Wystawianie zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu – odpowiedzi na pytania Czytelników
Pracownicy w wielu przypadkach wymagają od pracodawcy wystawiania zaświadczeń o osiąganych zarobkach. Poza zaświadczeniem o zatrudnieniu i wynagrodzeniu do celów emerytalnych (ZUS ERP-7) tego typu dokumenty są im potrzebne do ubiegania się m.in. o kredyt lub pożyczkę, świadczenia z pomocy społecznej, świadczenia z ZFŚS u innego pracodawcy czy dochodzenia alimentów (zarówno przez osobę zatrudnioną, jak i od takiej osoby).
Wystawienie zaświadczenia o zatrudnieniu czy wynagrodzeniu wiąże się z określonymi obowiązkami pracodawcy oraz odpowiedzialnością za prawidłowość i zakres przekazywanych informacji. Poniżej przedstawiamy odpowiedzi na najciekawsze pytania Czytelników dotyczące tej tematyki.
? W jakich sytuacjach pracodawca jest zobowiązany do wystawienia zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, a kiedy jego wydanie ma charakter fakultatywny?
Przepisy nie regulują wprost wystawiania na wniosek pracownika zaświadczeń o wynagrodzeniu. Występują pewne regulacje dotyczące np. zaświadczeń o utraconych zarobkach w przypadku niektórych zwolnień od pracy, wystawianych w celu uzyskania przez pracownika od właściwego organu rekompensaty pieniężnej z tego tytułu, ale jest to inne zagadnienie.
Należy zwrócić uwagę na dwie kwestie:
- dostęp pracownika do dokumentacji pracowniczej i obowiązek pracodawcy sporządzenia na wniosek pracownika kopii części lub całości dokumentacji,
- wnioskowanie przez pracownika o sporządzenie zaświadczenia o zarobkach.
W pierwszym przypadku przepisy art. 94[12] ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (dalej: k.p.) wprost narzucają pracodawcy obowiązek sporządzenia na wniosek m.in. pracownika kopii całości lub wybranej części dokumentacji pracowniczej.
Dokumentacja pracownicza to akta osobowe oraz dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, która zawiera m.in. kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą. (§ 18 ust. 3 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej).
