Jak rozliczać w pkpir krajową podróż służbową pracownika
Podatnicy prowadzący pkpir ujmują wydatki z tytułu krajowej podróży służbowej pracownika na podstawie dowodu wewnętrznego. Dowód wewnętrzny nie musi zawierać rozliczenia kosztów transportu w podróży służbowej. Nie musi, ale może – stąd technicznie rozliczenie podróży służbowej pracownika w pkpir może być sporządzone na różne, poprawne sposoby.
Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową – art. 77[5] § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (dalej: k.p.). Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż państwowa lub samorządowa jednostka budżetowa określa się w układzie zbiorowym pracy, w regulaminie wynagradzania lub w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania (art. 77[5] § 3 k.p.). Dopiero brak odpowiednich postanowień w tych wewnętrznych aktach powoduje, że mają zastosowanie przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej: rozporządzenie z 29 stycznia 2013 r. w sprawie podróży służbowych).
Zwolnienie z PIT należności wypłacanych pracownikom odbywającym krajową podróż służbową
Należności z tytułu krajowych podróży służbowych wypłacane pracownikom są zwolnione z PIT do wysokości określonej w rozporządzeniu z 29 stycznia 2013 r. w sprawie podróży służbowych – art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: updof). Oznacza to, że jeśli należności mieszczą się w limitach określonych w tym rozporządzeniu, to są zwolnione z PIT. Jeżeli pracodawca określił wyższe należności, ze zwolnienia skorzystają tylko kwoty mieszczące się w limitach przewidzianych przez rozporządzenie z 29 stycznia 2013 r. w sprawie podróży służbowych. Obecnie kwota diety w podróżach krajowych wynosi 45 zł. Jeżeli pracodawca zdecyduje się na wypłatę diety w wyższej wysokości niż 45 zł, to nadwyżka ponad tę kwotę nie będzie mogła korzystać ze zwolnienia z PIT na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a updof. Zostanie opodatkowana PIT jako przychód ze stosunku pracy.
