Interpretacja indywidualna z dnia 14 stycznia 2022 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0112-KDIL2-1.4011.1043.2021.1.KF

Wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej obowiązków płatnika z tytułu zwrotu pracownikom dodatkowych kosztów związanych z wykorzystaniem w podróży służbowej prywatnego samochodu.

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

18 listopada 2021 r. wpłynął Państwa wniosek z 15 listopada 2021 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy obowiązków płatnika z tytułu zwrotu pracownikom dodatkowych kosztów związanych z wykorzystaniem w podróży służbowej prywatnego samochodu. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

P. jest uczelnią publiczną. Jej celem ustawowym i statutowym jest m.in. prowadzenie badań i usług badawczych oraz transfer wiedzy do gospodarki oraz prowadzenie kształcenia studentów. W związku z prowadzeniem ww. działalności pracownicy uczelni są zobowiązani do wyjazdów służbowych na konferencje naukowe oraz są realizowane wyjazdy służbowe na miejsce świadczenia usług badawczo-rozwojowych. W wielu przypadkach pracownicy Uczelni wnioskują o zgodę pracodawcy na dojazd do wyznaczonego miejsca z wykorzystaniem własnych środków transportu. Uczelnia przychyla się do próśb pracowników, ze względu na uwarunkowania logistyczne. Podróż własnym środkiem transportu jest najbardziej efektywna i najsprawniej przeprowadzana.

Podróże służbowe pracowników generują dodatkowe koszty związane z dojazdem na miejsce konferencji, czy miejsca wykonywania usług badawczych, tj. podróż autostradą, opłaty parkingowe, opłaty za przeprawy promowe itp. Pracodawca zgodnie z założeniami ustawy Kodeks pracy zwraca wszelkie wypłaty związane z podróżą służbową, w tym ww. opłaty parkingowe i autostradowe oraz koszty używania pojazdu wynikające z tzw. „kilometrówki”. Decyzja związana ze zwrotem kosztów, jest wynikiem konieczności pokrycia przez pracodawcę kosztów racjonalnie poniesionych przez pracowników uczelni pozostających w bezpośrednim związku z odbytą podróżą służbową. Podróż służbowa zajmuje pracownikowi od kilku do kilkunastu godzin, skrócenie tego czasu poprzez skorzystanie z płatnej drogi szybkiego ruchu pozwala zaoszczędzić środki publiczne oraz pozwala zaoszczędzić konieczne wypłaty związane np. z naliczanymi dietami. Nieskorzystanie z płatnej autostrady może przesądzić o przekroczeniu normowanego czasu pracy i prowadzić do konieczności zapewnienia usługi płatnego parkowania przy miejscu wykonywania podróży. Wpływa to i skraca czas wykonania usługi poprzez możliwość dojazdu w pobliże miejsca świadczenia pracy.