Interpretacja indywidualna z dnia 7 czerwca 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB3-3.4012.123.2023.2.AM

Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej i możliwość niszczenia oryginałów dokumentów otrzymanych od kontrahentów, prawo do odliczenia.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

Państwa wniosek z (…) r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy możliwości przechowywania i archiwizowania wyłącznie w formie elektronicznej faktur otrzymywanych w formie papierowej i niszczenia otrzymanych od kontrahentów papierowych oryginałów faktur wpłynął (…) r. Uzupełnili go Państwo - w odpowiedzi na wezwanie - pismem z (…) r. (wpływ … r.). Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

X Spółka z Ograniczoną Odpowiedzialnością (dalej: „Wnioskodawca” lub „Podatnik”) jest czynnym podatnikiem VAT oraz podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych.

W toku prowadzonej działalności wnioskodawca wystawia oraz otrzymuje od kontrahentów dużą ilość dokumentów, w szczególności faktur oraz not księgowych. W celu optymalizacji procesu obiegu dokumentów, ograniczenia powierzchni biurowej niezbędnej dla przechowywania dokumentacji, Podatnik planuje wdrożenie systemu archiwizowania i obiegu dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej.

Nowy sposób archiwizacji dokumentów będzie obejmował wszystkie dokumenty zewnętrzne oraz wewnętrzne, w szczególności faktury zakupowe, faktury korygujące, duplikaty, rachunki, noty księgowe, w tym dokumentujące wydatki poniesione podczas podróży służbowych pracowników (dalej: Dokumenty). Dokumenty w formie papierowej, w szczególności faktury otrzymywane w formie papierowej od kontrahentów będą skanowane do formatów nieedytowalnych np. PDF, weryfikowane pod względem ich poprawności, autentyczności i czytelności skanu (pliku np. PDF), i archiwizowane tylko w formie elektronicznej. Dokument papierowy, który zostanie zeskanowany zostanie zniszczony.