Nadawanie uprawnień do korzystania z KSeF – rodzaje uprawnień, procesy i modele
Nadawanie lub odbieranie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: KSeF) co do zasady odbywa się za pomocą komercyjnych programów finansowo-księgowych, pod warunkiem że zostały one zintegrowane z API KSeF 2.0 albo za pomocą Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 (bezpłatnego narzędzia oferowanego przez Ministerstwo Finansów). W określonych sytuacjach wymagane jest złożenie zawiadomienia ZAW-FA w celu wyznaczenia osoby fizycznej, która w imieniu danego podmiotu będzie korzystała z KSeF. W publikacji zostały przedstawione procesy nadawania uprawnień w KSeF, rodzaje uprawnień w KSeF oraz modele nadawania uprawnień z przykładami. W listopadzie został uruchomiony Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU), który umożliwia nadawanie uprawnień użytkownikom systemu KSeF 2.0. Uprawnienia te są niezbędne, aby móc korzystać z KSeF od 1 lutego 2026 r.
Podatnicy będący osobami fizycznymi – uprawnienia w KSeF
Podatnik będący osobą fizyczną nie musi dopełniać żadnych formalności ani nic zgłaszać do urzędu skarbowego, aby uwierzytelnić się w KSeF. Uprawnienia do korzystania z KSeF są przypisane do tej osoby automatycznie w KSeF, dlatego są one nazywane „uprawnieniami właścicielskimi”.
Uprawnienia właścicielskie w KSeF są to uprawnienia przypisywane automatycznie, systemowo do identyfikatora podatkowego NIP podatnika. Obejmują w szczególności uprawnienie do wystawiania faktur, dostępu do faktur, zarządzania uprawnieniami, zarządzania jednostkami podrzędnymi oraz uprawnienia techniczne do przeglądania historii sesji oraz przeglądania uprawnień. Uprawnień właściciela nie można odebrać.
Osoba fizyczna po uwierzytelnieniu się w systemie może korzystać z KSeF samodzielnie lub nadawać uprawnienia do korzystania z KSeF innym osobom lub podmiotom. Odbywa się to w sposób elektroniczny.
Osoba fizyczna nie składa zawiadomienia ZAW-FA w celu wyznaczenia osoby fizycznej, która w jej imieniu będzie korzystała z KSeF. Jedynym wyjątkiem, w którym osobą składającą zawiadomienie ZAW-FA będzie osoba fizyczna, jest przypadek zgłoszenia przez nią danych unikalnych jej własnego podpisu elektronicznego.
Już dziś zamów dostęp
do IFK Platforma Księgowych i Kadrowych
- Codzienne aktualności prawne
- Porady i artykuły z najpopularniejszych czasopism INFOR wraz z bieżącymi wydaniami
- Bogatą bibliotekę materiałów wideo
- Merytoryczne dodatki, ściągi, plakaty
