Interpretacja indywidualna z dnia 14 czerwca 2024 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP3-2.4011.468.2024.1.JK3

Ryczałt wypłacany pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę w związku z wykonywaniem pracy zdalnej, nie będzie stanowił dla nich przychodu ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 w zw. z art. 11 ust. 1 ustawy o PIT, a w konsekwencji na Wnioskodawcy, jako płatniku, nie będą ciążyły obowiązki płatnika z tego tytułu.

Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

14 marca 2024 r. wpłynął Państwa wniosek z 14 marca 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy obowiązków płatnika z tytułu ryczałtu wypłaconego pracownikom będącym na pracy zdalnej.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, prowadzi przede wszystkim działalność związaną z oprogramowaniem (62.01.Z PKD), i jest polskim rezydentem podatkowym (dalej „Spółka”). Jesteście Państwo pracodawcą w rozumieniu art. 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2022 r. poz. 1510 z późn. zm.). Rok budżetowy dla Państwa zaczyna się 1 lipca. Zatrudniają Państwo pracowników świadczących pracę zdalnie, częściowo lub całkowicie, z różnych miast Polski. Z dniem 7 kwietnia 2023 r. zaczęły obowiązywać przepisy Kodeksu pracy wprowadzone ustawą z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r. poz. 240, dalej: „Nowelizacja”), które regulują wykonywanie pracy zdalnej. W Spółce od 7 kwietnia 2023 r. obowiązuje również odpowiedni Regulamin Pracy Zdalnej regulujący zasady wykonywania pracy poza placówką zakładu pracy pracodawcy przez pracowników Spółki. Regulamin Pracy Zdalnej został ustanowiony po przeprowadzeniu konsultacji z reprezentantami pracowników Spółki wyłonionymi na zasadach przyjętych przez Spółkę. Dopuszczają Państwo możliwość świadczenia pracy zdalnej w rozumieniu art. 67 (18) Kodeksu pracy w brzmieniu obowiązującym od dnia 7 kwietnia 2023 r. (dalej: „Praca zdalna”) przez pracownika na wszystkich stanowiskach pracy, chyba że umowa z pracownikiem lub osobne porozumienie z pracownikiem zastrzegają inaczej, ze względu na rodzaj wykonywanych przez pracownika zadań wskazanych w ww. Regulaminie Pracy Zdalnej. Regulamin pracy zdalnej przewiduje świadczenie Pracy zdalnej przez 100% czasu pracownika (całkowicie) bądź w trybie hybrydowym (częściowo), przy potwierdzonej z pracodawcą częstotliwości pracy zdalnej (np. praca stacjonarna min. 1 dzień w tygodniu albo 4 razy w miesiącu). Zapewniają pracownikowi wykonującemu Pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania Pracy zdalnej. Spółka pokrywa pracownikowi wykonującemu Pracę zdalną koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania Pracy zdalnej (dalej: „Koszty pracy zdalnej”). Z tytułu Kosztów pracy zdalnej, pracownikowi Spółki, któremu umożliwiono pracę zdalną, wykonującemu pracę, przynajmniej jeden dzień w danym miesiącu kalendarzowym (dalej: „Pracownik”), przysługiwać będzie ryczałt miesięczny (dalej: „Ryczałt miesięczny”). W przypadku niespełnienia warunku wykonywania przez Pracownika pracy przynajmniej jeden dzień w danym miesiącu kalendarzowym, np. na skutek zwolnienia lekarskiego bądź urlopu wypoczynkowego, Ryczałt miesięczny nie będzie przysługiwać. Ryczałt nie jest pomniejszany o dni nieobecności pracownika w pracy. Spółka weryfikuje spełnienie warunku wykonywania pracy przynajmniej jeden dzień w danym miesiącu kalendarzowym na podstawie danych z wewnętrznego systemu służącego do rejestracji czasu pracy przez Pracownika. Kwota Ryczałtu miesięcznego uwzględnia normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych. Spółka nie będzie wymagać od Pracownika dokumentów dotyczących indywidualnych opłat za energię elektryczną bądź kosztów usług telekomunikacyjnych ponoszonych przez Pracownika. Wysokość Ryczałtu miesięcznego zostaje ustalona w oparciu o analizę cen rynkowych: - łącza internetowego zapewniającego stabilną pracę z uwzględnieniem parametrów: uśredniona cena łącza internetowego uzyskana z zestawienia przynajmniej 3 ofert ogólnopolskich dostawców, średnią ilość dni w miesiącu w roku, średnią ilość godzin pracy w ciągu dnia pracownika z nadgodzinami w ujęciu rocznego limitu nadgodzin oraz średnią ilość dni roboczych w miesiącu w danym w roku, -energii elektrycznej niezbędnej do zasilenia narzędzi bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy z uwzględnieniem zużycia prądu przez sprzęt dostarczony przez pracodawcę oraz potencjalnie dostarczane przez pracownika sztuczne światło zgodne z wymaganiami BHP. Koszt prądu został ustalony z uwzględnieniem parametrów: średnią ilość godzin pracy w ciągu dnia pracownika z nadgodzinami w ujęciu rocznego limitu nadgodzin oraz średniej ilości dni roboczych w miesiącu w danym roku. Wysokość Ryczałtu miesięcznego ustalono na takim samym poziomie dla wszystkich pracowników, bez względu na to czy świadczą pracę zdalnie częściowo czy całkowicie. Pracodawca ustalił na ww. postawie również Ryczałt dzienny (dalej: „Ryczałt dzienny”) za pracę wykonywaną zdalnie jedynie tymczasowo, gdy praca jest co do zasady wykonywana w placówce zakładu pracy a jedynie w reakcji na szczególne zalecenia i wymogi zapewnienia bezpiecznych warunków pracy jest ona wykonywana zdalnie przez określony przez pracodawcę czas. Ryczałt miesięczny jak i dzienny wypłacany jest wraz z wynagrodzeniem za miesiąc kalendarzowy, za który Ryczałt przysługuje. Wysokości ryczałtu została określona w osobnym zarządzeniu Pracodawcy obwieszczonym Pracownikom pocztą elektroniczną przed rozpoczęciem pracy zdalnej w okresie, dla którego dana stawka została ustalona. Kwoty te będą przez Pracodawcę waloryzowane przynajmniej raz w roku na podstawie zmian obowiązujących cen rynkowych oraz średniej ilości dni roboczych w miesiącu dla danego roku. W przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy wysokość ryczałtu ustala się proporcjonalnie do tego wymiaru czasu pracy jako odpowiedni % ustalonego ryczałtu. Przy wypłacie ryczałtu za pracę zdalną nie uwzględnia się dni świadczonych w sposób okazjonalny w myśl przepisów Kodeksu pracy.