Dowody księgowe - podstawa zapisów w księgach rachunkowych

Jakość i przydatność dowodów źródłowych należy oceniać pod względem ich wartości merytorycznej i formalnej. Każdy dowód księgowy stwierdzający dokonanie operacji gospodarczej (sprzedaży, zakupu, podjęcia pieniędzy z banku, wydania towaru z magazynu etc.) musi być przede wszystkim rzetelny, a więc zawierać prawdziwe, a przy tym wszystkie istotne dane o dokumentowanym zdarzeniu. Po drugie, każdy dowód księgowy powinien odpowiadać określonym wymogom formalnym, wynikającym z przepisów prawa bilansowego i podatkowego. W przeciwnym przypadku jego moc dowodowa może być kwestionowana w trakcie badania bilansu lub kontroli podatkowej, a tym samym spowodować zastrzeżenia w opinii audytora lub negatywne następstwa po kontroli, zwłaszcza w postaci nieuznania poniesionego wydatku za koszt podatkowy lub odliczenia naliczonego VAT.

Ustawa o rachunkowości poświęca dowodom księgowym stosunkowo niewiele miejsca, ograniczając się w zasadzie do ich klasyfikacji oraz wymieniając te cechy, które każdy dowód źródłowy powinien posiadać. W myśl ustawy (art. 20 ust. 2) dowody księgowe dzieli się na trzy zasadnicze grupy:

● zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,

● zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,

● wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Wśród dowodów wewnętrznych, sporządzanych przez jednostkę na własne potrzeby, można wyróżnić, mogące stanowić także podstawę zapisów księgowych, dowody: