Przejazdy taksówką w celach służbowych - skutki podatkowe dla pracownika i pracodawcy

Rozliczanie przejazdu taksówką w celach służbowych pozostaje jednym z najbardziej spornych zagadnień w podatku PIT. Restrykcyjne stanowisko NSA nakazuje opodatkowywać niemal każdy taki zwrot, poza wybranymi przypadkami w delegacji – z czym nie zgadzają się jednak Trybunał Konstytucyjny i Ministerstwo Finansów, wskazujące, że zwrot kosztów poniesionych w interesie pracodawcy nie jest przychodem.

Trybunał Konstytucyjny w wyroku z 8 lipca 2014 r. sformułował 3 niezbędne przesłanki, których łączne zrealizowanie pozwala uznać świadczenie za przychód pracownika, o którym mowa w art. 12 ust. 1 updof, tj.:

• świadczenia zostały spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),
• świadczenia zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,
• wskazana korzyść jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).

Trybunał Konstytucyjny uznał, że świadczenia uzyskiwane od pracodawcy, niezależnie od tego, czy są dokonywane w formie pieniężnej, czy w formie świadczenia rzeczowego lub usługi, aby podlegały opodatkowaniu, muszą prowadzić do powstania po stronie pracownika dochodu, czyli korzyści majątkowej.

Spór o kwalifikację zwrotu kosztów przejazdu taksówką

W orzecznictwie pojawił się poważny spór dotyczący tego, czy zwrot kosztów za przejazd taksówką należy traktować jako świadczenie pieniężne, co zdaniem niektórych sądów wyłącza stosowanie kryteriów z wyroku TK z 8 lipca 2014 r.

Rygorystyczne stanowisko w tej kwestii prezentuje Naczelny Sąd Administracyjny. W wyroku z 19 listopada 2024 r. (II FSK 230/22) NSA uznał, że zwrot kosztów przejazdu lub dojazdu poniesionych przez pracownika w związku z wykonywaniem polecenia służbowego stanowi przychód ze stosunku pracy, niezależnie od tego, czy dotyczy przejazdu taksówką, komunikacją miejską czy prywatnym środkiem transportu.

Zdaniem NSA refundacja takich wydatków ma charakter świadczenia pieniężnego, a otrzymanie pieniędzy zawsze prowadzi do zwiększenia aktywów pracownika. W konsekwencji sam fakt zwrotu poniesionych kosztów powoduje powstanie przychodu podlegającego opodatkowaniu, o ile przepisy nie przewidują w danym przypadku szczególnego zwolnienia podatkowego.

Przeciwne, krytyczne stanowisko (reprezentowane m.in. przez WSA w Gdańsku w wyroku z 21 grudnia 2021 r., sygn. akt I SA/Gd 971/21, oraz doktrynę) wskazuje, że przedmiotem oceny nie powinien być sam mechanizm rozliczenia (zwrot pieniędzy), lecz realne świadczenie, jakim jest usługa transportowa. Eksperci wskazują, że nieprawidłowe jest uznanie przez NSA zwrotu kosztów przejazdu taksówkami za świadczenie pieniężne. Jest to bowiem świadczenie niepieniężne. Zwrot kosztów ma charakter rekompensaty i pracownik jedynie odzyskuje środki tymczasowo poniesione za pracodawcę.

Przejazdy w godzinach nocnych

Szczególnym przypadkiem są przejazdy taksówkami uzasadnione względami bezpieczeństwa lub nietypowymi godzinami pracy. Organy podatkowe często stoją na stanowisku, że zapewnienie dojazdu z domu do pracy (nawet w nocy) leży w interesie pracownika, gdyż to on decyduje o miejscu zamieszkania.

Jednakże orzecznictwo wskazuje, że w sytuacjach nadzwyczajnych, jak nocne dyżury czy transport materiałów wrażliwych, przejazd taksówką jest integralnym elementem organizacji pracy. WSA podniósł, że zapewnienie transportu taksówkami porą popołudniową, wieczorową, nocną lub poranną nie generuje po stronie pracowników powstania przychodu podlegającego opodatkowaniu.

Zwrot kosztów przejazdu taksówką w podróży służbowej

Zasady opodatkowania zwrotu kosztów przejazdu taksówką w podróży służbowej są ściśle powiązane z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej: rozporządzenie o podróżach służbowych).

Zwolnione z podatku są diety i inne należności za czas podróży służbowej do wysokości określonej w odrębnych przepisach (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a updof). NSA zajął w tej kwestii bardzo ograniczające stanowisko, uznając, że zwolnienie to obejmuje jedynie kwotę ryczałtu z rozporządzenia o podróżach służbowych. Kwota wypłacona ponad określony przepisami ryczałt stanowi natomiast przychód pracownika podlegający opodatkowaniu.

Oprac. Katarzyna Bogucka, Redakcja INFORLEX