Dopuszczalność przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej a prawo do odliczenia VAT naliczonego - Interpretacja indywidualna z dnia 29 maja 2025 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP1-3.4012.317.2025.1.MPA

Istota problemu

Głównym problemem prawnym rozstrzyganym przez organ podatkowy było ustalenie, czy w świetle przepisów ustawy o VAT dopuszczalne jest archiwizowanie i przechowywanie dokumentów sprzedażowych i zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej, bez potrzeby ich przechowywania w formie papierowej. Problem dotyczył również prawa do odliczenia podatku naliczonego na podstawie tych dokumentów, jeśli byłyby one przechowywane tylko w formie elektronicznej.

Rozstrzygnięcie

Organ podatkowy uznał stanowisko spółki za prawidłowe, stwierdzając, że przepisy ustawy o VAT dopuszczają archiwizowanie faktur w formie elektronicznej, jeśli pewne warunki są spełnione. Kluczowe jest, aby faktury były przechowywane w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie oraz zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Spółka musi także zapewnić dostęp online do dokumentów organom skarbowym oraz możliwość poboru i przetwarzania danych z faktur. Organ potwierdził również prawo do odliczenia VAT z dokumentów przechowywanych wyłącznie elektronicznie, pod warunkiem spełnienia wszystkich wymogów ustawowych.