Interpretacja indywidualna z dnia 23 stycznia 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP3-2.4011.1085.2022.1.JK2

Obowiązki płatnika - oświadczenia elektroniczne.

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

22 listopada 2022 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy obowiązków płatnika.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego

Jesteście Państwo przedsiębiorstwem świadczącym usługi IT oraz inżynieryjne (dalej: Pracodawca). Na dzień złożenia wniosku firma składa się z czternastu oddziałów, zatrudniających łącznie na podstawie umowy o pracę ok. (...) pracowników (dalej też jako „Pracownicy”). Pracownicy wykonują swoje obowiązki służbowe na terenie całego kraju w różnych lokalizacjach oddziału, m.in. w (…) - Pracownicy są rozproszeni na terenie całego kraju. Systematycznie zwiększająca się liczba pracowników powoduje rosnącą liczbę dokumentacji w formie papierowej.

W przypadku wyrażenia przez Pracownika chęci złożenia Pracodawcy jako płatnikowi oświadczenia lub wniosku z zakresu podatku dochodowego od osób fizycznych, określonych w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1387 ze zm., dalej jako: "Ustawa o PIT"), Pracownicy rozpoczynają proces złożenia dokumentu. Na pierwszy etap tego procesu składa się własnoręczne wypełnienie przez Pracownika odpowiedniego druku dokumentu (udostępnianego przez lokalny Dział (…)), a także opatrzenie wybranego dokumentu własnoręcznym podpisem. W kolejnym etapie Pracownik dostarcza osobiście wybrany dokument do lokalnego Działu (…), zajmującego się kwestiami administracyjnymi i czuwającego nad poprawnym obiegiem dokumentów pracowniczych. Dział ten odnotowuje otrzymanie dokumentu, po czym przekazuje go w oryginalnej wersji papierowej do Działu Kadr i Płac, odpowiedzialnego za prawidłowe naliczenie wynagrodzeń wypłacanych Pracownikom firmy. Przekazanie dokumentów odbywa się poprzez wysyłkę pocztową, z uwagi na to, iż Dział Kadr i Płac zlokalizowany jest jedynie w warszawskim oddziale Państwa firmy. Dokumenty wysyłane są partiami przez cały miesiąc. Po otrzymaniu przesłanych dokumentów, Pracownicy Działu Kadr i Płac przechodzą do ich szczegółowej weryfikacji. Jeśli przebiega ona pomyślnie, dokumenty uwzględniane są w programie do obsługi kadrowo-płacowej. Jeśli dokument zostanie uznany za niepoprawny - Pracownik Działu Kadr i Płac kontaktuje się z lokalnym Działem (…) , w celu powiadomienia o błędnym wypełnieniu dokumentu. Po otrzymaniu powyższej informacji, Dział (….) kontaktuje się z Pracownikiem i przekazuje prośbę o ponowne wypełnienie uznanego za błędny dokumentu. Dokument jest uznany za poprawny i możliwy do uwzględnienia przez Dział Kadr i Płac tylko wtedy, gdy występuje w formie papierowej, a także opatrzony jest własnoręcznym podpisem danego Pracownika. W przypadku dostarczenia błędnego dokumentu, występuje konieczność ponownej wysyłki oryginałów oświadczeń i wniosków pomiędzy lokalnym Działem (…) a Działem Kadr i Płac.