Interpretacja indywidualna z dnia 24 lutego 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP3-2.4011.1184.2022.2.JM

W zakresie obowiązków płatnika - przekazywanie PIT-11/IFT-1R w formie elektronicznej w systemie kadrowo - płacowym.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

22 grudnia 2022 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy obowiązków płatnika.

Uzupełnili go Państwo – na wezwanie – pismem z 7 lutego 2023 r. (data wpływu 7 lutego 2023 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

W obecnym stanie faktycznym Wnioskodawca deklaracje podatkowe, takie jak PIT-11 oraz IFT-1R, są wysyłane do pracowników za pomocą systemu kadrowo – płacowego. System, na podstawie danych płacowych z programu kadrowo – płacowego, generuje dokument PIT-11/IFT-1R w formacie pdf. Dokumenty te są opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym. Plik pdf zostaje zarchiwizowany i zabezpieczony losowym hasłem przyporządkowanym tylko i wyłącznie do jednego określonego pliku. Następnie zostaje utworzona wiadomość e-mail ze zdefiniowaną wcześniej treścią, z załączonymi plikiem pdf, która jest wysyłana na adres e-mail pracownika, wskazany przez niego w pisemnej zgodzie regulowanej wewnętrznym zarządzeniem. Osobnym kanałem (tj. sms, na numer telefonu podany w zgodzie) pracownik otrzymuje również hasło do otwarcia załącznika pdf. Wiadomość e-mail, wysyłana do pracowników, zawiera prośbę o potwierdzenie otrzymania wiadomości zawierającej dokument rozliczeniowy. Następnie pracownik przesyła zwrotnie do Wnioskodawcy wiadomość e-mail z informacją, że otrzymał dokument. Pracownik Działu Kadr i Płac odczytuje wiadomość i odznacza na zestawieniu osób fakt otrzymania przez pracownika dokumentu PIT-11/IFT-1R. Informacja PIT-11/IFT-1R jest przesyłana na aktualnych wzorach wydanych przez Ministra Finansów. Od 2023 r. Wnioskodawca zamierza uprościć ww. procedurę w taki sposób, że nie zamierza żądać od pracowników potwierdzenia emailem otrzymania dokumentu. Wnioskodawca nadal będzie przesyłać do pracowników, którzy wyrazili na to zgodę, podpisane i odpowiednio zabezpieczone dokumenty rozliczeniowe, jednak nie będzie oczekiwało od nich odpowiedzi zwrotnej. Potwierdzeniem przesłania do pracowników dokumentów będzie raport – zestawienie wysłanych plików z datą i godziną ich wysłania na konkretne adresy e-mail. Raport będzie generowany z programu kadrowo – płacowego. Pozwoli to Wnioskodawcy usprawnić proces przekazywania dokumentów pracownikom. Powyższą procedurę Wnioskodawca zamierza stosować również do byłych pracowników oraz osób nie będących pracownikami Wnioskodawcy, wykonujących określone działania na jego rzecz na podstawie umów cywilnoprawnych, w stosunku do których Wnioskodawca, jako płatnik, realizuje swoje obowiązki podatkowe.