Jak zorganizować elektroniczne archiwum zakładowe
Zamierzamy w 2011 r. dla przechowywania posiadanych dokumentów księgowych w wersji elektronicznej utworzyć elektroniczne archiwum zakładowe. Całe archiwum będzie umieszczone na oddzielnym przenośnym dysku twardym, a na nim będą wydzielone katalogi tematyczne:
problem
● sprzedaż (faktury VAT, faktury VAT korygujące, wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, dokumenty eksportu),
● zakupy (faktury VAT zakupu, rachunki - w postaci skanów oraz oryginalnych faktur elektronicznych, dokumenty importowe),
● wyciągi bankowe,
● polecenia księgowania,
● dokumenty płacowe (tu: listy wynagrodzeń),
● raporty kasowe, wydruki ksiąg według miesięcy: dziennik, zapisy kont, zestawienie obrotów i sald.
W katalogach tematycznych umieszczone będą katalogi dokumentów. Dokumenty zeskanowane będą przechowywane w formacie PDF oraz JPG, natomiast dokumenty, które w oryginale były elektroniczne - w oryginalnej postaci (tj. w formacie PDF, JPG, HTML i innych), każdy w osobnym katalogu. Archiwizacja elektroniczna dokumentów 2011 r. w formie skanowania rozpocznie się od 1 stycznia 2011 r., będzie przeprowadzana na bieżąco i zakończy się w 2012 r. po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za rok 2011, a wówczas niektóre papierowe pierwowzory dokumentów zostaną zniszczone, jeżeli zezwolą na to przepisy. Czy takie rozwiązanie będzie poprawne? Czy można jakoś usprawnić sposób zarządzania dokumentami?
Już dziś zamów dostęp
do IFK Platforma Księgowych i Kadrowych
- Codzienne aktualności prawne
- Porady i artykuły z najpopularniejszych czasopism INFOR wraz z bieżącymi wydaniami
- Bogatą bibliotekę materiałów wideo
- Merytoryczne dodatki, ściągi, plakaty
