Interpretacja indywidualna z dnia 31 maja 2024 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.132.2024.2.JM

Przechowywanie wszystkich dokumentów fiskalnych wyłącznie w formie elektronicznej.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

23 lutego 2024 r. wpłynął Państwa wniosek z 23 lutego 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy prawa do przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej wszystkich dokumentów fiskalnych. Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 29 kwietnia 2024 r. (wpływ 29 kwietnia 2024 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Sp. z o.o. (dalej jako Wnioskodawca) jest spółką kapitałową, zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym. Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą głównie w zakresie detalicznej sprzedaży towarów (kosmetyki) w ramach punktów stacjonarnych i za pośrednictwem sieci Internet. Wnioskodawca prowadzi głównie sprzedaż podlegającą opodatkowaniu podatkiem VAT w Polsce. Dominująca sprzedaż towarów przez Wnioskodawcę jest realizowana na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów), w związku z czym podlega obowiązkowi fiskalizacji. Z tej przyczyny Wnioskodawca posiada i wykorzystuje kasy rejestrujące celem ewidencji sprzedaży realizowanej w detalicznych punktach sprzedaży w handlu stacjonarnym i internetowym. Wnioskodawca użytkuje dwa rodzaje drukarek fiskalnych systemowych: 1) z elektronicznym zapisem danych fiskalnych, tzn. takie, w których kopie paragonów oraz raportów powstających w module fiskalnym drukarki są zapisywane w pamięci elektronicznej urządzenia, podlegającej odczytowi; 2) tzw. drukarki online, umożliwiające połączenie i przesyłanie danych do Centralnego Repozytorium Kas za pośrednictwem sieci teleinformatycznej. Drukarki fiskalne posiadane przez Wnioskodawcę spełniają wymogi określone w ustawie o VAT, Rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 12 września 2021 r. w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących oraz Rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 12 września 2021 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące z elektronicznym zapisem kopii. Aktualnie Wnioskodawca rozważa wprowadzenie nowej funkcjonalności dotyczącej ewidencjonowania sprzedaży za pomocą drukarek fiskalnych. Założeniem planowanej zmiany jest m.in. - przechowywanie dokumentów fiskalnych (raportów fiskalnych miesięcznych, dobowych, itd.) wystawianych przez drukarkę fiskalną wyłącznie w formie elektronicznej na zewnętrznym serwerze, odpowiednio posegregowanych i umożliwiających ich odszukanie; - zapewnienie możliwości ich ewentualnego udostępniania m.in. organom skarbowym. Ma to dotyczyć wszystkich dokumentów fiskalnych, które będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej. W planowanym do wdrożenia systemie ewidencjonowania sprzedaży za pomocą drukarek fiskalnych istnieją systemy informatyczne pozwalające na zachowanie integralności, niezmienności danych i czytelności dokumentów zapisanych w formie elektronicznej oraz pozwalające na dostęp do elektronicznych zasobów archiwalnych oraz ich wydruk na każde żądanie organu podatkowego. Wszystkie drukarki fiskalne użytkowane przez Wnioskodawcę będą połączone do centralnej bazy danych znajdującej się na zewnętrznym serwerze utrzymywanym przez zewnętrznego dostawcę usług. Raporty okresowe rejestrowane przez drukarki fiskalne w formie elektronicznej będą przesyłane do bazy danych. W przypadku braku technicznej możliwości przesłania (np. awaria łącza internetowego) system zapewni przesłanie w najszybszym możliwym terminie po usunięciu awarii. Planowany do wdrożenia system przewiduje, że z drukarki fiskalnej odczytywane będą raporty dobowe, według zaplanowanego harmonogramu. Raporty będą wysyłane automatycznie do systemu centralnego znajdującego się na zewnętrznym serwerze. Do systemu centralnego przesyłana będzie również informacja o aktualnej liczbie zapisanych raportów dobowych dla danej drukarki fiskalnej. Planowane do wdrożenia przez Wnioskodawcę rozwiązanie przewiduje: 1. Zapewnienie integralności i niezmienności danych - poprzez brak możliwości edytowania danych przesłanych przez drukarki fiskalne do systemu oraz w raportach przechowywanych na zewnętrznym serwerze; 2. Interfejs dostępu do wszystkich danych rejestrowanych w systemie centralnym, umożliwiający dostęp do gromadzonych danych przesłanych wcześniej z drukarki fiskalnej zarówno Wnioskodawcy jak i urzędnikom skarbowym w toku ewentualnej kontroli; 3. Archiwizację raportów fiskalnych w postaci elektronicznej (bez możliwości modyfikacji), generowanie i archiwizację raportów okresowych, zastępujących konieczność generowania i przechowywania raportów drukowanych z drukarki rejestrującej; 4. Automatyczną weryfikację kompletności danych i raportowanie o brakujących informacjach: a) weryfikację kompletności danych i archiwizację kompletnego miesiąca w postaci nieedytowalnego pliku PDF; b) udostępnienie plików do przeglądania za pomocą interfejsu webowego; c) raport zawierający wykaz drukarek fiskalnych służący do kontroli kompletności danych i do wykrywania problemów z drukarkami fiskalnymi; 5. Inwentaryzację drukarek fiskalnych 6. Archiwizację elektronicznej kopii danych drukarki fiskalnej oraz danych chronionych dla drukarek online: a) dostęp do informacji o zarchiwizowanym okresie i dacie ostatniej komunikacji; b) odczytywanie danych z pamięci chronionej oraz przechowywanie ich w centralnym systemie plików w identycznym formacie jak na oryginalnym nośniku, bez możliwości modyfikacji; c) możliwość przeglądania danych także przez urzędników skarbowych w toku ewentualnej kontroli; d) weryfikację kompletności danych przez system.