Jak przygotować się do zmian w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej krok po kroku

W związku ze skróceniem okresu przechowywania niektórych akt pracowniczych na pracodawcach będą spoczywać nowe obowiązki związane z dokumentacją przesyłaną do ZUS.

Zmiany obowiązkowo obejmujące dokumentację dotyczącą wszystkich pracowników

Krok 1. Sprawdź, czy używany przez Ciebie program kadrowo-płacowy ewidencjonuje dane niezbędne do wypełnienia formularzy na nowych zasadach

Płatnicy składek, którzy tworzą dokumenty ubezpieczeniowe na podstawie danych z programów kadrowo-płacowych, muszą upewnić się, że ich oprogramowanie odrębnie ewidencjonuje przychody należne za lata poprzednie oraz kwoty składników wynagrodzenia nieoskładkowane za czas pobierania świadczeń w razie choroby i macierzyństwa, a w przypadku nauczycieli - dane dotyczące wykonywania pracy w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć. Będzie to niezbędne do tworzenia dokumentów ZUS RPA, począwszy od dokumentów za styczeń 2019 r. W przypadku braku wsparcia w oprogramowaniu wszystkie te dane trzeba będzie wprowadzać ręcznie do formularza. Ten sam problem dotyczy rozwiązania stosunku pracy po 31 grudnia 2018 r. Jeśli do tej pory w programie kadrowo-płacowym nie ewidencjonowano trybu rozwiązania stosunku pracy, podstawy prawnej rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy bądź stosunku służbowego oraz informacji, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany, to informacje te należy wprowadzić do ZUS ZWUA ręcznie, począwszy od pierwszego wyrejestrowania w nowym roku kalendarzowym.