji, kadrowo-płacowych czy rozliczeń podatkowych. Zdecydowanie także coraz większe znaczenie zyskują narzędzia wspierające wymianę dokumentów z klientami. Proces ten rozpoczął się zwłaszcza od czasów COVID-19, kiedy to brak osobistych kontaktów z klientami, często przyzwyczajonych do przywożenia osobiście dokumentów, wymógł przekaz elektroniczny.