Zmiana terminu wypłaty wynagrodzeń nauczycieli – dopuszczalność i skutki podatkowo-składkowe

Dopuszczalność wypłaty wynagrodzenia z dołu w sektorze oświaty jest ściśle uzależniona od statusu prawnego placówki oraz charakteru danego składnika płacowego. W publicznych szkołach samorządowych wynagrodzenie zasadnicze oraz stałe dodatki muszą być obligatoryjnie wypłacane z góry w pierwszym dniu miesiąca. Wypłata z dołu w tych jednostkach dotyczy wyłącznie składników zmiennych, których wysokość zależy od faktycznie wykonanej pracy (np. godzin ponadwymiarowych). Z kolei pełna swoboda wypłaty wynagrodzenia z dołu istnieje w szkołach niepublicznych oraz publicznych prowadzonych przez podmioty inne niż jednostki samorządu terytorialnego (np. stowarzyszenia), gdzie stosuje się w tym zakresie ogólne przepisy.

Wdrożenie nowego terminu płatności wynagrodzeń wymaga zmiany wewnątrzzakładowych przepisów prawa pracy (regulaminu pracy) po przeprowadzeniu procedury uzgodnieniowej ze związkami zawodowymi. Zmiana ta wchodzi w życie automatycznie po upływie 14 dni od podania jej do wiadomości załogi i nie wymaga aneksowania umów o pracę, jeżeli termin płatności wynagrodzenia nie był w nich bezpośrednio zastrzeżony w placówce zatrudniającej mniej niż 50 pracowników. Okres przejściowy powoduje istotne konsekwencje podatkowe i składkowe.

1. Dopuszczalność wypłaty wynagrodzenia z dołu w oświatowych jednostkach organizacyjnych

Termin wypłaty wynagrodzeń pracowników pedagogicznych zależy od statusu podmiotu, który zarządza szkołą, oraz od formy prawnej zatrudnienia danego nauczyciela.

1.1. Szkoły publiczne prowadzone przez jednostki samorządu terytorialnego

W samorządowych szkołach publicznych kwestie płacowe reguluje ustawa z 26 stycznia 1982 r. – Karta Nauczyciela (dalej: Karta Nauczyciela), która stanowi regulację szczególną wobec ogólnych norm wynikających z ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (dalej: k.p.). Wynagrodzenie zasadnicze oraz stałe dodatki (m.in. stażowy, motywacyjny, funkcyjny) są wypłacane nauczycielom miesięcznie z góry w pierwszym dniu miesiąca (art. 39 ust. 3 Karty Nauczyciela). Zmiana tej praktyki na wypłatę z dołu w odniesieniu do składników stałych jest prawnie niedopuszczalna. Wojewodowie jako organy nadzoru konsekwentnie stwierdzają nieważność uchwał jednostek samorządu terytorialnego (JST) modyfikujących tę regułę. Potwierdza to m.in. rozstrzygnięcie nadzorcze Wojewody Lubuskiego z 24 kwietnia 2024 r. (sygn. NK-I.4131.48.2024), w którym wskazano, że regulowanie terminu wypłat stałych dodatków z dołu wykracza poza ustawowe upoważnienie i dotyczy kwestii regulowanej bezwzględnie obowiązującymi przepisami ustawowymi.

Z kolei składniki płacy, których ostateczna wysokość zależy od uprzedniego wykonania przydzielonych zadań, są obligatoryjnie wypłacane z dołu . Dotyczy to w szczególności wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i doraźne zastępstwa. Od 1 września 2025 r. składniki te wypłaca się miesięcznie lub jednorazowo z dołu do 5. dnia roboczego miesiąca następującego po miesiącu, za który przysługuje wynagrodzenie (art. 39 ust. 4 Karty Nauczyciela).

Osoby niebędące nauczycielami, zatrudniane za zgodą kuratora oświaty do prowadzenia konkretnych zajęć, świadczą pracę na podstawie przepisów k.p. Z uwagi na to ich pensja zasadnicza musi być wypłacana z dołu.

1.2. Szkoły niepubliczne i publiczne prowadzone przez stowarzyszenia lub fundacje

W szkołach prowadzonych przez podmioty inne niż JST sytuacja prawna pracowników jest odmienna. Na mocy art. 91b Karty Nauczyciela wyłączone jest stosowanie m.in. przepisów art. 30 oraz art. 39 tej ustawy wobec nauczycieli tam zatrudnionych. Ich uposażenia podlegają w całości reżimowi przepisów k.p. Oznacza to, że w tego typu placówkach dopuszczalne jest swobodne wprowadzenie zasady wypłacania całego wynagrodzenia (w tym zasadniczego) z dołu niepóźniej niż 10. dnia następnego miesiąca kalendarzowego.

2. Procedura wdrożeniowa zmiany terminu wypłaty wynagrodzenia w jednostce oświatowej

Modyfikacja terminu wypłaty wynagrodzeń wymaga zachowania właściwych procedur, których nieprzestrzeganie powoduje bezskuteczność wprowadzonych zmian. W związku z tym należy postępować w poniższy sposób:

Krok 1. Przygotowanie projektu zmian regulaminu pracy

Pracodawca sporządza projekt nowelizacji regulaminu pracy. Termin wypłaty musi zostać wskazany precyzyjnie jako konkretny, stały dzień miesiąca (np. „10. dnia każdego miesiąca”). Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) kwestionuje sformułowania typu „do 10. dnia miesiąca”, kwalifikując je jako wykroczenie przeciwko prawom pracowniczym (art. 282 § 1 pkt 1 k.p.), z uwagi na brak cechy stałości terminu (stanowisko GIP z 21 grudnia 2021 r., sygn. GBI.0701.134.2021.2).

