Ryczałt za używanie prywatnego samochodu pracownika można ustalić proporcjonalnie do jego etatu

Przepisy nie określają sytuacji, gdy z ryczałtu za korzystanie z prywatnego samochodu korzysta pracownik zatrudniony na część etatu. Pracodawca może zatem w zawartej z pracownikiem umowie o używanie pojazdu do celów służbowych ustalić ryczałt proporcjonalnie do wymiaru etatu.

Pracownikowi zatrudnionemu na 3/4 etatu zamierzamy przyznać od czerwca ryczałt za korzystanie z prywatnego auta do celów służbowych. Pracuje on od poniedziałku do czwartku w różnym wymiarze godzinowym. Czy wspomniany ryczałt należy ustalać adekwatnie do wymiaru czasu pracy pracownika? Czy naliczając jego wysokość za dany miesiąc, powinniśmy pomniejszać go o wynikające z rozkładu wolne piątki oraz dni nieobecności?

Nie ma regulacji nakazujących wyznaczanie kwoty ryczałtu na jazdy lokalne prywatnym samochodem proporcjonalnie do wymiaru etatu. Pracownik zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy może więc otrzymywać ryczałt w maksymalnej wysokości przewidzianej przepisami. Nie ma również podstaw, by omawiane świadczenie obniżać o dni, które zgodnie z harmonogramem nie są dla pracownika dniami pracy. Ryczałt ulega pomniejszeniu za każdy dzień roboczy, w czasie którego pojazd nie był używany służbowo, oraz za każdy dzień nieobecności z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności.

Pracownikowi, który w czasie wykonywania przypisanych mu obowiązków korzysta z własnego samochodu, pracodawca powinien rekompensować związane z tym wydatki. Na tę okoliczność strony powinny zawrzeć odrębną umowę, uszczegóławiającą reguły zwrotu kosztów dokonywanego z tytułu jazd prywatnym autem w sprawach firmy. Wspomniany zwrot może przybierać formę kilometrówki bądź ryczałtu, obliczanego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu i umówionego miesięcznego limitu przebiegu kilometrów. Maksymalne limity kilometrów i stawki kilometrowe są określone w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Czytaj więcej w poradzie: Jak ustalić i rozliczać ryczałt za używanie prywatnego samochodu dla niepełnoetatowca >>

Treści dostępne dla abonentów IFK Platformy Księgowych i Kadrowych

Już dziś zamów dostęp
do IFK Platforma Księgowych i Kadrowych

• Codzienne aktualności prawne
• Porady i artykuły z najpopularniejszych czasopism INFOR wraz z bieżącymi wydaniami
• Bogatą bibliotekę materiałów wideo
• Merytoryczne dodatki, ściągi, plakaty

Zamów teraz Masz już konto? Zaloguj się