Samochód w ewidencji przebiegu pojazdu - rozliczenie kosztów

Aby wydatki związane z używaniem samochodu osobowego, który nie jest wprowadzony do ewidencji środków trwałych, można było zaliczyć do kosztów podatkowych, zasadniczo konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu (art. 23 ust. 5 updof, art. 16 ust. 5 updop). Koszty eksploatacji samochodu osobowego, rozliczane według ewidencji przebiegu pojazdu, należy zaliczać do kosztów podatkowych w ramach tzw. limitu kilometrówki.

Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dotyczy:

● samochodów osobowych będących prywatną własnością przedsiębiorcy,

PRZYKŁAD

Henryk Nowak prowadzi indywidualną działalność gospodarczą. W działalności tej używa własnego, prywatnego samochodu osobowego marki Fiat Uno. Samochód nie jest wprowadzony do ewidencji środków trwałych. Zaliczenie wydatków związanych z eksploatacją tego samochodu do kosztów podatkowych wymaga prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Koszty rozliczane są w ramach limitu kilometrówki.

● samochodów osobowych używanych na podstawie umowy użyczenia, najmu czy dzierżawy,

● samochodów osobowych będących własnością pracowników, w tym również w zakresie jazd zamiejscowych odbywanych w ramach podróży służbowej.

Nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, gdy:

● prywatny samochód pracownika jest wykorzystywany w działalności gospodarczej podatnika, a koszt eksploatacji tego samochodu jest rozliczany w formie ryczałtu pieniężnego za jazdy lokalne (art. 23 ust. 1 pkt 36, ust. 5 updof, art. 16 ust. 1 pkt 30, ust. 5 updop),

● podatnik używa samochodów osobowych na podstawie umowy uważanej za umowę leasingu w myśl przepisów ustaw o podatku dochodowym (art. 23 ust. 3b updof oraz art. 16 ust. 3b updop). Stanowisko takie potwierdzają organy podatkowe, m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 27 lutego 2009 r. (nr IBPBI/2/423-1114/08/AP):