Krok 2. Sformalizowane uzgodnienia ze związkami zawodowymi

Jeżeli u pracodawcy funkcjonuje zakładowa organizacja związkowa, zmiana regulaminu pracy wymaga jej akceptacji (art. 104^[2] § 1 k.p.). Jednostronne wprowadzenie nowego regulaminu pracy przez pracodawcę bez wymaganego uzgodnienia skutkuje jego nieważnością.

Inaczej jest, jeżeli u pracodawcy działa kilka organizacji związkowych. Powinny one przedstawić wspólnie uzgodnione stanowisko w terminie 30 dni od przekazania projektu zmian. Jeżeli tego nie zrobią, decyzję o ustaleniu regulaminu pracy podejmuje samodzielnie pracodawca. Zagadnienie to doprecyzował Sąd Najwyższy w wyroku z 8 stycznia 2025 r. (sygn. akt II PSKP 43/23), w którym uznał, że:

SN

Użyte w art. 30 ust. 5 ustawy z 1991 r. o związkach zawodowych sformułowanie „wspólnie uzgodnionego stanowiska” oznacza, iż chodzi w nim o zgodne stanowisko ustalone uprzednio przez przedstawicieli wszystkich zakładowych organizacji związkowych albo przynajmniej organizacji reprezentatywnych, tożsame co do treści i zawarte w jednym piśmie adresowanym do pracodawcy, a nie o stanowiska odrębnie i samodzielnie zajęte przez poszczególne organizacje związkowe (...) odrębne stanowiska tych organizacji upoważniają pracodawcę do samodzielnego i legalnego podjęcia przezeń decyzji w przedmiocie wydania regulaminu lub dokonania w nim zmian.

Krok 3. Okres wyczekiwania na wejście w życie zmian

Prawidłowo wprowadzona zmiana regulaminu pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania jej do wiadomości załogi w sposób przyjęty w danym zakładzie pracy (art. 104^[3] § 1 k.p.).

Krok 4. Aktualizacja indywidualnej informacji o warunkach zatrudnienia

Przesunięcie terminu płatności wynagrodzenia w regulaminie pracy, jako czynność o charakterze organizacyjno-porządkowym, następuje automatycznie z mocy samego prawa i nie wymaga wręczania pracownikom wypowiedzeń zmieniających (art. 42 k.p.) ani sporządzania dwustronnych aneksów. Potwierdził to Główny Inspektorat Pracy (sygn. GPP-471-4560-26/09/PE/RP).

Pracodawca ma natomiast bezwzględny obowiązek pisemnego zaktualizowania informacji o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 k.p.) niezwłocznie, niepóźniej niż w dniu wejścia w życie zmian, w przypadku mniejszych placówek zatrudniających mniej niż 50 pracowników, u których nie obowiązuje regulamin pracy.

3. Aspekty podatkowe i ubezpieczeniowe związane ze zmianą terminu wypłaty wynagrodzeń

Przejście z wypłat z góry na wypłaty z dołu powoduje konsekwencje w zakresie podatku i składek ZUS w związku z powstaniem przejściowego miesiąca bez wypłaty.

3.1. Skutki podatkowe zmiany terminu wypłaty wynagrodzeń

Dla celów podatkowych przychód ze stosunku pracy powstaje w momencie jego fizycznego otrzymania lub postawienia do dyspozycji pracownika (tzw. metoda kasowa). Przy przesunięciu terminu wypłaty z góry na wypłatę z dołu pracownik w danym roku podatkowym fizycznie otrzyma tylko 11 wypłat. Pracodawca jako płatnik wykazuje w informacji PIT-11 kwoty faktycznie pobranych zaliczek oraz zastosowanych kosztów uzyskania przychodów za 11 miesięcy.

Jednak pracownik nie traci prawa do pełnego odliczenia. W zeznaniu rocznym, np. PIT-37, ma on prawo wykazać pełne koszty uzyskania przychodów za 12 miesięcy oraz kwotę zmniejszającą podatek, jeżeli pracownik jest do niej uprawniony.

3.2. Rozliczenia w zakresie składek ZUS związane z przesunięciem terminu wypłaty

W miesiącu, w którym nie dokonano żadnej wypłaty wynagrodzenia (np. wrzesień w związku z przesunięciem wypłaty z 31 sierpnia na 10 października 2026 r.), pracodawca zobowiązany jest sporządzić i przesłać do ZUS raporty RCA z zerową podstawą wymiaru składek oraz zerowymi składkami. Brak wypłaty nie przerywa jednak ciągłości podlegania ubezpieczeniom społecznym.

3.3. Podstawa wymiaru świadczeń chorobowych a przesunięcie terminu wypłaty

Zmiana cyklu płatniczego nie może wpłynąć negatywnie na wysokość świadczeń chorobowych. Podstawę stanowi co do zasady wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy poprzedzających absencję chorobową (art. 36 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa). Przy przejściu na nowy termin płatności wynagrodzenie należy przypisać ściśle do miesięcy, za które było ono należne, bez względu na datę jego fizycznej wypłaty.

Alicja Kozłowska

specjalista z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, praktyk z wieloletnim doświadczeniem w dziale kadrowo-płacowym