Rozliczenie VAT w e-commerce - jak uniknąć błędów

Sprzedaż internetowa do konsumentów z innych państw UE wiąże się z obowiązkiem prawidłowego rozliczenia wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość (WSTO). Chociaż procedura OSS funkcjonuje już od kilku lat, polscy podatnicy wciąż popełniają błędy – zarówno przy kwalifikacji dostaw, jak i przy stosowaniu samej procedury.

W przypadku sprzedaży – w ramach działalności w zakresie e-commerce – do innych państw członkowskich VAT jest najczęściej rozliczamy z zastosowaniem tzw. unijnej procedury OSS. Jej istotą jest rozliczanie VAT z tytułu dokonywanych czynności dla niebędących podatnikami nabywców z całej UE za pośrednictwem jednego tylko państwa członkowskiego (nazywanego państwem członkowskim identyfikacji). Towarzyszy temu wyłączenie obowiązku rozliczania (w tym rejestracji) VAT w pozostałych państwach członkowskich (nazywanych państwami członkowskimi konsumpcji).

WSTO – cztery warunki, które muszą być spełnione łącznie

W ramach unijnej procedury OSS rozliczany może być m.in. VAT z tytułu dostaw towarów stanowiących WSTO. Dostawa musi spełniać łącznie cztery warunki:

• towary są wysyłane lub transportowane przez dostawcę lub na jego rzecz (dopuszczalne jest pośrednie uczestnictwo w transporcie),

• wysyłka odbywa się z terytorium jednego państwa członkowskiego do innego,

• nabywca nie ma obowiązku rozliczenia wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT),

• dostarczane towary nie są nowymi środkami transportu ani towarami montowanymi lub instalowanymi w miejscu dostawy.

Praktyka pokazuje, że podatnicy często błędnie uznają dokonywane dostawy za WSTO. W takich przypadkach zobowiązani są do rozliczenia VAT na zasadach ogólnych (zależnie od przypadku – w Polsce lub w innym państwie członkowskim), mimo rozpoznania WSTO i zapłaty VAT z tego tytułu. Do WSTO dochodzić może wyłącznie w przypadku dokonywania dostaw towarów wysyłanych lub transportowanych przez dostawcę lub na jego rzecz.

Zgłoszenie do unijnej procedury OSS a zawiadomienie VAT-29

Warunkiem korzystania z unijnej procedury OSS jest złożenie zgłoszenia informującego o zamiarze skorzystania z niej (art. 130b ust. 1 ustawy o VAT). W przypadku podatników, dla których państwem identyfikacji ma być Polska, jest to zgłoszenie VIU-R.

Rejestracja do unijnej procedury OSS nie zastępuje skorzystania z uprawnień przewidzianych w ustawie o VAT. Sama rejestracja do procedury OSS nie oznacza automatycznego opodatkowania WSTO i usług telekomunikacyjnych, nadawczych i elektronicznych (tzw. usług TBE) w państwach konsumpcji przed przekroczeniem progu 42 000 zł.

Jeżeli podatnik chce, aby jeszcze przed przekroczeniem kwoty 42 000 zł dokonywane przez niego transakcje podlegały opodatkowaniu w państwach członkowskich przeznaczenia (a nie w Polsce), a w konsekwencji aby VAT tych państw był rozliczany w ramach unijnej procedury OSS (zamiast polskiego VAT), powinien – niezależnie od złożenia zgłoszenia VIU-R – złożyć właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego zawiadomienie VAT-29.

Procedura SME jako alternatywa dla OSS – podobieństwa i różnice

Od 1 stycznia 2025 roku małe i średnie przedsiębiorstwa mogą korzystać ze zwolnienia z VAT nie tylko w kraju, gdzie mają siedzibę działalności gospodarczej, ale również w innych państwach UE. W ramach procedury szczególnej SME, polski podatnik może ubiegać się o zwolnienie z podatku VAT w innych państwach członkowskich UE, jeżeli:

• całkowita roczna wartość dostaw towarów i/lub świadczenia usług dokonanych w roku podatkowym, dla których miejscem opodatkowania jest terytorium UE (w tym również Polska), z wyłączeniem kwoty podatku VAT, nie przekroczyła w poprzednim ani bieżącym roku podatkowym kwoty 100 000 euro;
• spełnia warunki określone przez każde z państw członkowskich, w których zamierza korzystać ze zwolnienia z podatku VAT.

Jednocześnie, podatnik nadal może rozliczać zagraniczny VAT korzystając z procedury OSS. Wybór procedury SME nie zobowiązuje podatnika do rezygnacji z procedury OSS. Nie jest natomiast możliwe stosowanie jednocześnie w danym kraju procedury OSS i SME, czyli od niektórych transakcji naliczać VAT, a do innych stosować zwolnienie.

Między procedurą SME a unijną procedurą OSS istnieją fundamentalne różnice, które mają istotny wpływ na sposób rozliczania VAT oraz zakres stosowania tych procedur.

Prawo do odliczania VAT:

Procedura OSS: Czynności rozliczane w ramach unijnej procedury OSS są opodatkowane VAT w innych państwach członkowskich. Procedura ta umożliwia rozliczanie VAT należnego w innych krajach UE za pośrednictwem polskiego urzędu skarbowego. Zakupy towarów i usług wykorzystywanych do tych czynności uprawniają do odliczania VAT.

Procedura SME: Czynności rozliczane w ramach procedury SME są zwolnione z VAT w innych państwach członkowskich. W związku z tym zakupy towarów i usług wykorzystywanych do tych czynności nie uprawniają do odliczania VAT.

Zakres przedmiotowy stosowania procedur:

Procedura OSS: Może być stosowana wyłącznie do wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość oraz świadczenia usług na rzecz osób niebędących podatnikami.

Procedura SME: Zwolnienie z VAT obejmuje wszystkie transakcje podlegające opodatkowaniu VAT w danym państwie członkowskim, innym niż Polska.

Oprac. Katarzyna Bogucka

REDAKCJA INFORLEX