Jak ustalać wysokość odsetek z tytułu nieterminowej zapłaty składek do ZUS

PROBLEM

RADA

Powinni Państwo ustalić wysokość odsetek oddzielnie na każdym z funduszy. Będą one należne tylko na te rachunki, na których wysokość odsetek przekroczyła 6,60 zł. Szczegóły w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Od nieopłaconych w terminie składek płatnik jest zobowiązany opłacić odsetki, których wysokość ustala się na zasadach i w wysokości określonych w ustawie - Ordynacja podatkowa. Odsetek za zwłokę nie nalicza się, jeżeli ich wysokość nie przekraczałaby 6,60 zł (art. 23 ust. 1a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych; dalej ustawa systemowa).

Z ustawy systemowej nie wynika wprost, czy wysokość odsetek należy ustalać od zaległej kwoty składek na każdy fundusz oddzielnie i wtedy porównać każdy wynik do kwoty 6,60 zł, czy odsetki należy ustalać od łącznej kwoty zaległości na wszystkich funduszach i wówczas otrzymaną kwotę odsetek porównać do 6,60 zł. Mimo braku wyraźnego uregulowania tej kwestii można dojść do wniosku, że prawidłowy jest pierwszy sposób ustalania wysokości odsetek. Pośrednio wskazuje na to art. 47 ust. 4 ustawy systemowej, według którego płatnik opłaca składki na wskazane przez ZUS rachunki bankowe odrębnymi wpłatami, w podziale na:

● ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe),

● ubezpieczenie zdrowotne,

● Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,

● Fundusz Emerytur Pomostowych.

UWAGA!

Odsetek od należności składkowych nie opłaca się, jeżeli ich wysokość nie przekracza kwoty 6,60 zł.

Mimo że składki na wszystkie rodzaje ubezpieczeń rozlicza się w jednej deklaracji zbiorczej ZUS DRA za dany miesiąc, to przy dokonywaniu wpłaty wyliczone kwoty na poszczególne rodzaje funduszy należy wykazać w odrębnych dokumentach płatniczych. Oznacza to, że płatnik dokonuje wpłat należności za dany miesiąc odrębnymi przelewami/wpłatami na wydzielone rachunki ZUS. Wynika to m.in. z tego, że ZUS nie jest dysponentem składek na wszystkie fundusze. Częściowo musi bowiem przekazać pobierane od płatników kwoty konkretnym instytucjom, np. składki zdrowotne do NFZ, a składki na FP i FGŚP - ministrowi pracy. Jeżeli zatem płatnik składek opłaci wszystkie należne składki po obowiązującym go terminie, to odsetki należy obliczyć od każdej zaległości oddzielnie, tj. od kwoty zaległych składek:

● na ubezpieczenia społeczne,

● na ubezpieczenie zdrowotne,

● na fundusze pozaubezpieczeniowe (FP i FGŚP)

● na FEP (w przypadku gdy płatnik jest zobowiązany do ich opłacania).

Potwierdził to Zakład Ubezpieczeń Społecznych w odpowiedzi na pytanie redakcji Monitora Prawa Pracy i Ubezpieczeń:

(...) powołany w (...) artykule 23 ustawy systemowej parametr 6,60 zł (...) odnosi się odrębnie do składek na poszczególne fundusze, na które płatnik opłaca należne składki, pamiętając o tym, że płatności składek reguluje się wpłatami na odrębne centralne rachunki bankowe. Czyli jeżeli płatnik opłaca składki zarówno na ubezpieczenia społeczne, na ubezpieczenie zdrowotne oraz na Fundusz Pracy - to zalegając z płatnością składek z tych wszystkich 3 tytułów - sprawdzenie, czy odsetki są należne od nieterminowo opłacanych składek - dokonuje odrębnie w odniesieniu do każdego z Funduszy odrębnie. (...) Odsetki są należne od nieterminowo opłacanych składek dotyczących odrębnie wszystkich funduszy (ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, FP i FPGŚ oraz na FEP), do opłacania których zobowiązany jest płatnik składek. Ich opłata następuje w łącznej kwocie (składki i należne od nich odsetki) dokonywanej na właściwy dla danego funduszu rachunek bankowy (...).

Jeżeli kwota odsetek z tytułu płatności składek ZUS za dany miesiąc przekracza kwotę 6,60 zł, to płatnik jest zobowiązany wpłacić należność główną wraz z odsetkami za ten okres jednym przelewem/wpłatą na właściwy dla danego funduszu numer rachunku. Wpłatę należy powiększyć o odsetki, których kwotę zaokrągla się do pełnych złotych (jeżeli końcówka jest niższa od 50 groszy, należy ją pominąć, a jeżeli jest równa lub wyższa od 50 groszy, należy zaokrąglić ją do pełnych złotych).

Stawka odsetek za zwłokę jest zmienna, dlatego gdy za okres zwłoki obowiązuje więcej niż jedna stopa procentowa, wówczas odsetki należy obliczać odrębnie za okresy, w których obowiązywała w danej wysokości. Następnie wyliczone odrębnie kwoty odsetek za poszczególne okresy należy zsumować.

PRZYKŁAD

Płatnik będący pracodawcą spoza sfery budżetowej opłaca składki do 15. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Składki należne od ubezpieczonych za listopad 2013 r. powinien zapłacić do 16 grudnia 2013 r. (15 grudnia przypadał w niedzielę). Pracodawca zapłacił wszystkie składki dopiero 6 stycznia 2014 r. (tego dnia bank obciążył rachunek bankowy płatnika). Odsetki należy ustalić za okres od 17 grudnia 2013 r. do 6 stycznia 2014 r. (21 dni zwłoki). Składki za grudzień 2013 r. wynosiły:

● na ubezpieczenia społeczne - 3569,20 zł,

● na ubezpieczenie zdrowotne - 1198,40 zł,

● na FP (311,50 zł) i FGŚP (11 zł).

Odsetki za zwłokę i należności składkowe do zapłaty:

Jeżeli płatnik ureguluje niższą kwotę, tj. bez odsetek za zwłokę, to taka wpłata zostanie rozliczona zarówno na składki (pokrywając ich część), jak i na należne od tej części składek odsetki za zwłokę. Do zapłaty pozostanie niepokryta różnica składek, od której nadal będą naliczane odsetki do dnia zapłaty włącznie.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 23 ust. 1, ust. 1a, art. 47 ust. 1, ust. 4 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2013 r., poz. 1442

● art. 103 ust. 2, art. 107 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy - j.t. Dz.U. z 2013 r., poz. 674; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 1291

● art. 30 ustawy z 13 lipca 2006 r. o ochronie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy - Dz.U. z 2006 r. Nr 158, poz. 1121; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 675

● art. 87 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych - j.t. Dz.U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 1290

● art. 53, art. 54 § 1 pkt 5 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa - j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 749; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 1289

Izabela Nowacka

ekonomistka, od wielu lat zajmuje się tematyką wynagrodzeń i rozliczaniem płac, autorka licznych publikacji z dziedziny prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, prowadzi portal kadrowo-płacowy