Interpretacja indywidualna z dnia 28 stycznia 2025 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB1-2.4010.537.2020.12.DK

Istota problemu

Głównym problemem prawnym w przedmiotowym przypadku jest określenie dopuszczalności przechowywania dokumentacji podatkowej, szczególnie faktur otrzymywanych w formie papierowej, wyłącznie w formie elektronicznych skanów. Ważące jest, czy takie postępowanie spełnia wymogi ustawowe dotyczące przechowywania dokumentacji przez okres przedawnienia zobowiązań podatkowych oraz czy wpływa na możliwość zaliczenia wydatków do kosztów podatkowych zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT).

Rozstrzygnięcie

Organ podatkowy, po ponownym rozpatrzeniu wniosku w świetle wyroku sądu, potwierdził prawidłowość stanowiska Spółki. Zgodnie z przedstawioną interpretacją, możliwe jest przechowywanie faktur otrzymywanych w formie papierowej wyłącznie jako skany w archiwum elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia integralności, autentyczności i czytelności danych oraz przez okres wymagany przez przepisy prawa podatkowego. Forma elektroniczna nie jest zabroniona ani przez Ustawę o CIT, ani przez Ustawę o rachunkowości w kontekście zaliczania wydatków do kosztów podatkowych, pod warunkiem spełnienia określonych warunków dotyczących dokumentowania operacji gospodarczych oraz braku modyfikacji treści skanów.