KSeF – jak się przygotować i uwierzytelnić w systemie

Krajowy System e-Faktur (dalej również jako KSeF lub system) to platforma służąca w szczególności do wystawiania, przesyłania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Już od 1 lutego 2026 r. wystawianie faktur w tym systemie stanie się obowiązkowe dla podatników, którzy w 2024 r. osiągnęli wartość sprzedaży powyżej 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek ten obejmie pozostałych podatników. Od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy będą również zobowiązani do odbierania faktur przy użyciu KSeF.

1. Podstawowe informacje na temat KSeF

Wdrożenie obowiązkowego KSeF zmienia rozumienie pojęcia „wystawienie faktury”. Dotychczas faktura utożsamiana była zwykle z dokumentem fizycznym (papierowym) lub plikiem pdf wysyłanym kontrahentowi za pośrednictwem skrzynki elektronicznej. Wraz z wejściem obowiązkowego KSeF fakturą będzie określony zestaw danych cyfrowych. W KSeF stosowany jest jednolity, ustrukturyzowany wzór faktury. Każda pozycja faktury ma w nim swoje określone miejsce, dzięki czemu rozumienie jej zapisów zarówno po stronie sprzedawcy, jak i nabywcy zawsze będzie spójne. Plik XML przesłany do KSeF przez sprzedawcę, po jego przetworzeniu w systemie i nadaniu numeru KSeF, stanie się pełnoprawną fakturą, którą w systemie otrzyma nabywca.

Dokumentów nie trzeba będzie ani drukować, ani ręcznie wprowadzać do systemów. W konsekwencji zredukowana zostanie liczba pomyłek, która miała miejsce podczas wpisywania danych do programów finansowo-księgowych. Nie będzie również konieczności przenoszenia danych z faktur do systemów podatnika, co ułatwi prowadzenie ewidencji podatkowych.

KSeF przyniesie pozytywne zmiany w obszarze podatkowym, do których możemy zaliczyć:

• skrócenie podstawowego terminu zwrotu VAT z 60 na 40 dni,
• usprawnienie i przyspieszenie procesu weryfikacji zasadności zwrotów VAT w urzędach skarbowych,
• zmniejszenie liczby czynności sprawdzających oraz kontroli prowadzonych przez administrację skarbową,
• uproszczenie rozliczania faktur korygujących (z uwagi na brak konieczności posiadania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie z nabywcą obniżenia podstawy opodatkowania) czy

Treści dostępne dla abonentów IFK Platformy Księgowych i Kadrowych

Już dziś zamów dostęp
do IFK Platforma Księgowych i Kadrowych

• Codzienne aktualności prawne
• Porady i artykuły z najpopularniejszych czasopism INFOR wraz z bieżącymi wydaniami
• Bogatą bibliotekę materiałów wideo
• Merytoryczne dodatki, ściągi, plakaty

Zamów teraz Masz już konto? Zaloguj się