Faktury

I. Faktury elektroniczne

1. Faktury przesyłane w formacie PDF

Faktury wystawiane w formie elektronicznej, a także wystawiane w formie papierowej mogą być przesyłane e-mailem w formacie PDF. Wymagana jest tylko uprzednia akceptacja tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę. Oto fragment interpretacji wydanej przez Dyrektora IS w Warszawie.

Należy zauważyć, że obecnie obowiązujące regulacje prawne nie narzucają podatnikom żadnej szczególnej technologii fakturowania elektronicznego. Faktury muszą odzwierciedlać faktyczne transakcje, dlatego też konieczne jest zapewnienie ich autentyczności, integralności i czytelności, jednakże można gwarantować autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur według metody określonej przez podatnika. Zarówno bezpieczny podpis elektroniczny, jak i elektroniczna wymiana danych (EDI) zostały wskazane jedynie jako rozwiązania fakultatywne w celu zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Zatem jest to katalog otwarty i dopuszczalne są wszystkie metody gwarantujące spełnienie powyższych wymogów.

Tym samym faktura w formie elektronicznej może być przesłana także w formacie PDF, który z zasady nie jest formatem przeznaczonym do edytowania i utrudnia modyfikację treści przez przypadkowego użytkownika, z możliwością przesyłania w tej formie również faktur wystawianych w postaci papierowej i przesyłanych e-mailem.

Podkreślić również należy, iż stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu. Z kolei w przypadku cofnięcia akceptacji wystawca faktury traci prawo do przesyłania temu odbiorcy faktur od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o cofnięciu akceptacji, chyba że strony uzgodnią inny termin.