Jak płatnik może sprawdzić, w jakim zakresie ZUS dokonał z urzędu korekty dokumentów rozliczeniowych
PROBLEM
Otrzymaliśmy pismo z ZUS informujące, że urząd dokonał korekty dokumentów rozliczeniowych za niektóre miesiące, ale nie otrzymaliśmy DRA ani RCA potwierdzających ten fakt. Gdzie możemy zobaczyć te korekty? Czy trzeba je w jakiś sposób pobrać? Od pracownika ZUS otrzymaliśmy informację, że identyfikacja osoby, której dotyczyła korekta, jest możliwa na podstawie informacji dla ubezpieczonych za korygowany miesiąc (miesiące). Na PUE ZUS zmienił się stan salda konta płatnika, ale nadal nie wiemy, z czego ta zmiana wynika. Jak to ustalić?
RADA
Z korektą dokumentów rozliczeniowych sporządzonych z urzędu przez ZUS mogą Państwo zapoznać się po wygenerowaniu informacji dla osoby ubezpieczonej. Rekomenduje się jej przygotowanie dla wszystkich osób, za które składki były rozliczane w okresie, którego dotyczyła korekta. Warunkiem sporządzenia informacji jest to, aby dokumenty rozliczeniowe źródłowe nie zostały zarchiwizowane przez ZUS. Szczegóły - w uzasadnieniu.
UZASADNIENIE
Podmioty upoważnione do korekty dokumentów rozliczeniowych
Co do zasady obowiązek złożenia korekty dokumentów rozliczeniowych ma płatnik. Powinien tego dokonać w formie nowego dokumentu uwzględniającego rzeczywisty stan w zakresie rozliczeń składkowych.
Natomiast prawo w tym zakresie ma także ZUS, który może sporządzać z urzędu m.in.:
imienne raporty miesięczne, deklaracje rozliczeniowe oraz dokumenty korygujące te dokumenty, a także w tym trybie korygować błędy stwierdzone w tych dokumentach. Organ rentowy może ponadto z urzędu wprowadzać i korygować dane bezpośrednio na kontach ubezpieczonych lub kontach płatników składek, informując o tym ubezpieczonych i płatników składek (art. 48b ustawy systemowej). Nie ma w przepisach żadnego wymienionego katalogu sytuacji (okoliczności), w których ZUS może z urzędu przeprowadzać korektę. Zatem ma do tego prawo bez względu na okoliczności.
Płatnik, który ma wątpliwości co do zasadności korekty rozliczenia składek za ubezpieczonego (ubezpieczonych) dokonanej z urzędu, w wyniku której doszło do przypisu składek, powinien wystąpić do ZUS o wskazanie przyczyn tej korekty.
Inaczej jest w sytuacji, gdy korekta dotyczy informacji o stanie konta ubezpieczonego. Korekta dokumentów rozliczeniowych bezpośrednio z urzędu może być w takim przypadku dokonana, gdy płatnik składek już nie istnieje lub uzyskanie korygujących lub brakujących dokumentów ubezpieczeniowych nie jest możliwe (art. 50 ust. 2n ustawy systemowej).
Informacja dla ubezpieczonych dokumentem potwierdzającym korekty z urzędu
Płatnik składek, który otrzymał zawiadomienie z ZUS o dokonaniu korekty z urzędu za określone miesiące, ale nie otrzymał informacji kogo i w jakim zakresie korekta dotyczy, może ustalić to, generując informację dla ubezpieczonych. Zawiera ona dane dotyczące m.in. podstawy wymiaru i wysokości składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne oraz okresy przerw w opłacaniu składek. Informacja ta nie zawiera jednak danych dotyczących składek na FP i FS oraz FGŚP, które rozliczane są tylko w ZUS DRA. Weryfikacja poprawności naliczeń z tego tytułu następuje zazwyczaj podczas kontroli, natomiast zawiadomienia ZUS o korekcie dokumentów rozliczeniowych dotyczą zasadniczo składek na ubezpieczenia społeczne (i zdrowotne).
Płatnik może wygenerować taką informację m.in. przez PUE ZUS w ePłatniku za pomocą kreatora.
Przygotowanie informacji dla osoby ubezpieczonej przez PUE ZUS
Krok 1. Po zalogowaniu na PUE ZUS płatnik wybiera zakładkę ePłatnik, a następnie Kreatory i przycisk Dalej.
Krok 2. Należy wskazać rodzaj informacji (zbiorczą lub dla wskazanych ubezpieczonych) z podaniem okresu, za jaki zostanie wygenerowana (roczna lub miesięczna).
Jeżeli płatnik wie, jakiego okresu dotyczy korekta z urzędu, wystarczy wskazać ten miesiąc i przycisk Dalej na dole okna.
Krok 3. Informację można przygotować zarówno dla jednego ubezpieczonego, jak i dla wszystkich. Jeżeli płatnik otrzymał tylko informację o skorygowanym przez ZUS okresie, rekomenduje się przygotowanie informacji dla wszystkich ubezpieczonych, po czym należy kliknąc przycisk Dalej na dole okna.
Krok 4. ID dokumentu wskazuje, na podstawie jakich dokumentów rozliczeniowych informacja zostanie przygotowana. W sytuacji gdy płatnik samodzielnie nie sporządzał kompletu korygującego z wyświetlonym w procesie tworzenia informacji kolejnym numerem identyfikatora, wskazuje to na korektę sporządzoną przez ZUS. Następnie płatnik wybiera przycisk Drukowanie/Podgląd na dole strony, po czym generuje się indywidualna informacja miesięczna dla osoby ubezpieczonej w pliku pdf. Z takiej informacji płatnik dowiaduje się o wysokości podstawy wymiaru i składek na poszczególne ubezpieczenia, które może porównać z posiadanymi informacjami w tym zakresie (tj. z raportami wysłanymi do ZUS za dany miesiąc).
PODSTAWA PRAWNA:
art. 41 ust. 7a-7b, art. 48, art. 50 ust. 2n ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1009; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2185
Bożena Goliszewska-Chojdak
ekonomista, specjalista w zakresie kadr i płac oraz ubezpieczeń
Już dziś zamów dostęp
do IFK Platforma Księgowych i Kadrowych
- Codzienne aktualności prawne
- Porady i artykuły z najpopularniejszych czasopism INFOR wraz z bieżącymi wydaniami
- Bogatą bibliotekę materiałów wideo
- Merytoryczne dodatki, ściągi, plakaty
