Interpretacja indywidualna z dnia 14 lutego 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP1-3.4012.590.2022.2.MPA

Przechowywanie faktur w formie elektronicznej oraz prawo do odliczenia podatku VAT z nich wynikającego.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

1 grudnia 2022 r. wpłynął Państwa wniosek z 24 listopada 2022 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku VAT z nich wynikającego.

W odpowiedzi na wezwanie, uzupełniliście Państwo wniosek 10 lutego 2023 r.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Jesteście Państwo (Spółka z o.o.) częścią międzynarodowej Grupy (dalej: „Grupa”), będącej jednym z największych na świecie producentów w branży medycznej.

Spółka stanowi centrum usług wspólnych (ang. Shared Service Center) i wykonujecie usługi na rzecz innych spółek wchodzących w skład Grupy.

Państwa Pracownicy odbywają wiele podróży służbowych krajowych i zagranicznych oraz dokonują zakupów towarów i usług wykorzystywanych przez Spółkę na potrzeby bieżącej działalności, do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT (dalej : „dokumenty” lub „faktury”).

Nie dokonujecie Państwo zakupów niezwiązanych z przedmiotem swojej działalności gospodarczej.

W ramach obecnej polityki w Spółce stosowana jest praktyka podwójnej archiwizacji dokumentów, zarówno w formie papierowej, jak również poprzez ich zapis elektroniczny. Wszystkie wydatki związane z odbywaniem podróży służbowych bądź zakupem towarów i usług dotyczących bieżącej działalności Państwa, poniesione przez Pracowników Spółki, rozliczane są następnie, przez nich, w formie rozliczenia delegacji bądź rozliczenia wydatków służbowych.

Rozliczenie delegacji lub wydatków służbowych następuje poprzez wygenerowanie przez Pracownika formularza rozliczenia w dedykowanym do tego celu programie (…) oraz załączenie do niego w formie skanu w formacie PDF wszystkich faktur i rachunków dokumentujących poniesione koszty, a otrzymanych wcześniej w formie papierowej. Zgodnie z polityką przyjętą w Grupie każdy pracownik ma zdefiniowany indywidualny i unikalny login oraz hasło do programu (…), dostęp do systemu jest zamknięty dla osób postronnych. Oznacza to, że po załączeniu dokumentów w formie PDF do formularza rozliczenia nie ma możliwości dokonywania jakichkolwiek zmian w dokumentach zapisanych w formie elektronicznej.