Interpretacja indywidualna z dnia 8 grudnia 2021 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0112-KDIL2-1.4011.845.2021.1.KF

Obowiązki płatnika w związku z wypłatą pracownikom ekwiwalentu z tytułu zwrotu kosztów poniesionych na zakup sprzętu niezbędnego do pracy zdalnej.

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

13 września 2021 r. wpłynął Państwa wniosek z 30 sierpnia 2021 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika w związku z wypłatą pracownikom ekwiwalentu z tytułu zwrotu kosztów poniesionych na zakup sprzętu niezbędnego do pracy zdalnej. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

(…) sp. z o.o. (dalej: „Spółka”) jest częścią (…) – producenta m.in. (…). Wnioskodawca jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością, pracodawcą, płatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych. Wnioskodawca podjął decyzję o jednorazowym sfinansowaniu pracownikom faktycznego kosztu zakupu i wydatków na produkty marki (…) oraz inny sprzęt biurowy. W regulaminie wypłaty ekwiwalentu Spółka określiła, że wypłaci pracownikom ekwiwalent na zakup drukarek, monitorów, urządzeń peryferyjnych do komputerów/drukarek, akcesoriów marki (…), a także przedmiotów biurowych takich jak krzesła, biurka czy innego typu wyposażenie ergonomiczne. Pracownicy przed zakupem sprzętu i dokonaniem wydatku muszą uzyskać zgodę menedżera na zakup sprzętu, a także złożyć odpowiedni wniosek o zwrot kosztów w systemie zarządzania wydatkami pracowników. Po zatwierdzeniu wniosku w systemie pracownik uzyska zwrot kosztów od Spółki.

Ekwiwalent przysługuje wszystkim stałym, aktywnym pracownikom Spółki niezależnie od systemu pracy (praca z biura/z domu/mieszana), a także pracownikom zatrudnionym na czas określony. Do zwrotu kosztów nie kwalifikują się natomiast pracownicy produkcyjni, a także praktykanci. Refundacja nie będzie przysługiwała w okresie wypowiedzenia. Celem Spółki jest wspieranie pracowników w przechodzeniu do hybrydowego środowiska pracy i zapewnienie większej elastyczności w miejscu pracy. Pracownicy, którzy dotychczas pracowali standardowo z biura w modelu hybrydowym każdego tygodnia będą pracowali 2-3 dni w tygodniu z biura, a w pozostałe dni będą pracowali zdalnie.