Interpretacja indywidualna z dnia 28 stycznia 2022 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP1-3.4012.740.2021.1.KP

prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur przechowywanych w formie elektronicznej.

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

29 listopada 2021 r. wpłynął Państwa wniosek z 23 listopada 2021 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur przechowywanych w formie elektronicznej.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca – (…) Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej „Spółka”) jest czynnym podatnikiem VAT.

W związku z zakupami dokonywanymi w ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka otrzymuje od dostawców krajowych i zagranicznych faktury, faktury korygujące oraz duplikaty tych faktur, paragony dokumentujące zakup towarów bądź usług (łącznie zwane dalej „Fakturami”) - w formie papierowej lub elektronicznej.

Mając na uwadze wynikający z obowiązujących przepisów prawa okres, przez jaki podatnik zobowiązany jest przechowywać dokumenty księgowe, ich archiwizacja staje się coraz trudniejsza i wiąże się z koniecznością zwiększania powierzchni archiwum. Obecnie dokumenty te są przechowywane przez Spółkę w formie papierowej.

Na dzień dzisiejszy Spółka otrzymuje część ww. dokumentów przesyłanych przez kontrahentów w formie papierowej, a część w formie elektronicznej (w formacie pdf), które są wysyłane przez kontrahentów na dedykowany do tego celu adres e-mail. W niektórych przypadkach faktury są dostarczane przez dostawców w formie papierowej pracownikom Spółki, którzy następnie je przekazują do działu księgowego Spółki.

W celu wyeliminowania kosztów związanych z archiwizacją Faktur w formie papierowej, Spółka planuje przechowywanie ich w formie elektronicznej - skanów (dokumentów PDF). Faktury otrzymane w formie papierowej będą skanowane. Następnie skany Faktur będą zapisywane w bazie danych i równocześnie wprowadzane do elektronicznego obiegu dokumentów. Po zapisaniu skanów w bazie danych Spółka planuje utylizować (niszczyć) papierowe Faktury. Skany Faktur będą zatwierdzane pod kątem merytorycznym, rachunkowym oraz podatkowym w elektronicznym obiegu dokumentów oraz programie księgowym przez upoważnionych pracowników działu księgowego (dalej „Dział księgowy”), zgodnie z obowiązującymi w spółce procedurami. Dział księgowy może się składać z pracowników Spółki lub pracowników wyspecjalizowanego podmiotu trzeciego, świadczącego obsługę księgowo-podatkową. Każdy użytkownik elektronicznego obiegu dokumentów będzie posiadał unikalny login i hasło, które umożliwią mu dostęp do elektronicznego obiegu dokumentów. Zatwierdzenie wydatku w elektronicznym obiegu dokumentów odbywa się poprzez naciśnięcie przycisku akceptuj. Czynność ta jest następnie archiwizowana. Archiwizacja zatwierdzeń dokonywana jest w bazie danych. W wyniku tej archiwizacji następuje jednoznaczne przyporządkowanie konkretnego zatwierdzenia do konkretnego skanu Faktury. Spółka będzie przechowywać zapisy dotyczące zatwierdzeń do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podstawą do tworzenia zapisów księgowych w księgach rachunkowych (programie księgowym) są skany Faktur, których zatwierdzenie odbywa się w elektronicznym obiegu dokumentów.